Evernote企画3rd:第七回:私の「Evernote+Egretlist」スタイル

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Evernote企画3rd:第一回:Evernoteの運用の7原則(上)
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Evernote企画3rd:第三回:ノートブックについての掘り下げ(上)
Evernote企画3rd:コラム:ノートブックについての掘り下げ(番外編)
Evernote企画3rd:第四回:ノートブックについての掘り下げ(下)
Evernote企画3rd:第五回:ここから始める「ノートブック」
Evernote企画3rd:第六回:Egretlistについて

今回は「Evernote」を中心にして「Egretlist」で補佐するようなタスク管理について考えてみたいと思います。前回にも書きましたが、Evernoteは元々タスク管理用に作られたツールではありませんので使い勝手に関してはすばらしいと呼べるものではありません。また高機能でもありません。そのあたりはご了承ください。

Egretlistの簡単な機能説明に関しては前回のエントリーを参照してください。

母艦はEvernote

あえて書くまでもありませんが、基本はEvernote(クライアントソフト)です。Egretlistのカテゴリは

・Next
・Contexts
・Projects
・Responsibilities
・Goals
・Roles
・Someday

の7つですが、よく見ると「inbox」がありません。ここからも、このアプリが「あくまでビュアー」であるという姿勢がみえてきます。

もちろん、タスクの入力やタグ付けもできるので、やろうと思えばかなりの部分をEgretlistでこなすことができます。しばらく実験的に「Egretlist」だけでどこまでやれるかを試しましたが「かなり面倒だった」ということはお伝えしておきましょう。
※inboxはノートブックを使う

というわけで、今回は「母艦Evernote」と「艦載機Egretlist」という構図でのタスク管理にフォーカスをあわせます。

タスクの所在地

Evernoteでのタスク管理を考える上でいくつか乗り越えなければならないハードルがあります。

Egretlistのカテゴリ表示は純粋にチェックボックスとタグだけを条件にサーチするのでそのノートがどこのノートブックにあるかは関係してきません。タスクを含むノートが散らばっていてもOKという事です。この場合想定されるのは

  • タスクだけを集めたノートブックを作る
  • プロジェクトごとのノートブックを作る

という二つの使い方でしょう。どちらでもEgertlistの表示にかわりはありませんが、Evernoteで見たときにどうなるのか、という点は考えておいた方がよいと思います。タスクだけを集めたノートブックの場合、一覧性は高くなりますが構造が見えにくいのと、全体の進捗状況が把握しにくいという問題点があります。逆にプロジェクトごとのノートブックの場合は一覧性が悪くなってしまうのと、ノートブックの数が際限なく増えていく可能性を秘めています。このあたりのバランスをどう取るのかが問題の一点です。

ノートとタスクの関係性

加えて悩ましいのが、ノートとタスクの関係です。つまり、一つのノートに一つのタスク(ワンノート・ワンタスク)なのか、一つのノートに複数のタスク(ワンノート・ワンプロジェクト)なのか、という点です。なにしろ初めから「こう使いなさい」という設計思想があるわけではないので、ここは試行錯誤の分野になってきます。

これもノートブックと同じような問題が潜んでいます。取り回しのしやすさで考えるとワンノート・ワンタスク方式がベストです。一つのタスクごとに細かいタグ付けをすることができます。しかしこの場合ノートブックの中身がごちゃごちゃしてしまうという問題があります。Evernoteは簡単かつ自由にノートの並び順を変えることができません。

もちろん名前順で整列させることはできますが、順番を自分の意図でコントロールするならば、ノートの頭に[000]みたいな番号をいちいち振っていく必要があります。これはやってできなくはない話ですが、タスクの数が多ければ「めんどくさい破綻」することが目に見えています。

これをふまえると「ワンノート・ワンプロジェクト」方式が良さそうです。しかし、一つのプロジェクトには複数のタスクが含まれています。そしてそのタスクごとにコンテキストが異なってきます。それら全てのコンテキストタグを割り当てれば、コンテキストタグの意味合いが消え失せてしまいます。

私の使い方

という前置きを踏まえてもらって、私の現状の「Egretlsit」の使い方を紹介しておきます。
※まだ試行錯誤中なので今後変化する可能性は大です

プロジェクト

まずは、プロジェクト用のタグを作ります。他のタグと見分けが付きやすいように「■」を頭に付けてその後ろにプロジェクト名を入れておきます。例えば「■家計簿リニューアル」というような感じです。

この「プロジェクト」というのは二つ以上のタスクが含まれているもの、ではなく、私が現状、強くコミットメントしている(あるいはする必要のある)プロジェクトのみに限定します。一週間から長くて一ヶ月単位でやる必要のあること、をプロジェクトとして指定します。

タスクの作り方は、一つのプロジェクトの節目ごとにノートを作ります(ワンノート・ワンセッション)。
※この考え方は「マインドハック研究会感想と、私のタスク管理について」(Find the meaning of my life. )を参考にさせていただきました。

規模が小さいタスクならばワンセッションだけで終わることもあります。それぞれのノートにプロジェクトのタグをつけます。ここには「コンテキスト」タグは割り当てません。

コンテキストタグ

コンテキストタグはよく場所とか使うツール(例えばPC,電話などなど)を指定する場合が多いようですが、私は「気分」を指定してあります。例えば以下のようなタグです。

・「書きたい」
・「考えたい」
・「読みたい」
・「気分転換」
・「事務作業」
・「買いたい」

ここに含まれるのは、「重要だけど緊急ではないこと」です。このあたりの運用は「タスク管理」だけではなく、実際の時間の使い方にも関わってくるので書き出すときりがないのですが、簡単に触れておきます。

私は、一日の時間をある程度時間割のように区切って「プロジェクトを進める時間」を確保します。もちろん人間の集中力はそれほど長い時間続かないので、1時間とか2時間までの間です。そしてそのプロジェクトを進める時間と時間の間に「休憩」を入れます。この休憩の時に気分に合わせて「さて、何をしようかな」という感じで上のようなコンテキストから選択します。

このような感じで仕事を進めているので、プロジェクトとコンテキストを使い分けてタスク管理をしています。

ノートブックはタスク専用のものを

「行動」という名前のノートブックをつくって、そこに全てのタスクをいれています。Evernoteでも検索保存しておけばEgretlistと同じようなビューの仕方はできますが、今のところ必要性を感じていないのでつくっていません。朝のうちに大体の進行を決めておくので、それほど頻繁に参照しないというのがその理由でしょう。コンテキストなども大体Egretlistから参照します。

まとめ

今回は現状のEgretlistの使い方を簡単に紹介しました。タスク管理はワークスタイルに依存するので万人にお勧めというわけにはいきません。そもそも使い勝手的に便利というものではないというのは始めに断っておいた通りです。ただ、いろいろ工夫しながら自分なりの方法を構築していくといのはなかなか楽しい、ということは言えると思います。Evernoteのポイントはそれ自体がログとして残る、という点です。一つのプロジェクトのタスクを書いたノートがあれば、将来参照することがあるかもしれません。あるいは、気になったことを書いておけば、フィードバックとしても使えるかもしれません。Evernoteだけのタスク管理でも、Evernoteと他のタスク管理ソフトを組み合わせてのタスク管理でも良いですが、ぜひオリジナルメソッドを組み上げてみて下さい。

というわけで、三回目のEvernote企画はこれにて終了です。長々とお付き合いいただきありがとうございます。

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  1. Evernoteで最近参考になった記事まとめ No2 | goryugo, addicted to Evernote — 2010 年 6 月 17 日 @ 6:16 PM

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