Category: 仕事術

5つの仕事術、5つの領域

次の記事を読みました。

[Lifehack Basics] 私の仕事の習慣、すべて公開します | Lifehacking.jp

2つの原則と、5つの領域が紹介されています。

こうした記事を読むと、「はて、自分はいったいどうだろうか」と考えたくなりますね。とは言え、とっかかりがなければ、思索は進めにくいものです。

そうだ、と昔書いた記事をふと思い出しました。

R-style » 「5つの仕事術」

今でも活躍している5つの仕事術です。ここからちょっと考えてみましょう。

5つの仕事術

  • デイリータスクリスト
  • MIT feat.ファーストタスク
  • タイマー・ダッシュ
  • 精神と時の部屋法
  • 週次レビュー

具体的な内容については元記事をご覧頂くとして、これらの仕事術にはいくつかの傾向があります。

まず、人間が持つ弱さについての理解__というのはさすがに主語が大きいので、私が持つ弱さについての理解としておきましょう__があります。「やる気を出せば、なんでもやれる」と思っている人は、ファーストタスクという考え方はバカらしいでしょうし、タイマー・ダッシュは軟弱であるかもしれません。重要なことは忘れないと信じている人は、タスクリストすら無用に思えるでしょう。

しかし、人間の認知活動は、受動的な部分が多分に含まれているので、タイマーを一つセットするだけで集中力が湧いてくる、ということがありますし、逆にタイマーをセットしないとなかなか集中できないということもあります。緊急かつ重要なことは思い出せても、非緊急な重要なことは思い出せなかったりします。

もちろん、それらには個人差があるわけですが、置かれている環境が自身のマインドモードに影響を与えることは多くの人に共通するでしょう。自分自身だけをあてにするのではなく、ある程度はツールをあてにする。意志を頼りにするのではなく、ある程度は環境ドリブンに身を任せる。そういう傾向がありそうです。

また、緩やかな段取りを好んでいます。「すべての行動を俯瞰する」というようなものはありませんが、ざっくりとは方向性を掴んでおきたい、という意欲が見て取れます。

最後の一つは、制限(制約)による力を活かす、ということでしょうか。これは自分自身の弱さをバックボーンに据えれば必然的に導き出される傾向です。何もかもはできないのだから、限定し、その領分で力を発揮する。実際、その方が私はうまくできることが多いようです。

5つの領域

ということを踏まえた上で、じゃあ、どんな領域があるのかを考えてみると、次の5つになりそうです。

  • 「やること」管理
  • 段取リズム
  • 集中力ストラテジー
  • フラグメント・マネジメント
  • セルフR&D

それぞれみていきましょう。

「やること」管理

タスク管理ではありません。「やること」管理です。もちろん、「やること」管理の中にはタスク管理も含まれますが、全体像はもう少し広いのです。

私はフリーランスですので、「なにを≪やること≫にするのか」という管理がどうしても必要になってきます。逆に言えば、それを自由に設定できるのがフリーランスでもあります。

言い換えれば、「やること」管理は、「やらないこと」管理と背中合わせです。何をやって、何をやらないのか。その判断ができないと、「やること」は山のように膨れあがっていきます。その管理だけで膨大なリソースが消費されてしまうでしょう。望ましい姿ではありません。

私は、極力「やりたくないことはやらない」という方針で仕事をしていますし、それは「面白そうなことは積極的に取り組む」という方針とセットにもなっています。この二つが機能することで、「やること」が一定水準に保てるわけです。

また、キリッとした表情で「やること」と「やらないこと」を選り分けるだけではつまらないので、ある程度はS/Nな状態を受け入れるようにしています。Sを100%にしようとすると、どこかしらに硬さが出てくるものです。これもまた望ましいものではありません。

ともかく、私は時間ではなく「やること」を管理します。手持ちの時間に合わせて、やることを増やしたり減らしたりするわけです。

段取リズム

造語のつもりでしたが、ググッたらすでに複数ありました。残念です。

「計画」ではなく、「段取り」が私のメインスタイルです。段取りとは、事前の計画だけでなく、「準備→実行→後始末」を含む全体的なプロセスのことで、かつ「想定外のこと」が起こりうることもそこには含まれます。

だからきちきちに固めるのではなく、ゆるやかに「あれと、これと、これ」というくらいに定めて、それに向けて進んでいきます。つまり、空白があります。言い換えれば、余白があります。それがバッファーとなってくれるわけです。

「リズムは休符から生まれる」

というのは、ちゃんと私の言葉ですが、段取りの感覚はリズムの感覚に似ています。

集中力ストラテジー

やる気と集中力は同じでしょうか。

私にはわかりませんが、仮に同じでないとしたら集中力の方がはるかに重要です。そもそも、作業に集中しているその最中は「やる気」なんてどこにも見当たらないはずです。

だから必要なのは集中力です。時間というリソースが限られているのならば、いかにその時間を濃密に、濃厚に使えるのかが鍵となるでしょう。クオリティ的なものも、そこから生まれてくる(はずです)。

タイマーをセットするのも、耳に入ってくる雑音や通知をカットするのも、すべてその集中力をいかに活かすのか、という視点からです。朝イチに大切な仕事__たとば、このブログを書くこと__を入れるのも同様です。

外で作業をしたり、馴染みのカフェでアイデア出しをしたりするのも、ある種のモードを発揮させ、そこから集中力をひねり出す(というほど大層なものではありませんが)ためです。

でもってこれは、「やること」管理と段取リズムに呼応しています。「やること」が多すぎれば、集中力ストラテジーはすぐに破綻します。一日500個しか作れない工場で、一日1000個の受注をしたらパンクするのは目に見えています。多少稼働を上げても追いつくものではありません。

また、集中力が効果的に発揮されるタイミングを見計らって、段取りを考えるのも有効です。

フラグメント・マネジメント

講演「断片からの創造」に登場しました。

大まかに言えば、メモの管理であり、インプット・アウトプットの管理です。これは仕事がらどうしても必要なことです。継続的なアウトプットを出すためには、継続的なインプットが欠かせませんし、そのインプットの「成果」もまた管理しなければいけません。

それが、フラグメント・マネジメントです。これだけで一冊の本になりそうです。

セルフR&D

で、これが一番大切なことですが、以上のような領域それぞれについて、自分なりに研究なり改善なりをしています。「常にブラッシュアップ」というほどストイックではありませんが、それでも問題点があれば改善しようとしますし、新しい何かがあれば試していたりもします。

これは全体的に見れば、「無駄」なことも多いのですが__S/NでいうところのNにあたる__、たまにヒットもありますし、そのたまのヒットが意外な効果をもたらしてくれることもあります。

広い言い方をすれば、週次レビューもセルフR&D(と段取リズム)の時間かもしれません。

さいごに

というわけで、今回は自分の領域を探索してみました。案外これはこれで面白いコンテンツになりそうです。

皆様もご自分の領域をexplorationしてみてください。

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タスク管理と超人

タスク管理はあなたを超人にはしない。

一日を25時間にもしないし、一週間を8日にもしない。

集中力を2倍にすることも、体力を3倍にすることもない。

ただ、あなたがやれるだけのことを、やれるようにサポートするだけだ。補助輪はエンジンではない。

もちろん言うまでもなく、やれることはすべきことと同値ではない。やりたいことと同じでもない。むしろ数を比べてみれば、悲しくなるくらいやれることの数は少なく、質も悪い。

悲惨だ。実に悲惨である。

でも、それが現実なのだ。つまり、それこそがスタートラインなのだ。

魔法のように一瞬で全てを解決してくれるもの。

そんなものを探すのは止めましょう。ばかばかしく感じても、「実際にできること」をやるのです。それを積み重ねていけば、変化は必ず生まれてきます。それが、まっとうな人間が手にできる最高の変化です。
抜粋:: 倉下 忠憲. “BizArts 〜仕事を前に進める23の技術〜”

タスク管理は、タスクを管理するだけだ。それ以上でも、それ以下でもない。

じゃあ何のために、とあなたは問うかもしれない。そんなことをしなくちゃいけないんだ、と。

一つは、忘れるのを防ぐためだ。

たとえやれることでも忘却すれば、取りかかれない。やれることをやるためには、決して忘れてはいけない。

もう一つは、選ぶためだ。

やるべきことは山のようにあり、できることは少ない。その事実を受け入れたら、次は「何をするのか」を決めることになる。やるべきことが、きちんと管理されていなければ、衝動的な欲求に身を任せることになりかねない。それは、よろしくない。

あるいは、改善するためでもある。しかしそれは、管理というよりも、むしろ記録の役割だから、ここでは触れないでおこう。

ともかく、やれるだけのことを、実際にやっていく。その結果が、どれほど理想と遠くても、どうしようもない。なんといっても、理想は理想であり、現実は現実だ。残念ながら、現在のテクノロジーでは理想を現実化することはできない。夢が即座に叶うようなこともない。ドラえもんは、生まれてもいない。

でも、どれほど理想と遠かろうが、あなたが何かしらを行ったという事実は重い。それは大切にしなければいけない事実だ。

100の理想を掲げても、結局できたのは25だけだった。

でも、25はできたのだ。なにも掲げなければ、その数は0だったかもしれない。あなたの自尊心は傷ついたかもしれないが、何かしらの結果は生まれたのだ。まず、そのことを受け入れようではないか。それをエンジンにしようではないか。

習慣を身につけるには、二つのアプローチがある。

一つは、求める全ての習慣にチャレンジすることだ。当然10の習慣のうち、1つぐらいしか身につかないだろう。それでも、1身についたと開き直れれば問題ない。

あるいは、たった1つの習慣にフォーカスしてもいい。レオが言いそうなことだ。その場合、かなりの確率でその習慣は身につけられる。1/1つまり100%なのだから、充足感は高いだろう。

でも、その場合、はじめたばかりのころは焦りを感じるに違いない。僕は10を目指しているのに、なんでこんな1に必死になっているんだ、と。とっかかりから10にチャレンジしていたら、その焦りはない。むしろ、充実感で一杯だろう。でも、その反動は後からやってくることは先ほども書いた。

どちらにせよ、不安定はある。スタートにあるのか、一時的な結果にあるのか。そのどちらに、自分は耐えうるか。それによって、選べばよい。

タスク管理はあなたを超人にはしない。

でも、もとからの超人は、なんであれ超人だ。

問題は、超人のタスク管理は、超人になるためのタスク管理ではない、ということだろう。

Be careful.

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シンクウィークしてみた

先日、原稿を書き上げた。脱稿なう、である。

その後、ゲラが出来上がるまでにしばらく時間があったので、一週間ほど引きこもってみた。

『ビジョナリーカンパニー4』によると、ビル・ゲイツは一年に一回、まるまる一週間を「シンクウィーク」に当て、読書と思索に没頭していたらしい。場所を変え、外部からの情報を遮断し、自分の内側に潜り込む。忙しい日々の中では、どうしてもピントが寄ってしまい、俯瞰する視点を見失いがちだ。それを取り戻そうというのがシンクウィークの目的なのだろう。

私が実施したのも、それに近い試みだ。ただし、私は平常営業から家に引きこもっているし、読書と思索(と執筆)が仕事である。だから、実際にやったことは違う。しかし、目的自体は同じと言ってよいだろう。

この一週間にやったことは、だいたい3つにまとめられる。

  • プロジェクトのレビュー
  • 定点観測
  • 環境再構築

それぞれ簡単にみていこう。

プロジェクトのレビュー

まずは、原稿を書き終えたプロジェクトのレビューだ。大きく二つある。

データの整理

執筆時に使ったデータの整理。

机の上に広げた本を、本棚の元の場所に戻したり、書類をしかるべき引き出しに配置する、というようなイメージである。実際やったことは、デジタルデータの整理だ。

主に使ったツールは、Evernote、Dropbox、Scrivener(+Scapple)、Tree。

必要なデータはEvernoteに保存し、元データは削除する。

Evernoteでは、プロジェクトデータの保存に使用していた「#HR」というノートブックを整理した。ノートブック内の全ノートに「■ハイブリッド読書術」というタグを付け、その上で、原稿のデータには「原稿データ」タグを、画像データには「画像データ」タグを付けた。

後は、それぞれのノートをしかるべきノートブックへと移動させる。

現状数ノートが残っているが、しばらくしたら空にし、このノートブックそのものを削除する。

作業の進め方の確認

もう一つ、全体の執筆作業がどのように進んでいったのかを再確認した。

なんといっても、まだまだ「物書き」としては未熟な存在である。バッターが自分のフォームを一つ一つ確認していくように、自身の仕事の進め方をしっかり固めていかなければいけない。

業務日誌やプロジェクトデータを参照しながら、大まかな執筆フローを確認した。

このあたりについては、また別エントリーをあげる予定である。

定点観測

この一週間は、新規のインプットを極力減らした。新しい本も開かなかったし、Blogを読み漁るということも控えた。

その代わり、自分が過去接してきたコンテンツと再接触した。例えば次のようなコンテンツ群である。

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改めて見返しても、やはり面白い。また、面白いと思うポイントが以前と微妙に違うことも興味深い。この辺が定点観測の面白さである。

いまこうして並べてみて、特に作為的に選んだつもりではないのだが、何かしらの共通点がこれらの作品にはあることに気がついた。たぶん、そういうのが好きなのだろう。

環境再構築

プロジェクトのレビューの結果を踏まえながら、自分の作業環境を再構築した。取りかかったのは主に次の2つ。

タスク管理環境

プロジェクトのデータをEvernoteに集約しているので、タスク関係もある程度Evernoteにまとめておきたい。業務日誌も同様である。

ただ、そのままではどうしても使いにくいので、それをサポートするAppleScriptの作成及び改良に時間を注いだ。まだまだ荒っぽいが割と便利なスクリプトが出来上がりつつある。

加えて、TaskPort proと連携することが前提のToodledoの構成もいじった。私の場合、細かい作業管理ではなく、大ざっぱな時間見積もりとタイマーが欲しいだけ、ということに気がついたので、それに沿った構成にしてみた。詳しくは、また別エントリーで紹介する(かもしれない)。

情報管理環境

Evernoteのノートブック及びタグの整理を実施した。これは上のスクリプトの動作に合わせた部分もある。

ここ最近ではかなり大がかりな整理で、ノートブックの増減やタグのリネームが結構あった。これについてもまた別エントリーで紹介しよう。
※やたら別エントリーで、という表現が出てくるがなにせ一週間分の改築なのである。

あと、同じようなタイミングで確定申告を進めていたので、経費管理の計算表(Googleスプレッドシート)も少し手を加えた。多少は便利になったのではないかと思う。

さいごに

今まで、「次、次、次」という感じで、一つのプロジェクトが終わるたびに、そそくさと次のプロジェクトに取りかかることが多かったのだが、今回はいつもより長め足を止めて、振り返り&再構築を行ってみた。

自身の気分的にはわりとイイ感じがしている。懐中時計のネジをしっかりと巻き上げたような気分だ。

いくつかEvernoteと一緒に使えるスクリプトのアイデアも出てきたので、それもまた別エントリーで紹介してみよう。

▼かみんぐ・すーん

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デイリータスクリスターはゴリラに気がつくのか

心理学のこんな実験がある。

被験者はビデオテープを見せられる。コートの中で人々がパスを回し合っている映像だ。パスの回数を数えください、と被験者は言われ、ぎゅっと集中して画面を見つめる。なにせパスは結構早いのだ。被験者が必死にパスの回数を数えている間、ノソノソとコートにゴリラ(の着ぐるみを装着した人間)が現れ、いかにも「俺はゴリラだぞ!」というアクションを行い退場する。

50%の被験者がその異様なゴリラの存在に気がつかなかったそうだ。

『ビジョナリーカンパニー4』に、こんな文章が出てくる。

われわれがどうやって日常生活を送っているのかと言えば、目の前にある計画や予定をこなすだけで時間の大半を費やしているのではないか。仕事リスト一覧の中から終えた項目に印を付け、大プロジェクトの進行状況を示す工程表を定期的にチェックし、時間内に片付けなければならない課題にひっきりなしに追われている……。

後ろにカメラが付いているのかと振り向きたくなるぐらい、私の仕事環境に類似した描写である。

著者らは次のように続ける。

こんな状況下では目の前にゴリラが現れても簡単に見過ごしてしまうだろう。

さて、はたして本当にそうなのだろうか。デイリータスクリスターはゴリラに気がつかないのだろうか。

そんなリストで大丈夫か?

デイリータスクリスターとは、日常的にデイリータスクリストを使って仕事を進めている人のことだ。もちろん、私の造語である。

では、デリイータスクリストとは何か?、についてはすでに二回に分けて書いた。

朝一にその日のタスクリストを作り、その日はそれに沿って作業を進めていく。そういうスタイルである。

こういう手法を提示すると、すぐさま一つの反論が立ち上がってくる。

「リストのことだけやっていて大丈夫なのか?他にやるべきことがあったらどうするんだ?」

こんな反論である。これについては、次のように答えられる。

「それをやっていれば大丈夫」というものをリストアップするのがデイリータスクリストである。つまり、デイリータスクリストに掲載されている作業だけをこなしていれば、原則的に問題はないはずである。もし、大丈夫でないとすれば、リストが不完全・不十分だと言える。

また、他にやるべきことが発生したら、それに取りかかればよい。リストは別に行動に制限を付ける装置ではない。必要に応じて実行順位を付け替えたりすることは、ごく普通に可能である。

これはこれで良いとして、もう一つ大きな問題がある。それは

「もっと大切な作業に気がつかないことは起こりえないだろうか?」

ということだ。つまりゴリラを見逃す可能性だ。

見逃しません、ゴリラ

家が火事になっても、リストの作業を夢中でこなしていたら逃げ遅れた。なんていうのは質の低いジョークでしかないが、もしかしたら緊急度合いが低い状況でそれと似たようなことが起きているかもしれない。

なにせ認知資源は限られていて、一つのことに注意が向くと他が疎かになる。すれ違う美人に見とれていたら電柱にぶつかった、なんてことは・・・たぶんあんまりないだろうが、似た構図の出来事はいっぱいある。なにせ異様なゴリラすら見逃してしまうのだ。

だったら、デイリータスクリスターがその他の重要な出来事を見逃してしまう可能性もあるのではないか。

先に結論を書いておくと、答えはNoだ。

むしろ、デイリータスクリスターの方がゴリラを見つけやすいとすら言える。

何に集中しているのか

まず最初に確認しておきたいのは、別にデイリータスクリスターはリストに注意を向けているわけではない、ということだ。リストそのものに認知資源が使われているわけではない。というか、次にする作業を決定する際、不必要に認知資源を使わないためにリストは存在している。

実際の認知資源使途は作業への集中だ。リストがあるからこそ、目の前の作業に没頭することができる。少なくとも、この状況に反対意見を挙げる人はいないだろう。パスの数は正確に数えなければいけない。

そうして没頭して作業を終えたら、再びリストに戻ってきて、次にする作業を決める。リストを前にすると、集中モードからは解放される。全ての作業を記憶する必要もないので、作業記憶が圧迫されることもない。より落ち着いた状況で、全体を見渡せる。

つまりはこういうことだ。

あなたは目まぐるしく繰り返されるパスの数を数える。で、2分ほど経ったら映像をストップし、手近な紙に「25回」と書き付ける。そして再び映像をスタートさせる。数字を書きとめ、「さて、パスの回数を数えに戻るか」という状況ならば、ゴリラの姿を見逃すはずはない。リストの勝利だ。

閉じたリストがもたらすもの

私たちが作業をするときは、作業に集中しなければいけない。その他のことは考えずに(認知資源を使わずに)、目の前の作業に没頭する。そうすれば、作業効率は大幅に高まるだろうし、そもそもそういう状況でないと為し得ない高難度の作業もある。

しかし、作業に集中しているばかりだと、全体が見渡せず、もしかしたら必要かもしれないその他の行動にまで思いを巡らせる余裕は欠落する。

リストはその余裕を底上げしてくれるのだ。

だが、ここで使うリストは閉じていなければいけない。閉じるとは(原則的に)新しい要素が追加されない、ということだ。そうでなければ、結局「今何をなすべきか?」を毎瞬間考えなければいけない。その判断には認知資源が使われる。これでは、リストが無いのと変わりない。

さいごに

デイリータスクリストを持つことで、二つのモードを使い分けることができるようになる。一つは集中モード、もう一つは俯瞰モード。

集中モードの時はゴリラに気がつかないが、俯瞰モードではばっちり発見できる。

もちろん、それぞれのモードの中間ぐらいの曖昧モードでもゴリラは発見できるだろう。しかし、パスの回数を数える精度は落ちる。それはあまり望ましくない。

ここで「ああ、またかよ」と言われるのを覚悟して書くと、デイリータスクリスターというのは、ハイブリッドなモードを使い分ける仕事スタイルなのである。

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デイリータスクリストについて(2)

前回:デイリータスクリストについて(1)

「デイリータスクリスト」は、一種の概念であり、何か具体的なツールを直接的に指すものではありません。

ですから、それを使う場合、何らかのツールに実装する必要があります。インスタンスを生成するわけです。

たとえば、どんなツールが使えるでしょうか。

実際、いろいろな可能性が考えられます。

今回はデジアナの両方から、その可能性を探ってみましょう。

アナログツール

まず思いつくのは、手帳です。

しかし、小さい手帳はあまりデイリータスクリスト向きではありません。一日に書き込む量が多いからです。せめて、一日1ページの形になっているのがよいでしょう。

ちなみに、大学ノートでも手帳と同じ運用が可能です。

ノートパッド・リーガルパッド

またノートパッドを使うこともできます。

私はリーガルパッドと呼ばれる黄色いペーパーに罫線が引かれたものをよく使います。

DSC01163

一日1ページを割り当て、終わればペリペリとめくって明日に備える。運用は簡単です。

情報カード

ノートパッドと似ていますが、大きめの情報カードを使ってもよいでしょう。

情報カードの束を持ち歩けばノート代わりにもなるので一石二鳥です。

アナログツールの要点

ある程度自由に書き込むことができ、また持ち歩くのに適切なサイズであれば、デイリータスクリスト用のツールとして使うことができます。

もちろん、一日中動かないというのならば、多少大きめの手帳(やノート)を使っても問題ありません。

ただ、一日の伴走者になるツールなので、机の上に常時開いておける程度のサイズである方が望ましいでしょう。

デジタル

デジタルの場合、ぶっちゃけ何でもOKです。

  • テキストエディタ
  • アウトライナー
  • タスク管理ツール
  • 表計算ソフト

あたりが使えるでしょう。

要点は、ツールの形式というよりも、「すぐに参照できるか」という所です。どれだけ高性能でも、気がついた時にすぐにチェックできなければデイリータスクリストの効果はありません。

できれば、ずっと開いておけるツールが望ましいです。また、外出先でも確認できるように、スマートフォンと連携できればいうことなしです。

つまり、クラウドツールか、あるいはDropboxなどを介してファイルを同期できるものであればベストでしょう。

あと、上には挙げませんでしたが、Evernoteもデイリータスクリストとして使用可能です。

screenshot

ツールごとの得意分野

ツール自身に優劣はないものの、得手不得手は確かにあります。

まず作成時の手間。一年が52週として、一週間に5日稼働するならば、一年間に260個のデイリータスクリストを作成しなければいけません。

アナログツールの場合、これが多少手間です。手書きが好き、という方ならばともかく、そうでないと「なんだか面倒くさいな」と思うかもしれません。基本的に一日のやることはルーチンが多いので、その部分だけを定型化しておいて、コピーして使い回す、という手段で多少手間を削減できるかもしれません。

その点、デジタルツールは非常に容易にこの使い回しができます。

単純にテキストをコピーしたり、ファイルを複製すれば同じものがすぐに作れます。また、タスク管理ツールであればリピート機能を使うことによって、手間をほとんどかけることなくデイリータスクリストを作成することもできます。

この点において、デジタルツールが圧倒的に優位です。

ただ、デイリータスクリストは日中参照してナンボなツールです。紙の手帳が開けない、という環境はほとんどないでしょうが、パソコンを開けないという場合なら十分にありそうです。その意味で、アナログツールを選択せざるを得ない場合もあるでしょう。

また、アナログツールの場合、自分勝手に内容を拡張していくこともできます。マクロの知識もプログラミングの素養も必要ありません。エクセルの使い方か、最悪物差しとペンさえあれば、フォーマットを自由に変更することができます。

このあたりも違いと言えるでしょう。

さいごに

今回は実装するツールについて考えてみました。

さまざまな点を考慮すれば、クラウドなデジタルツールの総合得点が一番高いでしょう。しかし、世の中思い通りに行くことと、行かないことがあります。その点で、いくつかのツールの選択肢を知っておくことは有効です。

一応基本的な概念の根っこさえ押さえておけば、どのツールを使っても「デイリータスクリスト」の効果は得られると思います。

次回は、一歩引いた視点から、このデイリータスクリストについて考えてみましょう。

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デイリータスクリストについて(1)

以前、「5つの仕事術」というエントリーを書きました。その中で真っ先に名前を挙げたのが「デイリータスクリスト」。

個人的に、このツール及びそれを作成する習慣は、一日の時間の使い方に大きな影響を与えうるものだと考えています。

実際、『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣』、『ポモドーロテクニック入門』、『マニャーナの法則』といった仕事術系の書籍でも、これに類する手法が提唱されています。ありきたりと言えばありきたりですが、逆に言えばそれぐらい有益な方法であるとも考えられます。

また、認知心理学・行動経済学の知見を踏まえてみても、このリストの作成には一定の効果があると言えそうです。

今回から何度かに分けて、このデイリータスクリストの概念・手法・ツールについて考えてみます。

デイリータスクリストとは何か?

まず、デイリータスクリストとは何でしょうか。

それは1日分のタスクが掲載されたリストのことです。言い換えれば、その日実行する(予定の)タスクがピックアップされたリストです。

当然、今日のデイリータスクリストと明日のデイリータスクリストは別物になります。その意味で、よく使われるToDoリストとは異なった存在と言えるでしょう。ToDoリストは、項目の追加・削除という変更要素はあるにせよ、流れる川のようにその存在自体は単一です。対して、デイリータスクリストは点在する小さな水たまりのように、1日ごとに個別のリストが存在します。

「その日実行するタスク」をリストアップするということは、「その日実行しないタスク」はリストアップしないということです。これは厳守しなければなりません。そこが曖昧になると、デイリータスクリストはToDoリストへと変化してしまいます。

一日中参照してこそ

基本的な運用は、

  • 朝一に(あるいは前日の夜に)、その日やる行動を決定し、リストアップする
  • 日中はそのリストを参照しながら、タスクの実行を行う
  • 一日の最後にリストを確認し、次の日以降に必要な行動がないかを洗い出す

という流れになります。

朝一から仕事終わりまで付き添うのがこのツールです。朝一に作成しても、日中参照しないのならばデイリータスクリストの意味はありません。そういう意味で、一日の伴走者であるとも言えるでしょう。

リストは運命を定めない

デイリータスクリストは、行動の予定であり計画です。でもって、計画はあくまで計画でしかありません。

基本的にデイリータスクリストに沿って、一日の仕事を進めていくわけですが、当然うまくいかないこと、計画外の乱入者、突然の厄災エトセトラによって、デイリータスクリスト外の行動を取らざるを得ない状況もやってくるでしょう。

それはそれで構いません。

そのリストは「これ通りに進められたら100点だな」というある種の指標や理想を示すものであり、自分を檻の中に閉じ込めるものではありません。

リスト外の行動が必要になれば、リスト外の行動を実行すればよいだけです。

ただ、何かの行動を追加すれば、何かの行動がとれなくなります。時間は有限で、追加料金を支払えばゲットできるものではありません。

リストがそこに存在していることによって、「最低限これだけはやろう」「これは明日以降にしよう」「あの人に連絡して、一日延ばしてもらう」という判断が行えるようになります。『スマホ時代のタスク管理「超」入門』では、タスクのトリアージと呼ばれている行動です。

もしリストが無ければ、本当に重要かどうかではなく、たんに「ついさっきまでやっていた」「ついさっき上司から言われた」「目の前に書類があった」というようなタスクを優先してしまう可能性があります。それも大いにあります。

さいごに

最後に今回の内容をまとめておきましょう。

  • ToDoリストとは違う
  • 一日の伴走者である
  • 計画はあくまで計画

次回は、どんな特徴があるのか、どのようなツールが使えるのかについて考えてみます。

▼その他関連エントリ−:
デイリータスクリストを作る意味合い

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GTDの高度について

デビッド・アレンの『ストレスフリーの整理術 実践編』では、将来への見通しを得るための考え方として「高度」という概念が用いられている。

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ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編 仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法 デビッド・アレン 田口 元

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第11章〜17章がその解説に当てられているのだが、少々全体像が掴みづらいこともあり、自分なりに整理してみた。

img613

これを少しまとめてみよう。

「高度」とは

まず「高度」とはなんだろうか。簡単に言えば「視点の高さ」ということだ。

Googleマップをイメージしてみよう。日本列島が俯瞰できる状態から縮尺を上げていく。視点がぐんぐん寄って行き、関西の全体像になり、京都府の全体像になり、私がいる街の全体像になる。今、私が現実の目で見ている現実の世界が一番低い高度だ。対して、日本全体、あるいは地球全体を見る視点が一番高い高度になる。

私が近所のコンビニに行くときに必要なのは、低い高度の視点であり、日本の全体像ではない。

しかし、大分なり宮城への旅行計画を立てるときには、その視点だけでは足りない。関西の全体像でも力不足だ。できれば日本地図が欲しいところである。

「高度」とは:その2

もう少し別の例で考えてみよう。

あなたは兵士だ。当然、自分が次に踏み出す一歩がどのような道であるのかを把握する必要がある。少し先の地形も把握して、突然襲われそうな場所はないかもチェックしておく必要がある。

あなたは隊長だ。隊長は目の前の道ばかりに注目してはいけない。そのまま進めばどんな地域に突入するのか、その地域はどんな状況であるのかを把握する必要がある。

あなたは将軍だ。将軍は一つの地域ばかりに目を向けているわけにはいかない。戦場の全体を眺め、適切な量の部隊を適切なタイミングで配置しなければいけない。リソースの分配やタイミングを間違えただけで、結果に致命的な影響を与えてしまう。

あなたは国王だ。国王は戦場ばかりを見ていてはいけない。周辺の国々がどのように動いているのか。それが自国にどのような影響を与えるのかを考慮しなければいけない。時に過剰な戦力の投入、時に勇気ある撤退の判断を下す必要もあるだろう。

役割ごとに、持つべき地図の縮尺は変わってくる。

高度についての誤解

こういう比喩的イメージは理解しやすいが、一つ致命的な勘違いが生じる可能性に気をつけなければいけない。

それは、上位の(高高度の)視点ほど「偉い」という思い込みだ。

現実世界の組織でも高いマネジメント層は高い地位と給料を得ている。それは要求されるスキルや追うべき責任の量が多いから、という前提なのだろうが、本当にそうなのかは検討の必要があるだろう。

ともかく、自分の行動管理に限っていえば、どの高度が特別に重要ということはない。どれもがそれぞれに重要である。むしろ、高い視点ほど偉いと感じるバイアスを相殺するために、下の視点ほど重要であると強調しておいても良いぐらいだ。

さらに言えば、上の視点に登っていくほど、具体的な要素はぼやけてくる。

将軍が地図上で小隊を動かすのは実に簡単だ。しかし、現実の地形によっては進行がひどく困難な場合がある。そして、兵士が現実的に前に進まなければ小隊は何一つ機能しないし、誰かが立てた作戦も同様だ。

行動する主体の視点を忘れてはいけない。

遠目にみれば、富士山は綺麗に見える。でもその道程はゴミで散らかっているかもしれない。その可能性は忘れてはいけないし、ゴミが散らかっているのならば片付ける必要がある。

高度0:<次に取るべき行動>

一番低い視点。現実という言葉に一番近い視点だ。これが機能していないと、その上の高度の視点は単なる夢物語に過ぎない。綺麗な富士山。

この高度で必要なものは、「次に取るべき行動」だ。GTDのフローで作成されるコンテキストごとの「済んでいない行動リスト」(ネクストアクション)や「カレンダー」がその管理方法になる。

この高度を整理したい場合は、「必要な行動は何か?」を問いかける。

とにもかくにも行動だ。現実的、具体的、実質的な行動だ。コンビニに行くときの視点。兵士の視点。「あいつらに攻撃だ!」「サーイェッサー!」。難しいことは一切考えない。ただ、ただ、行動あるのみ。それを補助するためのリストを作る。

きちんと整理され、これがあれば大丈夫と思えるリストがあれば、行動はより容易にスムーズになる。リストの形はさまざまであってよい。ともかく「これがあれば大丈夫」と思えるかどうかが鍵だ。

高度1000:<プロジェクト>

少し視点の高さが上がる。行動した後のこと、時間軸における未来のことを少しだけ考える。「誰を撃つか?」から「倒すべき部隊は?」と考える。

この高度で必要なものは「プロジェクト」だ。それを一覧できるプロジェクトリストを作る。ノートに一行一件で書くなり、一ぺージ一件で書くなり、方法はいろいろある。

この高度の整理には「何を終わらせなければならないか?」を問いかけるとよい。

その問いから出てくるものは、それ自身直接行動できるものではない場合が多い。「部屋を片付ける」「旅行を計画する」「マーケティングを勉強する」など、ある種の行動をひとまとまりにパッケージしたような答えが出てくる。

それぞれの項目について、「それを達成するために必要なことは何か?」を問いかければ、高度0のリストが再構成できる。あるいは最新の状態に同期される。「週次レビュー」で実施される行動だ。

おそらく、高度0と高度1000を愚直に続けるだけもかなりの効果がある。きっと安心感が得られるはずだ。

高度2000:<コミットメント>

さらに視点があがる。ここでは、自分が責任を持っている事柄について考える。短いフレーズで「コミットメント」と呼ぶことにした。

問いかけはこうだ。「維持していかなければならないことは何か?」

プログラマーならば「生産性」や「コードスキル」がそれにあたるだろう。人によっては「新人育成」なんかも入ってくるかもしれない。

私のようなフリーの物書きならば、文章に関する要素以外にも経理・営業・広報などといった要素も入ってくる。

もちろん仕事以外の要素(家族関係、健康管理、住居を清潔に保っておくこと、……)も存在する。

このコミットメントがプロジェクト発生装置である。何かしらの責任があるからこそ、「終わらせなければならない」という義務が発生する。

時折コミットメントを再確認したり、あるいは馬謖を斬る思いで古いコミットメントとおさらばする必要も出てくるだろう。

A4の紙を横に置き、中心に自分の名前を書いて、そこから自分の「コミットメント」をさまざまに書き出していくとよいだろう。コミットメントは短い期間でクルクル変わるものではないので、頻繁に行う必要はない。

やることが一杯ありすぎる、と感じた時などに行ってみるとよいだろう。

img614
※Rashitaの活動領域を描いてみた図

高度3000:目標とゴール

このあたりから、視点の質的な違いが出てくる。高度0のような現実感覚は薄れ、綺麗な富士山が見えるようになる。

ここでの問いは「何を達成したいか?」だ。

期間としては一年以上かかるような目標が、このあたりに位置することになる。

高度0は日常を回していくための視点であり、こちらは新しい行動を生み出すための視点である。もちろん、出てくる答えは何だってよい。「電子書籍を一冊書いてみる」でもよいし「大学に入学する」でも「PV100万のブロガーになる」でもよい。「宇宙飛行士になる」はちょっと厳しいかもしれないが、目標はいろいろあってよいだろう。

遠目で見た富士山の輪郭線が単純な線で表せるように、この高度も高度0のような入り組んだ手法は必要ない。単に箇条書きのリストにしておけばよい。

時折見返して、達成できたものはリストから外す。それだけで十分である。

高度4000:<ビジョン(構想)>

さらに視点が上がる。「構想」という翻訳はイマイチしっくり来なかったので「ビジョン」をメインで採用した。

ここでは長期的な成功のイメージを描く。長期的とは、達成するのに数年を要するような、という意味だ。

この高度ではすでに高度0の視点はまったくない。今がどうであるかはあまり関係ないのだ。なので「もし、自分が成功していたらどういう状態になっているか」を考えるとよい。

たとえば「100万部のベストセラーを出す」は高度3000の<目標とゴール>にあたるが、「執筆依頼が10/月でやってくるようになる」だと<ビジョン>になるだろう。

個人的にはここの高度が高すぎて酸素が薄くうまく息をできない人もいるのではないだろうか、という気はする。そういう場合は無理して登る必要ないだろう。

この<ビジョン>を導き出す手法として「宝の地図」が紹介されている。当ブログの読者さんならマインドマップ的なやつ、と書いておけば十分だろう。自分の理想的な(あるいはこうなりたい)将来像について自由気ままにブレストすればよい。

高度5000:<目的・価値観>

とうとう山頂である。細かい要素は消え失せ、大きな要素だけが目に入る。ムスカならば「人がゴミのようだ」と言いそうだが、実際はまったく見えないぐらいの高視点だ。

ここでは「自分や組織の存在意義は何か?」を問いかける。「なぜそれをするのか」「何のためにそれをするのか」を真摯に考えていくことになる。表現は逆になるが、かなり深い井戸に潜る必要があるだろう。

<目的>とは何のために存在し、どこに向かっていくかを決めるアルティメットな判断基準だ。<価値観>は守っていくべき重要な価値。大企業が掲げているビジョンはこれにあたる。

山登りと同じで、いきなりこんな高度にチャレンジするとエラい目にあうだろう。延々と答えのない問いに拘泥してしまう可能性もある。仮にヘリコプターか何かでここにたどり着いたとしても、高度0からの視点から徐々に上がってきていないと、それが「大義」に化ける可能性がある。

現実感覚を一切欠いた言葉の音だけが虚しく響くあれである。ネット界隈でも、っと脱線は止めておこう。

いつ問いかける?

デイビッド・アレンは「何かうまくいかないことがあったとき、これを考えるとよい」とアドバイスしてくれているがまったく同感である。

何かに行き詰まる。その時「なぜ、これをしようとしているのか?」を問いかける。「〜〜のために」と答えが出てくる。さらに「なぜ〜〜を求めているのか?」を追問いする。「××が必要だから」と答えが出てくる。さらに「なぜ、それが必要なのか」を追追問いする。

ある程度問いを重ねていくと、最終的に(あるいは原初的に)求めているものを得る上で、当初の行動は別に必要ないことが分かったりもする。それが分かれば別の手段に切り替えたり、きっぱり諦めたりすることもできるだろう。

その時、出てきた原初的な答えをどこかに書いておくと、自分の目的や価値観のリストが出来上がる。

さいごに

おさらいしておこう。

  • 行動を管理する上で複数の視点があったほうがよい
  • それぞれの視点に優劣はない
  • 注目すべきは高度0だが、高高度の視点も忘れない方がよい
  • 高い視点ほどラフで良く、低い視点ほど細かい管理が必要
  • 高度が近い要素は、互いに影響し合う
  • 視点ごとの問いかけを活用する
  • それぞれを書き留め、見返せるようにすべし(そして見返すべし)

GTDの理解の助けになれば幸いである。

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Evernoteのショートカットに業務日誌を重ねる

小ネタです。

最近、実験的に「デイリータスクリスト」をEvernoteで管理するようにしています。

正確に言うと、デイリータスクリスト+業務日誌、という体裁です。

screenshot

ここにタイマー(時間ログ)が加われば天下無敵なのですが、そちらはXcode+AppleScriptでちょこちょこ作成中。

ちなみに、このデイリータスクリストの作成もAppleScriptで行っています。

ここまでが前振り。

ショートカットに置く

毎日一枚のノートを作成しているわけですが、そのノートはその日頻繁にアクセスすることになります。

当然、そういうノートはMacクライアントの新機能「ショートカット」に入れておくのが便利ですね。
※『SmartEver』で確認できるように「SmartEver」タグも付けておくとさらに便利。

初めは、

その日のノートを作成→ショートカットに登録→前日分をショートカットから排除

というサイクルを回していました。つまり、その日のノートだけが常にショートカットに表示されている状態を保つわけです。

が、すこし考えを改めました。

ログを仮蓄積

現状はこういう風に、一週間分のノートを蓄積しています。

screenshot

こうしておくと、前日以前の業務日誌がすぐに確認できます。で、そういう場面が結構あるのです。その時、いちいち検索するのも面倒なので、ショートカットに常駐させることにしました。

で、一週間経って、週次レビューの際にこのノート群を再読し、確認し終えたものはショートカットから外します。すると訪れるスッキリ感!、という具合です。

さいごに

このシステムはまだまだ不十分ですが、なかなか面白い要素の可能性も眠っています。

AppleScriptにもうもう少し精通しているとシステム構築の速度も上がるんですけども・・・。まあ、ぼちぼちいきます。

▼こんなアプリ&一冊も:

SmartEver – サクサク使える軽量Evernoteクライアント 1.4(¥170)App
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
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生産的である、ということ

昨日、アーロン・シュワルツについての記事をいくつか読んでいたら、次のようなページに遭遇した。

HOWTO: Be more productive

大丈夫、慌てなくてもよい。ここに日本語訳のページがある。

最近のライフハック・仕事術の骨子は、ほぼここにあると言ってもよいだろう。

要点はごく簡潔だ。「より、生産的になろう」。でも、どうやって?

その前に、「生産的」について考えてみようじゃないか。

「生産的」

私はあまり「生産的・効率」という言葉が好きではない。もちろん、自分自身の業務改善を手がけるのは好みだ。趣味であると言ってもよい。ただ、それとは別に安易に「生産的」という言葉を使いたくないのだ。

この素晴らしく魅力的な言葉は、何かを覆い隠す。「生産性向上」とお題目のように唱えていれば、ある種の事柄から目を反らすことができるのだ。そこがどうも気にくわない。

実は、生産性の向上の前にやらなければいけないことがあるはずなのだ。

『ザ・ゴール』の中に、ジョナ教授のこんなセリフがある。

「生産的であるということは、自己の目標と照らし合わせて何かを達成したということなんだよ。違うかい」

その通りだ。「生産的」であるかどうかを測定するためには、まず目標が存在しないといけない。「役に立たない」ものを一時間に二倍生み出せるようになったとしても、何一つ生産的にはなっていない。当たり前?そう、当たり前だ。

だからこそ、四則演算のようにきちんと踏まえておくことが大切である。

一つ言えることは、実体の掴めない「生産性」を最初に持ってきてはいけない、ということだ。目標が(あるいは為すべきことが)はっきりしている人はそれでよい。ただ、それが欠如している人はまず目標を見定める必要がある。目標が欠落した穴に、生産性向上を詰め込んではいけないのだ。

レッツトライ

その段階を過ぎれば、「生産性・効率」という言葉はバンバン使っちゃってかまわない。どういう状態になれば生産性が上がったと言えるのか、何を為せば効率アップと言えるのかが分かっているので混乱することもない。

では、さっそく取りかかろう。

先ほどの記事でアーロンは、二つの要素を上げてくれている。

  • 各種の時間をできるだけ有効利用するということ
  • 時間の質をより高くするよう心がけるということ

二つとも「時間」に対するアプローチだ。なにせ有限の資源である。知識労働者にとって、常にボトルネックになるもの、それが「時間」だ。有限である以上、「大量に買い入れて、仕入れ値を下げる」というアプローチは使えない。誰しもが自分の24時間でなんとかやりくりするしかないのだ。

結局の所、手持ちの時間をより良き対象に使えるようにすることと、使った時間でより良い成果が出せるようにするしかない。

時間の有効利用

アーロンの記事を大ざっぱなまとめると、次のようになる。

  • 何に取り組むかを自分に問いかけよ
  • ひとつだけでは、多すぎる(※)
  • リストを作り、それを見よ

どれもこれも有用である。これ以外にも、実行する順番や時間帯に気を配ることで有効利用度を上げることはできるだろう。

※『思考の整理学』(外山滋比古氏)より

時間の質

アーロンは、物理的制約と精神的制約の解消という二つのポイントを上げている。

物理的制約は、クラウド、スマートフォン、SNS、的な話へとも流れていくだろうし、逆に紙の書籍や手帳といったもののメリットにもつながっていく。

精神的制約は、重要度が高く、アプローチも多い。マインドハックスとして一つの分野を形成しうる要素だろう。

タスクに取りかかれない気分(いわゆる先送り問題)にどう立ち向かうのか。とりあえず「やる気を出す」という答えでないことは確かだ。そんな便利な精神コマンドがあるなら、私もぜひ使ってみたい。ようは、やる気を出すためには、どうしたらいいのか、という具体的なアプローチが必要なのだ。

アーロンの記事に並んでいる要素は、決して目新しいものではないが、それはつまり「定番」と呼べるほど効果があるということだろう。

もう一つ、時間の質の高め方

二つの制約を取り除く以外に、これまたごくごく基本的なことだが、「自分のスキルを上げる」ことも時間の質を高めてくれる。表現を揃えれば、技能的制約を取り除く、となるだろうか。

こんなことは技術者にとっては当たり前の話なんだろうが(あるいは、知的好奇心を満たしているだけで技能を高めているという意識すらないのかもしれない)、自分に出来ることが増えれば、あるいは自分の行動の正確性が上がれば、時間の質は高まっていく。

もちろん、「自分のスキルを上げる」ことにも時間という投資が必要であり、まるで年金機構の投資家のように、時間の投資先に頭を悩ませるようなこともあるのかもしれない。ともかく、バランスを取ることが大切だ。

さいごに

アーロンの記事の投稿日が2005年だったのを見て、この7年間ぐらいは一体何だったんだろうな、という気がしてきた。無闇に発散を繰り返すだけで、ほとんど誰も収束させたものを作っていないような気がする。だから、同じ話題が何度も形を変えて語られる。ベースが存在していないからだ。

体系立ててまとめるのは面倒だし、新しい話題について発散させている方が楽しいのは間違いないが、どうも焼き畑農業的な印象を受けてしまう。結局、その分野はそこからの一歩が踏み出せないのではないだろうか、という気がしないでもない。つまり、この分野そのものに「生産的なのか?」という問いをぶつけてしまいたくなるのだ。

まあ、どこかしらで、何かしらの力学が働いているのかもしれないが。

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仕事術のカテゴリを類推してみる

少し前に、次のような記事を書きました。

「仕事術のiPhoneアプリっぽさ」について

仕事術とiPhoneアプリって何か近い部分あるよね、というお話です。

この記事の最後の方で

今回の類推で、仕事術のカテゴリーというお話が出てきました。これについてはまた来週考えてみたいと思います。

と書いて、3ヶ月近く経ってしまいました。ともかく、今日はその続きになります。

類推を使い続ける

iPhoneアプリにカテゴリが存在するのならば、仕事術にもカテゴリがきっと存在するでしょう。

では、そのカテゴリってどのようなものでしょうか。

「タスク管理」「スケジューリング」「処理速度高速化」「メール」「アイデア発想」など、すでに存在する要素を並べてみることもできますが、思考の遊びとして今回はちょっと違ったアプローチで考えてみましょう。

最初に出てきた類推をそのまま進めるのです。

つまり、iPhoneアプリのカテゴリから仕事術のカテゴリを想像してみる、ということです。

カテゴライズ作業

というわけで、存在するカテゴリを付箋に書き出して、ノートに貼り付けてみました。

が、これだけでは前には進めません。

カテゴリをカテゴライズする必要があります。

というわけで、それもやってみました。

付箋を近い要素ごとに配置し、それを黒線の雲で囲みます。見出しを付けるのも忘れないようにしましょう。

ちなみに、やり直しが利くように、付箋を貼ったコピー用紙をクリアファイルに入れ、そこにホワイトボードーマーカーで線を入れてあります。A4のヌーボードを使っても同じことができますね。

とりあえずできたもの

こうしてカテゴライズしたカテゴリを眺めてみると、次のような感じになりました。

「セルフケア(ボディ・メンタルケア)」
「作業効率化」
「コミュニケーション」
「ログ」
「スキルアップ・勉強法」
「レファレンス作成」
「業界知識」
「税務知識」
「キャリア」

かなり大ざっぱに見出しを付けましたが、わりと「仕事術」の分野を網羅しているのではないでしょうか。これをたたき台にすれば、きっと、整ったカテゴリが生み出せるはずです。

さいごに

既存の要素をカテゴライズするのが一番簡単なのですが、その場合、「そこにあるはずなのに、ないもの」が見えてきにくいデメリットがあります。

その点、別の分野の類推を使うと、「あってしかるべき」なものが朧気にでも見えてきたりします。

こういうカテゴリが作成できると、wikiなどを作る際には便利ですね。
※別に私が仕事術wikiを作ろうと企んでいるわけではありませんので、あしからず。

単に思考の遊びを楽しんだ、というだけのエントリーでした。


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