Evernote企画3rd:第一回:Evernoteの運用の7原則(上)

Evernoteというのは基本的に自由度の高いツールです。使い方は人それぞれですが、やはり使う上での明確な方針は必要でしょう。今回は私がEvernoteを運用する上で気をつけていることを紹介します。テーマは「使いやすく、使い込む」です。

・情報の母艦をEvernoteにする
・EvernoteをGoogle化しない
・ノートブックの数は最低限を心がける
・タグの階層はできるだけ浅く(3階層まで)
・ノートの予想使用頻度に応じてアクセシビリティを変える
・タグ付けなどの処理はできるだけ減らす
・毎日インボックスを処理する

以上の7つの原則について少し見ていきましょう。

情報の母艦をEvernoteにする

様々な情報は「とりあえず」Evernoteに集めるようにしています。Webクリップ、自分のアイデア、ブログのストック、読書メモ、様々なノートのスキャン、こういった物が自然とEvernoteに流れてくるような仕組み作りが重要です。それは仕組みというよりも、思考の習慣と言えるかも知れません。

「情報ゲット→Evernoteに」というのが何も考えなくてもできるようになれば、いちいち探し回ったり、どこに保存しておくのか悩む必要から解放されます。

入ってくる情報は以下の4つの要素から成り立っています。

  • ブラウザ(Firefox)のWebクリッパーアドオン
  • スキャナーによるスキャン(PDF,JPGE)、ダウンロードファイルなどのフォルダ監視
  • メール送信(意図的送信)
  • メール送信(フィード取得)

ブラウザ(Firefox)のWebクリッパーアドオン

説明は不要かと思いますが、「Evernote Web Clipper」を使えば簡単にブラウザに表示された情報をEvernoteに送り込めます。便利なアドオンですが、Mac版とWin版で挙動が違うというのが難点といえば難点。

フォルダ監視

Windows版では「ツール」の「フォルダーのインポート」という機能になります。
PC上のフォルダを指定しておけば、Evernoteがそのフォルダを「監視」してくれます。新しいファイルがそこに入れられた際、自動的にEvernoteにそのノートが作られます。私はプレミアムアカウントなので、ダウンロードした圧縮ファイルなどのバックアップもこれで行っています。

また、スキャナの保存先フォルダをEvernoteで監視しておけばスキャンしたものが全て自動的にEvernoteに送られます。もともとEvernoteと連携したスキャナならばこういったものは不必要ですが、もしそういう機能が無くてもなんとか近しいことは実現できます。

ちなみにこの機能、ノートとして取り込んだ後、元のファイルを「保存」するか「削除」するか選べます。

メール送信(意図的送信)

思い付いたアイデアやちょこっとした空き時間に書いた文章などはメールでEvernoteに。iPhoneで撮影した写真もメールで。写真も風景だけではなく、覚えておきたいこととか、気になったことはとりあえずパシャッと撮影してEvernoteに。

メール送信(フィード取得)

自分のブログの更新情報をフィードを経由してメールからEvernoteへ送ります。
詳しい説明などは以下のブログ記事を。

Evernoteに記憶を自動保存する方法(RyoAnna’s iPhone Blog)
インプット情報をEvernoteに全自動転送する(Hacks for Creative Life!)
「人生をEvernoteに詰め込みたい!」というあなたのためのアウトプット収集法まとめ(シゴタノ!)

EvernoteをGoogle化しない

ちょっとした思考実験です。Evernoteに情報を集約する行為を突き進めていって、ウェブ上の全ての情報をEvernoteに入れることができればめちゃくちゃ便利・・・でしょうか。それだったら、Googleを使えばよいわけですよね。同じものを二つ作る必要はありません。
大辞林の中身をEvernoteに突っ込む、というのも同様です。

もう少し考えてみましょう。例えば、あなたがTwitterに存在する全てのユーザーをフォローしていたとして、そのTL(タイムライン)を眺めるのって楽しいでしょうか。

グーグルや辞書など、そしてTwitterのTL。これらがEvernoteの使い方を考える上で大きな示唆を与えてくれます。

フィルタリング・アーカイブ

まず言えることは、なんでもかんでも情報をEvernoteに入れれば良い、というわけではないと言う点。基本的には「一度以上あなたが見た情報」や、もう少しフィルターを強化して「自分が感心を持った情報」というものにした方がよいでしょう。
フィード→メールを使えばRSSリーダーの代わりにもなりますが、検索のノイズが増えるばかりです。情報を有効に活用とすれば、どのようなものであるにせよ「フィルター」を通す必要があります。

私の場合は、それが「自分を通り抜けていった(スルー)した情報の中で面白かったもの」というフィルターというわけです。

これは、関心事でフィルタリングした情報のアーカイブ作りとも言えます。

ブラックボックス

ブラックボックスとは中身が見えない箱の事ですが、今回は”グーグルさんには見えない”という意味合いで使っています。
思い付いたこと・考えたことはそのままでは検索できません。全てをTwitterなりブログなりにアップしておけば可能ですがあまりそういうことをやりたいという方はおられないでしょう。私も同様です。だからできるだけEvernoteにそういったものを送っておきます。

買い物リストやチェックリストなども同様です。非常に個人的な情報なのでわざわざウェブ上にはアップしにくいですが、どこかに「記録」しておく必要がある、というものもEvernoteで保存します。

「フィルタリング・アーカイブ」「ブラックボックス」どちらの意味においても、EvernoteをGoogleに近づけるような方向性ではありません。

まとめ

今回は7つの原則のうち2つを紹介しました。何を使うにしても一定の運用基準というのは必要だと思います。私の運用基準が他の皆さんのそれを考える上で参考になればよいかと思います。

本企画の今後の進行は、残り5つの原則の紹介、Egrelistの運用あたりになっております。

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