Evetnote企画 2nd:第四回:タグとノートブックの使い分け(2)

今回もタグとノートブックについて。
最近ではEvernoteでの日本語検索もかなり「使えるレベル」まで向上してきています。そうなると、「タグって使う必要あるのかな?」という疑問が湧いてきます。

全文検索できるならば、ノート本文にタグ的要素を書き加えておけば何一つ問題なさそうに思います。はたして検索機能が完璧で、もれなくノートが発見できるならばタグは必要ないということになるのでしょうか。

一般的なタグ付けの意味

タグとノートブックを使う意味はいろいろありますが、一番の目的は「ノートを探すこと」でしょう。あるノートを再び表示させるための「パンくず」がタグでありノートブックです。この場合「特定」のノートを探し出すことが目的になります。人間の記憶でいえば「思い出す」というやつです。

この場合、「ウェブで見た記事」、「Twitterに関してのもの」、「○○さんが言及していた」、という要素を思い出せればそれを逆にたどることでノートを「発見」することができます。

一例を考えるとウェブクリップというノートブックに入っている、Twitter、○○というタグが付いたノートを探すということです。人によってはこれら全てがタグの場合もありますし、Twitterというノートブックにウェブクリップというタグで入っているかも知れません。それはともかく、このような手順でEvernote上で特定のノートを発見することができます。

タグやノートブックの使い方に関しては、この「後でどのように思い出すか」が非常に重要になります。

全文方式では?

先ほどの例であれば、全ての要素をノート中に書き加えておけば、検索だけで発見することができます。Evernoteは画像やmp3などの音楽ファイルでもあくまで添付扱いなので、普通のノートのように文字を加えることができます。

じゃあ、タグなんて付ける必要がない、という結論に達するのはやや性急です。全文で検索する事には大きなデメリットが存在します。

それは

「検索結果が多すぎることがある」

ということです。

例えば、思い出すときに手がかりとなるワードがあまり思い出せなかったとします。例えばTwitterという言葉だけが出てきたとしましょう。では、その言葉でノートを検索するとどうなるでしょうか。ノートの数が少ない間はまだなんとかなりそうですが、2000とか3000を超えてくると、こういう「一般的」な言葉で特定のノートを探し出すのは非常に困難です。

先ほど試しに自分のEvernoteで検索したら、当然のように自分のつぶやきに関係するものやウェブの記事、自分のブログのアーカイブなどいくつものノートが見つかりました。あげくにいただいた名刺をスキャンした画像の「TwitterID = 」にまで反応しました。画像検索恐るべし、ですが明らかに求めている情報ではありません。

全文検索はありふれたキーワードでは使いにくいというのが問題の一つです。

タグ付けをしておけば、自分がその文脈で「再発見したい情報」だけを厳選してノートを探すことができます。これがタグを使うことの一つの意味です。

一覧する使い方

先ほどの場合は「特定」のノートを探す場合のお話です。しかしEvernoteではそれ以外の使い方もあります。

後で読む

特定のノートではなく、ある状態のノートを一覧するという使い方もできます。例えば「後で読む」や「次の行動」といった「状態」に基づいてノートを見るという事です。

そのノートの「状態」はノートブックで管理した方が楽です。もちろん「後で読む」とか「後で考える」というメモをノートに書き加えておくこともできます。それで検索した結果を保存しておけばノートブックやタグでの管理とあまり変わらないかもしれません。

しかし、断言できますがそのような手順は「面倒」です。書き加えるのも面倒ならば、処理した後に消すのも面倒です。そして大抵の「面倒」な手順は無視されるか、忘れられるか、別のものに置き換えられます。要するに機能しなくなるということです。

この場合であれば「状態」の管理は変化する要素なのでノートブックでの管理が良いでしょう。

アイデアを探す

特定のノートを探すのではなく「何か書くこと無いかな」「新しいアイデアは無いだろうか」と見返すこともEvernoteの利用方法の一つです。その場合いったいどのような語句で全文検索をかければ良いでしょうか。タグやノートブックを使わずに、漠然としたアイデアを探すのは大変に困難です。限定されたキーワードではごく少数のノートしか見つかりませんし、逆に一般的なキーワードにすると大量のノートが見つかります。

アイデアを探すような使い方をする場合にはタグやノートブックを使って漠然とでもノートを分けておいた方がよいと思います。そうでないと、あまりに少ないノートやあまりに多いノートの中に放り出されることになります。もちろん一枚の名刺からアイデアが思い浮かぶ、ということは可能性としては十分ありますが・・・

まとめ

日本語検索が不十分という環境があったので、タグとノートブックは最低限必要なものでした。しかし検索がかなり機能する今、一度まっさらな状態でタグやノートブック無しならどうなるかを考えてみることで、「なぜタグやノートブックを使うのか」が見えてくると思います。それはそのまま「どうすれば効果的にタグやノートブックを使えるのか」に繋がってくると思います。

タグやノートブックは

・同じものを入力する手間を省く
・タグは一意なので誤入力が無い
・ある状態のノートを簡単に一覧できる
・混ぜたくない情報をはじくことができる

という意味合いがあると思います。

もしたった一つのノートにしか適用しないであろうタグを作るならば、タイトルや本文に工夫(細工)をしておけば十分「再発見」できると思います。無理にタグ付けする必要はまったくありません。

Evernoteでタグやノートブックの使い方に混乱してきたら、まっさらな状況から自分はどのようにノートを検索するか、どんな一覧をしたいのか、どうすれば効率的に使えるのかを考え、そこから逆算して使い方を再構築してみることをお勧めします。

関連エントリー:
Evernote企画2nd:第一回:inbox
Evernote企画2nd:第二回:タグを付けよう!
Evernote企画2nd:コラム:定点観測とアイデアのドアを叩くこと
Evetnote企画2nd:第三回:タグとノートブックの使い分け(1)

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Rashita
物書きをやっております。実用書から小説までなんでもござれのハイブリッド物書きです。 ライフハックや仕事術、知的生産などに興味があります。

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