Evernote企画2nd:第一回:inbox

みなさんはEvernoteを使う上で「inbox」ノートブックを作っておられるでしょうか。GTDにおけるinboxと同様に、入り口としてのノートブックを作っておくと何かと便利です。

今回はEvernoteでのinboxについて少し考えてみます。

とりあえずはここ

ノートを作った場合はとりあえずこの「inbox」ノートブックに入れておきましょう。

ノートブックのプロパティで「このノートブックを既定にする」にチェックマークを入れておくと、そのノートブックが「デフォルト」になります。
※デフォルトは「基本設定」「初期設定」程度のイメージでよいと思います。

ウェブクリップやメールによるノートの作成などはこの「デフォルト」のノートブックに入るので、inboxに割り当てるノートブックはデフォルト設定しておくのがよいでしょう。

書類受けのように、とりあえず作ったノートブックはこの「inbox」ノートブックに入れておきます。

振り分け

一番理想的なのは一日に一回「inbox」を処理する時間を設けることです。

「処理する」とは、タグ付けを行い適切なノートブックに移動させる、ということです。

もし、唯一のノートブックしか使っていない場合でも、一時的な置き場として「inbox」を作っておいた方が賢明です。取り込んだ情報に対してすべてすぐにタグ付けを行えるとは限りません。「後で」と思って放置しておくと、中途半端なタグ付けや、タグが付いていないノートが増えてくることになります。これはちょっとした問題です。

想定しうる「inbox」ノートブックが必要ない場合は
「単一のノートブックで、タグも付けない」
「自分以外の人間が随時ノートの処理をしてくれる」
の二つだけでしょう。

後者は秘書がいる、ということですが、それほど恵まれた環境にいる人はほとんどいないと思います。前者の場合は全文検索を頼りにするという方法で、「たまにみつからないかも」という割り切りがあればその方法もありかと思います。

一番中途半端なのは「タグ付けしてあるノート」と「していないノート」が混在している状況です。これだと検索したときに「これだけで全部」と言い切れないので、いつも「微妙な不安感」に悩ませられることになります。

とりあえず、何か一つくらいは「タグ」を付けておけば、ノートブックの数が増えてきてもある程度「力業」でノートを探すことはできます。さすがに3000を超えるノートがあった場合、検索するワードが思いつかない文章を一つ一つ見ていくことは限りなく不可能に近いと思います。

なぜinboxか

「inbox」ノートブックを作っておけば、そこに入っているノートは「未処理」であることがわかります。単にわかるだけではなく「処理をしなければいけない」というリマインダーにもなります。

またノートを複数のノートブックに分類している手法をとっている場合でもinboxは重要です。なんでも取り入れられるEvernoteを使っていくと、どこかの時点で「既存の文脈に収まりきらないノート」が発生してきます。この場合取り込んだ時点で放り込むべきノートブックが見つからないと、「適当」に放り込むか、放り込む時に「新しいノートブック」について考える、という作業が発生します。

前者はノートが見付けられる可能性を下げますし、後者は取り込み作業中に「横やり」が入ることになり、効率性が落ちます。

基本的に「ノートを取り込む作業」とそれを分別する作業は分けて行った方が効率はあがると思います。それを実現するために「一時保存用」のノートブックを作る、という方法が有効なわけです。

電子inboxの問題

さて、便利な「inbox」ですが問題もあります。それは「inbox一杯」問題です。

例えば、書類受けならば、物理的に入れられる書類の数には上限があります。入り切らなくなってくれば片付ける必然性がでてきます。

しかし、電子的なinboxに制限はありません。いくらでも取り込んだ情報を「そのまま」置いておくことができます。先ほどinbox自身がリマインダーになると書きましたが、少し油断して未処理のノートが50,100,200、となってくれば、逆に処理しようという意欲が薄れてしまうかもしれません。

前述しましたが、inboxを作る場合は、定期的なタイミングでその中身を処理しておく事が必要です。私は週次レビューでinboxノートブックを処理していますが、2週間ほどまとまった時間が取れずにinboxを放置していたら、ちょっとげんなりするほど中身が増えてしまいました。そうなるとどんどん「処理しよう」という意欲が落ちてきます。

経験的にこういう状況が一番「マズイ」と知っているので、思い切って処理してスッキリしましたが、あの状態を放置しておけばいずれEvernoteを何のために使っているのか分からない事になっていたことは間違いありません。

inboxを作る場合は、セットにしてそれを処理するタスクを定期的に発生される必要があります。

まとめ

Evenoteは自由に使えますので、必ず「inbox」を作らなければいけない、というわけではありません。ノートを作るときにノートブックへの割り振り、タグ付けが完璧にできる人は必要ないでしょう。それでもメール投稿などは「デフォルトノート」に入るので、それを処理するタスクは必要です。

あと、余談ですが、「inbox」ノートブックはノートブック欄で一番上に表示されるようにネーミングを工夫した方がよいかと思います。これも必ずしなければならない、というほどでもありませんが、やはり一番上が目に付きやすいことは間違いありません。
ノートブックの名前を「00inbox」という風に数字を頭につけておくと、ノートブックの並び順をコントロールしやすいです。

次回は「タグ付け」の手間を少し軽減させる方法を紹介します。

編集後記:
Evernote企画第一回は「Evernote論」的な趣で進めてみましたが、今回はちょっとしたネタなども交えて進めていきたいと思います。もちろん「Evernote論」的なものも出てくると思います。今回は不定期連載なので、翌日に「次回」がエントリーされるとは限りませんのであしからず。
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Rashita
物書きをやっております。実用書から小説までなんでもござれのハイブリッド物書きです。 ライフハックや仕事術、知的生産などに興味があります。