ほぼ日カズンをこう使う!企画:第三回:月間カレンダー

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今回は月間カレンダーについて。普通の手帳にも標準的についているこのページ。いったいどのような使い方ができるでしょうか。

月間カレンダー

月間カレンダー

スケジューリング

基本的は、日々の細かいタスクを全て書き込む事はできません。カレンダーの役割は日付の絡むタスクやアポイントメントを管理することでしょう。
これをスケジューリングと呼んでおきます。

カレンダー等を使ってスケジューリングを行う事の目的とは一体なんでしょうか?
考えられるのは以下の3つです。

  • ダブルブッキングを防ぐ
  • 月単位の予定を立てる
  • 自分の持ち時間を確認する

ダブルブッキングを防ぐ

一つ目の役割は、「あなたの物理的な位置を確定する」こと。
要領の良い人ならばいくつものタスクを同時並行に進めることはできるかもしれません。しかしながら、どんな人でも同じ時間に東京と大阪に存在することはできません。
あるいは3日間海外に出張に行っているのに、その真ん中の日に本社で会議に出席することもできません。

予定を立てる場合、その日あるいはその周りの日にどこで何をしているのかが明確でないと、物理的に不可能な二つの約束を結んでしまう可能性が出てきてしまいます。これが「ダブルブッキング」ですが、責任ある社会人としては一番やってはいけないことでしょう。

予定を組むにはその日だけではなく、その周辺の予定も踏まえる必要があります。こういった点で月間のカレンダーは適したツールであると言えます。

月単位の予定を立てる

仕事の中には一日でこなせるタスクもあれば数週間に及ぶプロジェクトも多数あります。月間のカレンダーであればそういったものを管理することもできます。

具体的にはその月にしなければならい事を一度リストアップして、リストに上がったタスクをそれぞれの日付に割り振っていくという作業です。

自分の持ち時間を確認する

上の二つの役割をこなしたカレンダーをじっくり見つめると自分の持ち時間が分かります。仕事が詰まっている日、空いている日が見えてきます。

それをもう少し進めれば、空いている日を作るために仕事を調整するということも出来そうです。

例えば一日にこなすタスクの量が10だとすれば、あとはそれをどの時間帯にやるかということだけが問題になります。

それを週70のタスクという視点でみれば、月から金曜日で70こなして、土日は空けるといったこともできます。

さらに、月で300のタスクという視点で見ればもっと融通が利くようになるでしょう。

もちろん、月の初めの時点でその月のタスクの総量が完全に見通せるわけではないですが、意識的に空き時間を作っていくためには、あらかじめ仕事量の調整をしていく必要があります。

これは、ただ単に言われた予定を書き込む受動的スケジューリングから、自分の意志で持って時間を確保していく積極的スケジューリングへの発展と言えるでしょう。

さらに突っ込んだ話に興味がある人は「Hacks for Creative Life!」さんの

2010年の手帳/メモ/ノート(2)- ほぼ日カズンでフランクリンプランナー的スケジュール管理(+iPhoneとも連携)

が、参考になると思います。

で、ほぼ日カズンでは

と、月間カレンダーを使ったスケジューリングについてみてきたわけですが、現状私はこれらを全て「Googleカレンダー」にて行っているので、小さい声でぶっちゃけるとほぼ日のこのページは必要ない、ということになってしまいます。

もちろん、最悪の事態に備えてのバックアップとしては使えるのですが、どうにも前向きな使い方のようには思えません。あと手書きで同期を取るのも面倒です。

もちろん、必要ないから使わない、というのが一番潔いのですが、「何か新しい使い方はないのか?」と模索してみるのも面白いかも知れません。

以下思いついた使い方を書き並べていきます。

日記

さすがにA5サイズだけあって、月間カレンダーの一日もそこそこの大きさのマスがあります(7x9マス)。例えば、ここに日記を書くということもできそうです。Twitterのつぶやきのさらに半分程度しか文字数はありませんが、凝縮した日記を書けるかもしれません。

投資指標

個人投資家の方ならば、大抵はExcelなどで投資の情報を管理しておられることでしょうが、私は専業投資家ではないので、簡単な情報を手書きで書き残しているだけです。その日の日経の終値とかドル円の推移、経済に影響を与える可能性のある出来事などを書き込むことで簡易リファレンスを作ることができそうです。

各種記録

万歩計を付けている人ならば、今日何歩歩いたか。ジョギングを日課にしている人は今日何キロ走ったか。その日の体重、出費記録、出会って名刺を交換した人の数、読んだ本、・・・・何でも良いですが、自分が習慣化しようと思っていることや少しでも増やしたいと思っていることの記録を付けていくことで、それを強化していくことができるかもしれません。

不思議なもので、ある程度こういったことを続けていくと「手帳に結果を書くために行動を起こさなきゃ」という気分になります。行動そのものではなく行動に付随するものがトリガーになるというのはパブロフの犬的ですが、おそらく結果を書き込む時に達成感を感じている、というのがその理由なのでしょう。

つまり、達成感を明文化する、ということです。

やらなかったことリスト

その日やろうと思いついたが、時間的(物理的、金銭的、現実的)に無理だった、ということを日々記録していくことも面白そうです。基本的に手帳は予定を管理する機能と、結果を書き残す機能がありますが、その二つの機能だけだと「その日やろうと思ったが出来なかったこと」は省かれがちです。

それを書き残しておくことで、自分の生活様式に足りない物が見えてくるかも知れません。

まとめ

いろいろ、思いつくままにアイデアを出しましたが何か参考になるアイデアはありましたでしょうか。個人的には「達成感を明文化する」という所にこだわって使っていきたいなと思っています。

具体的には、現状こうして文章を書くことが結構多くなってきているので、書きたいテーマを欄外の左のスペースに書き連ね、一日のマスにはどんなテーマで何文字書いたかを書き残していこうかなと考えています。現状、自分がどのくらいのペースでどの程度の文字数かけるかというのを把握しきれていないので、それがある程度つかめるまでは月間カレンダーは万歩計ならぬ「タイプ計」として使っていこうと思います。

もともと、機能的に必要なものではないので、このページの使い方はコロコロ変えていくかも知れません。

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  1. R-style » ほぼ日カズンをこう使う!企画:第四回: ウィークリーカレンダー — 2009 年 12 月 25 日 @ 6:42 PM

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