マスタータスクリストとフィルタータスクリスト

以前「タスク管理について:第三回:複数のタスクリスト」という記事の中でタスクリストをいくつかの種類に分けた。それは

・マスタータスクリスト
・今日やるべきタスクリスト
・空いた時間にやるタスクリスト

なのだが、よく考えてみるとこれは二つにまとめられる。

・マスタータスクリスト
・フィルタータスクリスト

※本来はフィルタードタスクリストの方が正確かもしれないが、語感的にあえてこの名前で。

マスタータスクリスト

全てのタスクを抱え込んでおくリスト。ここを見れば自分の持っているタスクが確認できるという安心感を得られることが重要。もちろんタスクの漏れを無くす意味もある。

フィルタータスクリスト

最初にあげた「今日やるべきタスクリスト」と「空いた時間にやるタスクリスト」は私の仕事のスタイルに適したリストである。これが一般的に使いやすいかどうかはわからない。

一歩引いて考えてみると、これは全てのタスクから自分の使いやすい状況に合わせてタスクを抽出してきたリストだ。つまりフィルターを通したタスクリストといえる。

つまり、タスクの管理そのものについてはこのフィルタータスクリストをどのように設定するのか、というのが肝になってくるのではないだろうか。
つまりタグ付けやコンテキストの設定はタスクの性質というよりも、自分がどのようにそれらを引き出したいのか、という視点をもって行うべきだと思う。

3時間単位でやるべき仕事を把握したい人もいれば、3日分ぐらいのざっくりしたタスクリストがよいかもしれない。一つのプロジェクトに関係するリストが使いやすい人もいれば、他人と協力するリストが必要という人もいるだろう。

自分の仕事の環境に合わせたフィルター作りがタスク管理のスタートになるのではないだろうか。逆に言えば、自分の環境にはどのようなタスクリストがあれば効率よく仕事を進められるかを知っていなければならない。

最初にすべきこと

まず全てのタスクをリストアップする。あとはそれをどのような状況の時に参照するのかという使用時点をイメージしてみる。朝一に今日やるべき事を見渡したいのか、ルーチンワークだけを抽出したいのか、誰かと共有すべき事を一覧したいのか・・・。

例えばある人は書類仕事がどれだけあるのかを確認したいかも知れない。であれば「書類」というタグを作ってタスクに割り振っていくこともできる。「書類」というフォルダを作ってそこにその仕事を投げ込んでいくこともできる。
実装のやり方はツールによって違う。が、求めるべき結果さえ分かっていればそれほど悩む必要もない。
※私はこういった分類は必要としないのでこういうタグは付けない。

使用される見込みのない分類やコンテキストやタグ付けは行う必要が無いばかりか、自分が何をしたいのかを不明瞭にしてしまう。他人が教える方法をそのまま真似することも同様に意味がない。

まとめ

タスクが管理できていない状況というのはさまざまなシチュエーションが考えられると思う。それに対する方法もいろいろあるだろう。

やる気が起きない→タスクを分解しなるべく小さい範囲しか見えないリストにする
割り込みが多くて重要な要件がこなせない→最重要なタスクしか乗せないリストにする
プロジェクトの進捗状況が知りたい→プロジェクトごとのタスクが見えるリストにする

これらは逆にいえば、その様な状況でない限り必要でないリストということになる。

ただ、はっきりと求めるべき状況が見えないこともあるだろうし、あるいは見えても対応するリストが思いつかないかもしれない。そのあたりは少しずつ改善を重ねて「使える」タスク管理を作り出していくしかない。

整理術でもそうだが、こういった方法は「教えてもらう」ではなく、「作り出していく」しか自分にフィットした方法は見いだせないと思う。

参照エントリー:
教わる「整理術」から、確立する「整理術」へ[シゴタノ!]

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Rashita
物書きをやっております。実用書から小説までなんでもござれのハイブリッド物書きです。 ライフハックや仕事術、知的生産などに興味があります。

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