Evernote企画3rd:第二回:Evernoteの運用の7原則(下)」

前回の記事では7つの原則を紹介し、そのうち2つについて詳しくみてみました。今回は残りの5つについてみていきます。

・情報の母艦をEvernoteにする
・EvernoteをGoogle化しない
・ノートブックの数は最低限を心がける →ココから
・タグの階層はできるだけ浅く(3階層まで)
・ノートの予想使用頻度に応じてアクセシビリティを変える
・タグ付けなどの処理はできるだけ減らす
・毎日インボックスを処理する

ノートブックの数は最低限を心がける

ノートブックというのはノートの所属先です。「Evernote ユーザーの誰もがぶつかる、ノートブックとタグの使い分け」(シゴタノ!)という記事で堀さんは以下のように書かれています。

つまりノートブックをつくるコツは、「人生」という学校でどんな授業を受けているのかを意識するという点にあります。たとえば私は「ブログ」「読書」「ワイン」に関して専用のノートブックを作って情報を蓄積していますが、その一方で「雑誌切抜き」「名刺」といったノートブックはなるべくつくらないようにしています。「名刺」という授業が私にはないからです。そうした雑多なファイルは「仕事の雑ファイル」ノートブックを特別に作って、片端から投げ込むことにしています。

1つのノートは必ずどこかのノートブックに所属している、という事実はなかなか大きな意味を持っています。タグがノートのメタ情報を表示するものだとすれば、ノートブックは自分とそのノートとの関係性を表示するものと言えるかも知れません。もう少し突っ込めばノートブックを作る事はコミットメントを明示する事と同じ事だと言えるかも知れません。このあたりはまた別の記事で詳しく書くことにします。

とりあえずは、むやみにノートブックの数を増やさないという事が重要だと考えています。
理由は以下の通りです。

  • ノートブックは階層化できないので表示の邪魔
  • 細かく分類することがノートブックの目的ではない
  • 増えすぎると仕分けも、検索も困ることに

どうしても必要になったら増やす、ぐらいの心構えでいた方が混乱の度合いは低くなるように思えます。

タグの階層はできるだけ浅く(3階層まで)

タグは階層化でき、表示も折りたためるのでいくら数が増えてもOKです。むしろメタ情報は多い方が特定の情報にアクセスできる確率は高まります。数を増やすこと自体は問題ないと思いますが、その構造には注意を払った方がよいでしょう。

一番問題なのは、ノートをタグ付けするときにタグが見つからない、という状況を作り出してしまうことです。階層構造を深くすればするほどその可能性が高まります。

具体的なタグ付け方に関してはまた別の回に譲りますが、3階層ならば

  • 第一階層 タグの分類
  • 第二階層 タグの中分類
  • 第三階層 ノートに付けるタグ

という運用でちょうど良いと思います。第一階層のみだとノートブックと同じ問題にぶつかります。その分類に含まれるタグの数が少なければ第二階層でノートに付けるタグを管理してもよいでしょう。

私の場合だと、第二階層までのタグが大半です。第三階層まで使っているのはGTDタグだけです。先ほどのパターンに当てはめると

  • 第一階層 GTD
  • 第二階層 porject,context,responsibilities,role など
  • 第三階層 実際のプロジェクト名やコンテキストなど

となります。第一や第二階層のタグはノートに直接付けることはありません。これはパソコンのフォルダとほぼ同じような感覚です。

ノートの予想使用頻度に応じてアクセシビリティを変える

これは、以前記事でも書きました。よく使うファイルであればあるほど、アクセスにかける手間を減らせるようにしておきます。

  • 毎回使うことが想定されている場合は検索を保存しておく
  • 重要そうなノートはタグ付けをしっかりと
  • 使用目的が明確なものは1ノート+1タグでアクセスできるようにする
  • 使わなそうなノートは全文検索を頼りにする

という感じです。
Evernoteの実践的なノートブックとタグの運用法(上)など参照

タグ付けなどの処理はできるだけ減らす

これは、運用していく上で重要な方針だと思っています。似たことは上ので紹介した記事にも書きましたが、面倒に感じることをルーチンに加えてしまうとそのルーチンそのものをやることが面倒に感じられてしまいがちです。あと、実際に細かく処理している暇があればもっと生産的な事に時間を使いたいという事もあります。

一般論からは外れますが、私は

  • どうやったら手間を最小化しながら機能する整理法を作れるか
  • タグを消す作業を加えないで運用する方法はないか
  • ノートブックの数はどの程度が最適か

という事を条件にしながらEvernoteの運用法を考えています。Evernoteを完璧なアーカイブにする手法を考えても多分現実的にはあまり意味がないと思います。むしろ「いかにすれば続けやすいのか」という事を考慮に入れた運用法を考えないと、Evernoteを使い続けられないのではないかと思います。そして、Evernoteは続けていくことでのみ、その真価を体感できるものです。まずは最初に面倒を感じない方法が必要です。

毎日インボックスを処理する

これも上記に通じるところがあります。GTD式でとりあえずinboxに入れて、分類はその後まとめて行うというスタイルが効率よいとは思うのですが、貯めすぎるとやる気が減退してしまうのも事実です。

そのジレンマを克服するためにはインボックス(デフォルトノート指定しているノート)を毎日処理する事が必要になります。あまりノートを作らないという方でも一週間に一度。頻繁に作る方は一日一回が理想と思います。もちろん現実的や制約はあるでしょうが、「できる限り高頻度」で行った方がよいと思います。

その際の処理というのは、

・タグを付けて
・特定のノートブックに移動

がメインで、それ以外に

・コメントを付け加える
・チェックボックスを加える

という物もあります。この一手間を加えることで後の情報活用に大きな差がでてきます。こういった作業を「情報の下ごしらえ」と呼んでおきます。これは食材を

スーパーで材料を買う→台所→下処理→冷蔵庫or冷凍庫

という流れに乗せるのと同じ事です。特にクリップした情報や自分の断片的なメモには何かしらの手を加えておいた方がよいと思います。

まとめ

駆け足でしたが7つの原則について紹介しました。ポイントは

・Evernoteをどんな風に使うのかイメージする
・ノートの役割は明確に
・手間を最小化することで使い続けやすい環境作り

という事になると思います。Evernoteは使い続けることで価値が出てくるツールです。それは「使う」と「続ける」の二つの要素から成り立っています。情報は使うことで意味が出てくるわけですし、また蓄積することで生まれるエネルギーもあります。「使う」と「続ける」を両立させられるような運用法を見いだせば、Evernoteが「補助脳」として活躍する日も近いことでしょう。

次回はノートブックについてか、Egretlistについての予定です。

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Rashita
物書きをやっております。実用書から小説までなんでもござれのハイブリッド物書きです。 ライフハックや仕事術、知的生産などに興味があります。

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