Evernoteの「ノートブック」を仕分け作業

Evernoteのノートブックが50近い数になっていました。「なんでもEvernoteにいれちゃえ」的なノリで運用してきたので、使い方を思いつくたびにノートブックの数が増えてきたという歴史的経緯があります。

しかし、MBAを買った事だし「ちょっとノートブックを整理しようか」という気分になりました。「ノートブック」は折りたためないので数が増える分だけ、「タグ」や「保存された検索」にアクセスする効率は悪くなってしまいます。

またノートブックを作ってみたものの使用頻度が低いもの、他のノートブックと統合しても問題ないものも徐々に目につくようになってきました。その辺もそろそろ整理したいところです。

というわけで、今回はそのノートブックの整理。

整理前のノートブックリスト

notebooklist
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仕分けに至る道

まず、最初にやるべきは「目標数を決めてしまう」ことです。

そもそもが「面倒」な作業なので「なんとなく減らそう」という感じではまったく進みません。
※以前から、減らそう減らそうと思いながらも減らせなかった私が実例です。

今回は、MBAで一覧できる28〜29あたりが目標です。ということは20個程度ノートブックを減らす必要があります。これは行政で進んでいる「仕分け事業」なみの困難さを伴う事が容易に予想されます。

「目標数」を決めた後は、判断基準を作る事が次のステップになります。判断基準がないと「減らせ」なかったり、「不具合」が生じたり、「なかなか決められ」なかったりしてしまいます。

また、今回の仕分け作業が最後の一回という訳でもなく、Evernoteを使い続けていく間は何度かこの作業を行う必要があるでしょう。判断基準をとりあえず作っておけば、その判断基準そのものについて判断することができます。

「こういう方針で減らしたけども、実際はあった方がよかったな」
という感想を抱いたとすれば、次回の仕分けは判断基準そのものを見直せば良いだけです。

整理の基準

今回Evernoteのノートブックを仕分けた基準は「1番じゃなきゃダメですか。2番じゃダメなんでしょうか?」ではなく、次のような基準です。

  • 「そのノートブックに最近ノートは増えているか?」
  • 「そのノートブックから最近ノートを探したか?」
  • 「そのノートブックを他のノートに統合したらどうなるか?」

言い換えると「稼働率・利用率・独自性」が低いノートブックはとりあえず仕分けの対象という事になります。

これに基づいてばっさばっさとノートブックを整理していきました。一応移動の際にはリカバーできるようにノートブックと同じ名前のタグを作っておき、入っていたノート全てにそのタグをつけておきました。
※もともと存在していたタグは流用してあります。

で、できたノートブックリストがこれ。

notebooklist
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なんとか規定数に収まりました。まだもう少し削り込めそうな雰囲気もありますが、とりあえずこれぐらい「スッキリ」すればそれで十分です。

整理統合の実例

例えば、次のようなノートブックの統合が行われました。

引き出し

今まで「下書き」と「新品」という二つのノートブックがありましたが、最近まったく「新品」にノートブックが増えていませんでした。暇なときに書きためておいて、なんて悠長な事を言ってられない状況になってしまいました。

また、どれほど文章としては出来上がっていても使う媒体によって多少手を加える必要があることは確かで、下書きであろうが新品であろうが「未完成」な事に間違いはありません。

そういう「未完成」なものを入れておくのが「引き出し」というノートブックです。ここが豊かだと、仕事的なバッファーが出来ているという事なのですがなかなか難しいのが現状です。

見返しノート

以前は、複数の「復習のためのノート」がありました。「復習ノート」「暇なときにでも」「読み返そう」という3つのノート。しかし「暇なときっていつやねん!」という個人的突っ込みが入るぐらい、「暇なときにでも」ノートブックは見返さなかったので思い切って廃止しました。

ここは、「あとでもう一度読み返したい記事」とか「記憶を強化させるために一度調べたもの」とかが集まっています。印象深い記事を読み返す際に、一週間前に調べた英単語が目に入る、というぐらいのカオスっぷりでよいかな、と考えています。

このノートブックは基本的に検索でひっぱるのではなく、「パラパラ眺める」ためのノートブックです。

名言・引用

以前のバージョンでは「自分名言」というとても恥ずかしい名前のノートブックがありました。毎日Twitterでつぶやいている「今日の一言」のログを取ったものです。「自分の言葉」と「偉人の名言」は分けたかったのでノートブックを別にしたというのがスタートです。

当初は、とりあえず思いついたものを「自分名言」に入れておきました。そして、つぶやいたものは「今日の一言」というタグをつける、つまり使用済みの印がタグというわけです。

しかしながら、長期的な運用を続ける中で、「その日の言葉はその日に考える」という習慣ができました。すると別段ストックを入れておく場所は必要ありません。どうしても必要ならば「inbox」に入れたままにしておくか「Temp.ref」という一時参照用ノートブックに入れておけば問題ありません。

ログ取りは週次レビューの際に自分の一週間分のつぶやきを見直して、「今日の一言」だけを「kwout」でキャプチャーします。これは日曜日の更新に使うためのものですが、キャプチャーした画像をEvernoteにも送っておくことでログ取りが実行できます。

あとはまとめて(複数のノートを選択して)、「今日の一言」タグをつけて、「名言・引用」ノートブックに入れる。こういう運用法になっています。特に面倒とは感じていないので継続に問題はないでしょう。

最後に

というわけで、すこしだけノートブックの仕分け状況について書いてみました。これ以外にも整理統合されたものはあるのですが、あんまり書いていると長くなりすぎるのでやめておきます。

皆さんもノートブックの数が増えてきたなと感じたら、自分の使用状況を振り返ってみて「仕分け」作業を行ってみるのがよいと思います。常にその時の自分の使い方に最適化していくこと。それも「整理のための整理」ではなく、あくまで自分自身の使いやすいようにカスタマイズしていくこと。これは結構重要な事ではないかなと思います。

編集後記:
そういえば、いろいろなログを取っていますが今の今まで「Evernoteのノートブックやタグ」についてのログは取ってないという事を発見しました。何の役に立つかは分かりませんが、ノートブックのリストは定期的に画面キャプチャーでもしてログを取っておきたいなと考えております。

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Rashita
物書きをやっております。実用書から小説までなんでもござれのハイブリッド物書きです。 ライフハックや仕事術、知的生産などに興味があります。

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