Evetnote企画2nd:第三回:タグとノートブックの使い分け(1)

Evernote企画ファーストシーズンの時も似たようなテーマで書きました。そのときは「ノートブック」の方に主眼を置いてタグをサポート的な扱いとして考察しました。今回はもう少し掘り下げて「タグ」と「ノートブック」の使い分けを考えてみます。

まずは機能のおさらい

タグのノートブックの機能の差についてざっと列挙しておきます

  • ノートは一つのノートブックにのみ所属する
  • 一つのノートに対して複数のタグを付けることが可能
  • ノートブックに階層化の構造を創ることはできない(サブフォルダ的な使い方は不可)
  • タグは階層化の構造をつくることができる

ここまでは表面的な機能です。しかし使い続けていく内に別の種類の「差」があることに気がつきました。それは

  • ノートブック間を移動させるのは簡単
  • タグを付け替えるのは面倒

という差です。

ノートブック間の移動はマウスのドラック&ドロップで非常に簡単に実現できます。

しかし、付けたタグを張り替えるのはけっこう面倒です。付けたタグを削除して新しいタグを付け替えるという2ステップが必要で、しかも「タグを削除する」という作業はタグを付けるときのように一括選択などでは行えません。
※一括選択については第二回エントリー参照

これを前提にすれば、

「変わりうるもの」は「ノートブック」
「増えるかも知れないけど変わらないもの」は「タグ」

にするという方法論が出来上がります。

実際例を考える

この方法論を使って、実際の使用例を考えてみます。

タスク管理

タスク管理において、変化する要素、変化しない要素を考えてみましょう。

  • 変化する要素→「次の行動」「あとでやる」「いつかやる」などのカテゴリー
  • 変化しない要素→「買い物」「メールする」「電話」などのコンテキスト

タスク管理において「ノートブック」と「タグ」の使い分けを行うならば、タスクの状況ごとのノートブックを作って、そのタスクが持ちうる文脈のタグを作るというやり方が良いでしょう。

ネタ帳

情報収集においてはどうでしょうか。

  • 変化する要素→「ネタ」「下書き」「処理待ち」「アップ済み」などの状態
  • 変化しない要素→「BLOG用」「IT」「ライフハック」などのカテゴリーや属性

情報収集については、その情報の状態をノートブックにして、タグはその情報のカテゴリー分けや属性において作っておくと便利です。例えばBlogとmixiの更新の両方に使えるネタがあったとして、その分類がノートブックだと、どちらに入れるか迷います。タグだと両方のタグを付けておけば問題ありません。

逆に手持ちのネタを「ネタ」→「下書き」→「処理待ち」などとタグで状態管理するとかなり面倒なことになります。
※もちろん不可能ではありません。工夫すればこれでも一応機能する管理法はつくれます。ただ、面倒なだけです。

本棚

本棚に置いてある本を擬似的にEvernoteで管理する場合はどうでしょうか。これは「必ずこうだ」とは言いにくいものが含まれます。一応例を考えてみると

  • 変化する要素→「本が置いてある場所」「印象・感想」「既読」「未読」など
  • 変化しない要素→「本の名前」「買った値段」「売った値段」「カテゴリー」など

となります。しかし「本が置いてある場所が絶対変わらない」あるいは「ほとんど変わらない」という人もいるかもしれません。だとすれば、これも「変化しない」要素に分類できそうです。あるいは一度読んだ本は二度と読み返さないという人にとっては「印象・感想」も「変化しない」方に分類できそうです。

逆に読む前は「IT系」の本だと思ってみたけれども、読み終えたらまったく違った本だったということも、もしかしたらあるかも知れません。その場合カテゴリーが変更されるかもしれません。

さらに考えれば「未読」というノートブックに入っている本を読みたい本リストとして使っているとして、一度読んだ本を読み直したくなったらどうすればよいでしょうか。

と、このように簡単にこうすべきという形が見えてきません。なぜならばこれは「本棚をEvernoteの中に作ってどうしたいのか」、が曖昧だからです。

置いてある場所をEvernote上で確定させたいのならば、本棚の置き場所を変えずにEvernoteのタグを使って管理するか、置き場所を変えて、ノートブックにするか、という選択があります。どちらでもよいですが、移動させる頻度や本棚のスペース数によって手間が変わってきます。
※置き場所は変えずに、タグで管理するやり方がやりやすいと思います。

あるいは「読むつもり本リスト」を実現したいのならば、単純に既読と未読をノートブックで分類した上でさらに「読みたい本リスト」というノートブックを作ってもいいかもしれません。

まとめ

今回は「変化する要素」という所に主眼を置いて「タグ」と「ノートブック」について、具体的な例を交えて考えてみました。これは「こうしなさい」というものではなく、あくまで一つの考え方です。

次回ももうすこし「タグ」と「ノートブック」について考えてみたいと思います。

関連エントリー:
Evernote企画2nd:第一回:inbox
Evernote企画2nd:第二回:タグを付けよう!
Evernote企画2nd:コラム:定点観測とアイデアのドアを叩くこと

参考文献:
タスク管理の基本はこの一冊から

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Rashita
物書きをやっております。実用書から小説までなんでもござれのハイブリッド物書きです。 ライフハックや仕事術、知的生産などに興味があります。

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