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書評 仕事脳を強化する記憶HACKS(佐々木正悟)

仕事脳を強化する記憶HACKS(ハック) ~ITツールを駆使して”第2の脳”を使いこなせ! (デジタル仕事術シリーズ)
仕事脳を強化する記憶HACKS(ハック) ~ITツールを駆使して”第2の脳”を使いこなせ! (デジタル仕事術シリーズ)
技術評論社 2009-08-07
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star最近のライフハック関係ではピカイチ

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サブタイトルは「ITツールを駆使して”第2の脳”を使いこなせ!」

脳という言葉が入っているが、最近の「脳」ブームに乗っかった脳力を鍛える、という類の本ではない。
むしろ、脳の作業をいかに減らしながら情報整理を行うか、など、いかにもハックらしい発想の本である。

本の構成としては、タスク管理、スケジューリング、実現力、学習効果、・・などについてのITツールの紹介。ほぼウェブベースのサービスであり、iPhoneユーザーは著者が共著である「iPhone情報整理術」もあわせて読みたい。

メタ記憶

ITツールを駆使して第二の脳を使いこなすキーポイントはメタ記憶。

「メタ記憶」とは「記憶の記憶」のこと。何を覚えていたか、覚えた内容をいつ、どこで思い出すかなど、記憶に関する記憶のことを「メタ記憶」というわけです。p20より

情報そのものを記憶するのではなく、その情報がどこにあったのか、だけを記憶すれば脳への負荷は大幅に減少する。あとはメタ記憶からインデックスをたどりもともとの情報へとたどり着く。
こういったシステムが機能していれば、まさにITツールを第二の脳として使いこなすことができる。

一つ一つのツールの紹介はそれほど深いモノではない。これは、いくつかの仕事環境に合わせてツールをフォローしているのでやむないところである。

ツールごとにそのツールを使うことのメリット、どのようなワークスタイルにおいて有効に使えるか、が書かれているので、まずとっかかりを探したい人には、あれやこれやと試す手間は省けることだろう。

記憶力とは?

記憶力が良い人、というのは大抵物覚えがよく大量に脳に記憶をため込んでいる人、ではない。きちんと分類された本棚のようにどこに何があるかが整理され、必要なときに必要な情報を出せる人のことである。大抵の人はものを大量に詰め込みすぎて、どこに何があったかが出せない状況を「忘れた」と表現しているにすぎない。

名探偵シャーロック・ホームズは「緋色の研究」の中で頭脳の使い方についてこう語っている。

「人間の頭脳というものは、もともと小さな空っぽの屋根裏部屋のようなもので、そこに自分の勝手にえらんだ家具を入れとくべきなんだ。ところが愚かなものは、手あたりしだいにこれへいろんながらくたまでしまいこむものだから、役にたつ肝心な知識はみんなはみだしてしまうか、はみださないまでもほかのものとごた混ぜになって、いざというときにちょっととりだしにくくなってしまう。」 「緋色の研究」p23

ホームズの辛辣な考察である。彼はその後に続ける。

「そこへゆくと熟練した職人は、自分の頭脳部屋へしまいこむ品物については、非常に注意をはらう。仕事をするに役だつもののほかは、決して手を出さず、といってその種類は非常に多いのだが、これらを彼はきわめて順序よく、きちんと整理しておく。」「緋色の研究」p23

現在コンピューターの大幅な発達、普及により我々の記憶の容量は大幅に増えた。しかし、これらもうまく使わないと、「がらくた部屋」になってしまう。
我々は、熟練した職人のように、ITも使いこなしていく必要がある。

そのためのヒントが、本書において見つかるかも知れない。

参考文献

iPhone情報整理術 ~あなたを情報’’強者’’に変える57の活用法!(デジタル仕事術シリーズ)
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秋の読書週間企画については以下エントリー
「読書週間」に読書をして書評を書こう!企画概要

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書評 知的生産のためのすごい!仕事術(晴山陽一)

知的生産のためのすごい!仕事術 (青春新書インテリジェンス)
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著者の晴山陽一氏は英語学習関係の本を70冊以上も書いておられる方である。ここ数年では毎年10冊ペースで新書を書いているというその精力的な活動には目を見張る。

本書p6ページで著者は強く強調している

Be original!

と。人のまねはするな!独創的たれ!という教訓は著者のモットーでもあるらしい。そのような著者がいかにインプットやアウトプットを行っているのか。仕事の管理を行っているのかを解説している。

ただ、体系的に技術がまとめられている、というよりは仕事に関するエッセイをまとめたもの、という雰囲気が強い。最近のハック系のよく練られた構想を意識して読むと読みづらいだろう。

おもしろいのは、著者がいかに計画をコントロールしているか、というところだ。p59より引用する。

私は一切手帳は使っていない。カレンダーにもほとんど書き込みはない。自分でも複雑な予定をどうやってこなしているのか、不思議になる時がある。

著者自身がうまく理解していないのだから、これを読んだ読者が「手帳フリー」の状態にたどり着けるはずはない。
しかしながら、世の中にはそれでも仕事をきちんとこなしている人がいるのを知る事ができるのは「手帳」について考える上で重要なポイントになるのだろう。

ちなみに、著者は手帳なのでデットラインを管理するよりは、スタートラインを重視しているようだ。しかしそれがどのような仕事術なのかは具体的ではない。

印象的だったのはデットラインに縛られた人を予定通りの行動しかできない人だと言った上での次の発言だ(p60)

本来は、予定自体をクリエートしていかなくてはならないのだ。

手帳は時間を管理するよりも、自分の予定を作り出すためにある、というのは私自身も賛成できる考えだ。最低限必要な予定は押さえておいて、残りの部分をいかに使うかがクリエイティブな時間の使い方、ということになる。

それを意識すれば自ずと手帳の使い方や時間の使い方が変わってくるのではないだろうか。

こういった仕事の進め方以外にも、脳の状態にあわせて仕事をする、とか読書法などが解説されている。
が、構成的にHowTo本ではないので、読んでそのまますぐ使える、というようなものではない。
著者の仕事に対する観点、哲学から自分に得るものを抽出する作業が必要なのは、読む前から意識する必要がある。

GTDやらライフハック系の仕事術に飽きてきたならばこういった別の視点から仕事術について考えてみるのも面白いのではないだろうか。

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プレジデント11月号「年収2000万円の手帳術」 雑感

11月号の「プレジデント」の特集記事は「年収2000万円の手帳術」。年収2000万円にはあまり興味はありませんが、どういった視点で視点を使っているのか、というのは興味があったのでとりあえず購入して読んでみた。

大手企業の社長や最前線で活躍するビジネスパーソンの手帳の使い方・手帳感などが一番興味深く読めた。
その中で「手帳」にそれほど重きを置いていない方がいる、というのが印象に残った。

当然社長の立場の方には秘書がおられるので、スケジュール管理について強く悩む必要もないのだろう。書類管理についても同様かも知れない。当然メモさえあればよい、という結論に達してもおかしくはない。
マクドナルドの原田社長にいたっては重要な事は記憶するのでメモも必要としていないと語られている。
私のような記憶力の不確かな人間にとってはあこがれすら感じられる潔さである。

ただ、これらの手法が普通のビジネスパーソンにそのまま適用できる率は低い。

もう一つの記事ではビジネスパーソンが「どのような手帳」を「どのような工夫で使って」おられるかの実例が紹介されていた。
比較的複数の手帳を使い分けている方が多く見受けられた。手帳、ノート、メモだ。
(物としての手帳主体の企画なのでIT機器との連携については軽いフォローがあった程度であり、その辺に興味津々な方はかなり物足りないだろう。)

特にメモA7を使いノートはA5という方は、共通してA7で捕まえたアイデアをその後時間を取ってA5のノートに転記し、アイデアを膨らませたり整理したりしていた。
メモ、ノートの使い方としては一般化できる手法なのだろう。

驚くような発見ではないが
「手帳が仕事を作るのではなく、仕事の形に応じた手帳の使い方をしておられる」
ということを強く感じた。必要に応じて生み出された物、それがビジネスパーソン手帳法と言えるだろう。

それを踏まえて考えれば、適切な手帳の使い方は社会人一年生にはまったく構築できないもの、と言っても良いかもしれない。必要なのは手帳に関するノウハウ、ではなく仕事に関する知識なのだ。

また新人だけでなく、新しい立場にたった(転職、昇進など)ビジネスパーソンも自分の手帳法に関して改善する事が必要になってくるだろう。そういった意味である意味終わりはないのかもしれない。

ドラッカーはこう言っている。
「情報型組織に属する者は、例外なく、自分の担当している仕事において価値ある貢献をするためには、自分がどのような情報を必要とするかということについて、絶えず考え抜かなければならない。」

参考情報
年収2000万の手帳術

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手帳機能の分析とその傾向、そして来年の私のベーシックスタイル

ほぼ日手帳カズンが届いて以来、私の目下の興味は「手帳・メモ・ノートの使い方」に集中している。

とりあえず、手帳にはどのような機能が必要か、という基本的な所を抑えておくことにする。

手帳に求められる機能とは?

野口悠紀雄氏によれば手帳の主要な構成要素は以下の3つ
(1)スケジュール表
(2)メモノート
(3)To-Doリスト
(「超」手帳法より)

(1)に関しては、予定備忘録、仕事の計画、記録帳の機能に細分化され、(2)に関してはデータ記録、アイデア記録の二つに細分化される。

機能だけ取り出してみると、すでにアナログ、デジタルを問わずその機能を実装することができるのが現代だ。
元来起動時間がネックであったデジタル機器だが、iPhoneなどのスマートフォンの登場によりその辺りの使い勝手は飛躍的に改善されている。
(もちろんバッテリー、機械故障、電波不通などの不安要素はいつまでも消えない)

デジタルの場合

今のところ(1)~(3)までをまるっとこなすデジタルツールはない。一つのツールに付加的に他の機能が付いている場合はあるが、それ専門のツールに比べると力不足感はどうしても出てきてしまう。それでも問題ないという人ならば一つのツールに特化するだけでやっていくことができるだろうが、たいていの人が一つの機能に一つ(あるいはそれ以上)のツールを使っている、というのが現状ではないだろうか。

今回はデジタルツールに関しての考察ではないので、これ以上は詳しくは見ないが既存からあるすばらしいツールと今後開発されるであろう新しいツールの可能性を考えればこの分野は入り込むとなかなか抜け出られなくなる可能性が高いことだけは指摘しておく。

※単一ではないがグーグルにアカウントを作ると(1)~(3)の機能はほぼこなせるツールを提供してもらえる。ついでにメアドとRSSリーダーなんかも使えるので便利かつお得である。

ではアナログは?

ではアナログ手帳ではどうだろうか。
まず(1)~(3)までの全ての機能は大抵の手帳に付いてる。しかし大抵付いているからと言ってそれら全て使いやすいかというと当然そうではない。

普通に売られているビジネス手帳は大抵(1)の機能がメインで(2)(3)に関しては省略してあるか、それとも限りなくおまけ的要素として付いている。しかし白紙のページがあればこれらの用途はこなすことができる。(That’s Power Of BlankPage!)

普通でない手帳ならばどうだろうか。
固有名詞となっている手帳にはさまざまなバリエーションでこれらの機能を付け加えているものがある。
とりあえず上げ出せばきりがないが、有名どころでは

・ほぼ日手帳
・フランクリン・プランナー
・「超」整理手帳

などがある。私自身はほぼ日手帳から浮気をしたことがないので、他の手帳の実際の使い心地について語る術を持たない。
(「超」整理手帳については野口氏の著書で洗脳されているので主だったシステムは理解しているが)

と一応断っておいてその手帳使用経験から実感したことは
綴じ手帳1冊で(1)~(3)までの機能を実装するのは無理ではないにしろかなり大変
ということだ。

ある程度の予定があり、ある程度のタスクがあり、ある程度の書くことがある立場にいる場合、全ての要素を手帳に書き込むには相当の小さい字で書く努力が必要である。あるいは全て書き込めるような大きな手帳を使うことになる。

小さな字で書いて後で読み返せないとなれば本末転倒だし、携帯してこその手帳ということを考えれば大きなサイズの手帳はかなり不便だ。
(A4以上の物は携帯をあきらめざる得ない場面が発生する可能性がある)

一年一冊手帳問題

バインダー式のフランクリン・プランナーは一応一冊で機能する。「超」整理手帳に関しても変則的なリフィル方式だ。これらは問題ない。容量を追加できるし、また不要な物は別のバインダーに閉じておくことができる。

しかし1年分が一冊になった手帳だと書き込むスペースが無くなったら(2)、(3)の機能をこなせなくなる。これを一年一冊手帳問題と名付けよう。(「超」シリーズみたいな書き方だ)

この問題を解決(あるいは回避)するために二つの方法がある。
一つは
(甲)手帳+ノート方式をとること
もう一つは
(乙)そもそも手帳を使わずノートだけで管理すること

まず並べた順番とは逆に(乙)の方から見ていく。

ノートだけで管理する

先ほども述べたが、無地の紙(罫線ありでも、方眼ありでもよいが)があれば(2)(3)の機能はこなせる。であれば、(1)を手帳に頼らず管理することができればそもそも手帳が必要ない、という結論だ。これは一年一冊手帳問題を解決した、というよりも回避した方法である。

具体的な方法だと、
・カレンダーに予定を書き込みそれを持ち運ぶ
・スケジュールを書き込むシートを作り、それをノートに貼る
・スケジュールノートを使う(キャンパスダイアリーやモレスキンスケジュールなど)
などがある。

スケジュールノートはカレンダーが印刷されたノートで、一見するとノート、中を見ると手帳といった雰囲気を醸し出す不思議なノートである。
これも手帳の一種と言えなくはないが、例えば小さな1年分の卓上カレンダーを持ち歩いて「これは手帳だ」と言えないようにこれも手帳とは言い難い。

通常の手帳がかなり(1)のカレンダー・スケジュール機能に重点を置いて作られているので、こういったスケジュールノートも手帳に分類したくなってしまいがちだ。しかしながら単一の機能に絞り込んでいる時点で複数の機能を前提としている手帳とはあくまで別物扱いした方がよいだろう。

これらの方法については「情報は1冊のノートにまとめなさい」や「『結果を出す人』はノートに何を書いているのか」に詳しい。

私自身は「手帳使いたい派」なのでこの回避策はとらないことになる。

手帳+ノート

で戻って(甲)の手帳+ノート方式について。
一応使い分けの可能性としていろいろな組み合わせが考えられるが大抵の手帳は(1)の機能はずっしりと付いているのでそこは固定化すると

システムA:手帳(1)・ノート(2)(3)__補佐ノート
システムB:手帳(1)(2)・ノート(3)__ToDo別離
システムC:手帳(1)(3)・ノート(2)__メモノート別離
システムD:手帳(1)・ノート(2)・ノート(3)__スタンドアロンコンプレックス

の4通りのバリエーションが考えられると思う。

では(2)と(3)についてもう少し見ていくとする。

(2)メモノート
普通の手帳で一番なにが問題になるかというとメモを書くスペースが足りなくなる、ということだろう。
ユビキタスキャプチャを心がけている人にとって普通の手帳のスペースでは間に合わない。
一年間手帳を付けてみたけどもスペースが余って困った、という方はメモノートについては一冊の手帳で事足りるだろう。
要するに問題は分量ということ。

(3)To-Doリス
To-Doリストに関しても分量が問題になる人はいる。しかし手帳に書ききれない位のTo-Doを抱え込んでいる人は仕事のシステムそのものを見直した方が良いかも知れない。
(GTDを実践しているならばNext-actionリストは当然必要になってくる)

基本的に手帳でTo-Doリストを管理する場合「目に触れる可能性」についての問題が重要だ。

月間のページにTo-Doを書く。そして日々そのTo-Doは無視され続ける。
どこかのページに書かれたタスクは、手帳のページが進めば目に触れられなくなる可能性が出てくる。これを「タスク忘れられ症候群」と名付ける。(「超」シリーズ・・・以下略)

その日終わる分のタスクがその日からしか出てこないといった仕事に就いている人ならば手帳のページでTo-Doを管理しても問題ないだろうし、そもそもTo-Doリスト自体が必要でないかもしれない。

しかしプロジェクトに含まれるタスクは起点日が同じでも実行される日付はまちまちだったりする。タスクが発生してもそれを実行するタイミングは不明、といったこともある。
そういったときに「タスク忘れられ症候群」が発生してしまう。

※この症候群は付箋などである程度防ぐことはできる

さて、これらを踏まえた上でバリエーションについて考えてみる。

どんな仕事が適しているか

スクロールを上に戻すのが面倒だと思うのでもう一度先ほどのバリエーションをコピペしておく。

システムA:手帳(1)・ノート(2)(3)__補佐ノート
システムB:手帳(1)(2)・ノート(3)__ToDo別離
システムC:手帳(1)(3)・ノート(2)__メモノート別離
システムD:手帳(1)・ノート(2)・ノート(3)__スタンドアロンコンプレックス

仕事全体量が少ない人、手帳をそれほど頻繁に使わない人は全て手帳でいくかシステムBが良いだろう。
To-Doリストだけ別に管理しておく方式で問題ないはずだ。

タスクはそれほど無いが、とりあえずメモすることが多い人は当然システムC(ノート別離)が良い。

発生するタスクは大抵プロジェクトに起因するものが多い、という人はシステムA(補佐ノート)があっていると思う。補佐ノートはこの場合プロジェクトノートになるだろう。

で残るはシステムDだ。タスクも大量に発生し、しかもメモすることが多く、それぞれが関連付いていない、という仕事にいる人。一体どんな仕事なんだ、という気がしないでもないが、最近のホワイトカラーはこのような状態に陥っている人が多いのだろうと思う。

それは手帳の使い方以前の仕事の管理の仕方にどこか問題があるような気がしないではないが趣旨とは外れるのでスルーしておく。

で、私のほぼ日手帳

さて、分類分けをしたところで自分はどうするかという一応の結論を出しておく事にする。
いろいろ悩んでいたが、こうやって分類するとシステムCが適していると思えてきた。

自分でこなすタスクはそれほど多くはない。一応RTMを使ってはいるが、入力の手間が簡単、というだけで全体のタスク管理だけで言えば手書きでも十分管理できる程度のものだ。

ただし、メモ書きは多い。こうやって仕事以外での考え事や思考などに使っている時間や労力は結構多い。
もともとブログとは関係なく物を書くことが好きなのでその断片的な材料集めはいつでも行っている。今年はカズンにしたとはいえ、それでもスペース的に余裕があるとは言い難い状況だ。

と言うわけで来年のベーシックスタイルは

ほぼ日手帳2010カズン + アイデアノート

という方向性に決定。しかしながらじゃあアイデアノートには何を使うのだというまた新しく楽しい問題が残っているわけだが、今日の所はこれまで。

参考資料
書籍

「超」手帳法 (「超」整理手帳シリーズ)
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講談社 2006-10-03
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star冒頭の文章の割には・・・
star悪くはないですが
star内容は殆ど同じだが、1つ位はためになる。

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情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」 (Nanaブックス)
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starいいねぇ、何でも1箇所に吐き出して、頭を空っぽにする、それがいい!
starいろんな事に関心がある人には良い
starこのやり方も、負担は大きいと思う

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「結果を出す人」はノートに何を書いているのか (Nanaブックス)
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おすすめ平均 star
star3冊ノート術
star内勤向け
starうーん、自分同様ですが、文房具マニアの域を抜けていませんね。

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ウェブサイト
フランクリン・プランナーオフィシャルサイト
http://www.franklincovey.co.jp/products/

ほぼ日手帳2010
http://www.1101.com/store/techo/

「超」整理手帳オフィシャルサイト
http://moura.jp/lifeculture/datebook/

remember the milk
http://www.rememberthemilk.com/

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いかにして「知識のデパート」から脱出するか

ビジネス本を読む目的は、知識を得ることでもあるし、ある種の気づきを得ることかも知れない。著者の思考スタイル・哲学を追いかけるためかもしれない。

ただ、ビジネス本を読む上ではどうしても「実践」が必要になってくる。趣味で読む場合でなければ、現状からの何からの変化を期待してそういったビジネス本を読むのだろう。それは問題点をカイゼンすることかも知れないし、組織をもう一段上の段階に押し上げたいのかも知れない。あるいは自分の仕事周りの環境を効率よい物にかえたい、ということかもしれない。
そして、そのような効果を上げるためには、当然「実践」する必要がある。

「読んで,実行する」というのはある種の読者にとっては高いハードルだが、私は最近これを読者の姿勢だけではなく、ビジネス本の書き方で改善できるのではないかと思っている、しかし今回はとりあえず読む人の姿勢中心で少し考えてみたい。

知識のデパート

「小宮一慶の実践!ビジネス思考力」という本に「知識のデパート」という表現がでてくる。
最近のビジネスマンが読む本を指して

そのような本の中には、「知識のデパート」にすぎないものが少なくありません。

と酷評に近い表現をしている。

たしかにさまざまな知識が切り取られ、目を引く言葉、インパクトのあるタイトルを付け一冊のビジネス本として書店に並べられている様子は、綺麗な商品がきらびやかな装飾とともに売り場に陳列されているデパートの売り場を想像できなくもない。

そして読者は売り場から売り場と渡り歩き、そこに並べられている商品に感動し、酔いしれる。その商品を自分が持ってどう使うか、ということはあまり考えない。マネキンが来ている洋服はあまりにも立派で見栄えがするので、自分が着たらどうなるかということは想像することすらしない。

しかし店員はかならずこういうのだ
良くお似合いですよ
と。

さきの本の中で、著者は「知識」そのものも必要だが、最終的にそれを使うことが大切で、そのためには思考力が必要になると述べている。確かに知識ばかりを持って成果を出せないビジネスマンの将来は暗いだろう。

鍛えるべき3つの能力

私が考える上でビジネスで成果を出すためには3つの物が必要だと思う。

それは

  • 基本的な知識
  • 応用するための思考力
  • 実行する力(意欲)

の3つである。

○基本的な知識
無から有を生み出すことはできない。
持っているだけでは何の差別化もできないが、ないと舞台にすら立てないという知識。専門的な知識も分解してみれば基本的な知識を土台に発展させたものであることが多い。それはつまり基本的な知識に思考力を使って磨きをかけたもの、ということだ。それが専門的な知識になる。

○応用するための思考力
基本的な知識がある前提で、それを発展し、応用していく力。これは知識によってある程度得られる能力でもあるが、意識的な本を読み方をしないとまず得られない。読書以外では他人との対話でも鍛えられる事が多い。会話ではなく対話である。(意識的な読書も一種の対話と言える)

思考というのは考え方の道筋である。それは一度道筋を付ければ次回からは歩きやすいように、一度得れば非常に有用に使えるようになる。

完成されたフレームワークはすでに知識であるが、それをどの場面で使っていくか、というのは経験から得られる思考力だ。
思考力にも分析力や提案力までさまざまな段階がある。本来は知識の増加とともにこの思考力が増えていくのが望ましいのだろう。

HowTo本の問題として指摘されるのは、応用された知識ばかりを吸収して、基本的な知識ばかりでなく、それを応用する思考力も鍛えられない、という点についてだろう。ただしHowTo本も意識を変えて読めばそれなりの成果を得ることができると私は思っている。
HowTo本はいかに読むべきか?)参照

○実行する力(意欲

あなたの脳の中がいかに磨き上げ整えられた台所になっていてもそこに料理人がいなければ、テーブルの上に料理が出てくることはない。

最終的には実行しなければいけない。実行力はかなりの部分意欲と結びついている。もちろん効率性を上げて実行力のなさ(やる気の低い部分)を補うことはできる。しかしやる気がゼロならば成果もまたゼロだ。

実行力に関しても、知識と思考力で補えるのが最近のライフハックである。人間の心理の動き、思考の癖を把握してなるべくやる気が起こるように環境を整えることはできる。
ただし、その環境を整える行為もまた実行される必要がある。どこかで素の実行力を発揮する必要がある。

○相互関係
よく見ていくと、これら3つは互いに関連している。
知識は応用しないと使い物にならないし、思考力は知識がないと働かない。それぞれを有効活用するのは実行力であるが、これもまた知識とその応用によって促進することもできる。
これは良い循環機能が生まれればどんどん促進していけるとも捉えられるし、どこか一つが機能しないと徐々に破綻していく、とも考えられる。

いかにして「知識のデパート」から脱出するか?

タイトルの問いに答えるならば、実は非常に簡単な答えが出てくる。
行動を起こす

知識があって、行動に起こしたい場合、間の思考力がどうしても必要になってくる。本に書いてある知識→行動にはまず繋がらない。書いてある事は読者にとっての現実とはほど遠いものであることがほとんどだ。
しかし、切に行動を起こしたいと思っているならば、「必要は発明の母」的に自ずと思考力が働き出すだろう。その時点での思考力では実施するに足りる応用ができないかもしれない。しかし思考する中で足りない部分というのが必然的に見えてくるようになる。そこからが本当のスタートだと言える。

そうして行動を起こすことで、知識のデパートのウィンドショッピングからようやく脱出することができる。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

とまあ書いておいてなんだが、この単純な解決こそがもっとも難しいのだ。
知識→思考力→実行→のサイクルができていなければ、実行を起こすことこそ最大の難関なのだ。

私がここで「行動を起こせば何もかもが好転します」などと書いたところで、それすらも一つの知識であり、デパートの売り場を眺めているだけの人に影響を与えることはできない。

「健康、経済、男女関係や人間関係で破綻的なことを経験しなければ人は変われない」というのは「ユダヤ人大富豪の教えⅡ」に出てくる言葉だが、これは価値観のパラダイムシフトが無ければ行動は変わらない、ということだ。

簡単な解決がそこにあるのに、決して手を伸ばそうとしない姿勢を改める簡単な解決がそこにあるのに、決して手を伸ばそうとしない・・・
このループは簡単には崩せない。

もしビジネス本の著者が本当に読者の行動を変えたいと思っているならば、適切なアプローチが存在するのではないかと私は考えている。それについてはまた次回か近いうちに書くことにする。

参考資料

小宮一慶の実践! ビジネス思考力
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取りかかりにくいタスクを実行するための方法

タスクといってもさまざまな種類がありますが、やる必要を感じていても抵抗感が強くて取りかかりにくいタスクというのは一日のうちでも一つか二つはあったりするもの。それにどのように対処すべきなのでしょうか。

○実を言うと

実は一番簡単にタスクを実行するためには「気負わない」というのが一番です。タスクを見て「さあやる気を出そう」と思う時点でそのタスクは自ら障害が高いと認識しているも同じ。本来ならばどのようなタスクに対しても気楽に始めるのが一番なのです。しかし、それが出来ないからこと処理が後回しになるタスクがでてくるわけです。
ただこの「気負わないのが一番」というのは結構重要なポイントになります。

なぜ気負わなければスムーズに始められ、実行できるのかというと、自分自身がそのタスクに対して
「簡単にできる」「一度やったことがある(やり方がわかっている)」「それほど時間がかからない」
という認識を持っているからです。これらのうちのいくつかあるいは一つでも持っていればタスクに対する抵抗感というのはかなり和らぐはずです。

日常生活で繰り返していることは、それを実行に移すための気力はどんどん低くなっていきます。抵抗感が無くなり何も考えずに行動に移すことができます。あなたがトイレに行くときに、イチイチ道順を考えてドアの開け方を考えて・・・なんてことは考えません。
でも見知らぬ場所でトイレの場所も分からず、その仕組みも文化的な違いから全く分かっていなかったとしたらよほど生理的に緊急事態でもない限りはトイレに行くという行動に対して抵抗感が生まれるはずです。

と言うことを踏まえて、実際に抵抗感のあるタスクに出会った時にどうすべきなのか見ていきます。

○極論すると2つ

さまざまな方法論があると思いますが、原則で言うと2つ

・タスクを細分化すること
これは非常に重要です。実際に行動に移せるレベルまでタスクを細分化することのメリットは、一つ一つの動作自体の難易度が下がり、一度経験したタスクと同じタスクが発生する確率があがり、所要時間が短くなること。
これは先ほど述べた3つの理由にぴたり当てはまります。

そして細分化したタスクで処理出来たものが増えてくれば全体のタスクをこなせる自信もわいてきます。こうなればあなたのいくつかの小さな「実績」があなた自身の背中を押してくれるでしょう。

・実際にタスクを処理している自分をイメージすること
自分がどのようにその作業をこなしているのか、そしてそれを上手くこなせたらどのような感情を得ることができるのか、ほんの少しの時間でも考えてみることです。上手くイメージできればタスクを消化したもほぼ同然です。
朝仕事を始める前に、困難さを感じているタスクに対して実行してみるとよいと思います。

スポーツ選手などはイメージトレーニングにかなりの時間を使うようですが、ビジネスマンだってそれを使わない手はありません。
机の前で資料をまとめている姿でも、PCの前でキーボードをぽちぽち叩いている姿でもなんでも結構です。
そのとき想像する自分はいやいや仕事をし全くはかどっていない姿、ではなく意欲を持って仕事に取り組みフロー状態で集中しながら仕事を片付けている姿を想像してください。

もちろん実際にそれをどのように行うのか、という内容まで突っ込んでイメージできれば完璧ですが、やっている姿をイメージするだけでかなりタスクに取りかかりやすくなります。

人間のやる気は「やりたくない」という気持ちと「できるかどうかわからない」という気持ちによってどんどんすり減っていきます。しかしながら仕事の上ではあなたのやる気に関係なくやるべき仕事というのは発生してしまうもの。であれば、イメージにやる気を持って先行してもらい、ゴールでの経験も先取りして、現実の私たちはその後ろから付いていくというスタイルでタスクをこなしていけば抵抗の風を幾分か和らげることができます。
うまくイメージできればフォローの風が吹いてくることもあるでしょう。

○まとめ

タスクを細分化することはよく言われています。二つ目に述べたイメージすることはやや抽象的ですが現実的な力を持っています。これはシンプルなタスクだけではなく、何か習慣を会得する時にも使えます。
ジョギングするときには、実際に朝起きて走っている自分の姿をイメージする。禁煙ならばタバコを吸っていない自分、ではなくタバコを吸おうとして我慢する自分の姿を。ダイエットでもケーキ屋の前をなんなく通り過ぎる自分の姿を想像することで現実の自分の行動に助力を与えることができます。
逆に何か欲しい物を自分が持っている姿を一度でも明確に想像してしまうとそれを買いたい欲求を抑えるのは相当難しくなってきます。

イメージの力は強力ですが、それを上手く使って困難なタスクに立ち向かってみてください。

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GTDを始める前に知っておくべき4つの事

Lifehacking.jpの「自分の仕事は GTD に向かない」と嘆く前にというエントリを読んでいろいろ思うところがあったので、自分の考えをまとめる意味でも記事を書いてみます。

私たちがGTDというシステムを使い始める前に心に刻んでおくことが4つあると思います。それは

  1. GTDは「原則」であり、仕事の種類に限定されるものではない
  2. GTDを扱うツールに「万能」「万人向け」なものはない
  3. レビューを維持し続けることで、初めてGTDの真の効果が分かる
  4. GTDを効果的に運用するためには自分の「仕事」について把握しておく必要がある

GTDは「原理」であり、仕事の種類に限定されるものではない

これはまさに最初に紹介したエントリで解説されています。 記事から引用させてもらえば

GTD の原理とは、こうした「変えたい」と思っていることすべてをキャプチャーして、必要なコンテキストでそのタスクと向き合えるようにするということに他なりません。

実はこの部分は、ビジネスマンでも、研究者でも、お医者さんでも、主婦でも、スポーツマンでもかわりません。「原理」の部分は修正の必要がないのです

ということです。これはあとで述べる4番目の項目にも繋がってくる視点です。

GTDを扱うツールに「万能」「万人向け」なものはない

GTDがシステムの原理であるならば、それを扱うツールに「万人受け」なものが無いのは当然のこと。仕事の形に合わせて適切なものが変わってきます。

個人的にはさまざまなツールを試すよりも、一番最初にピンときたものを使い続けた方がよいと思います。

レビューを維持し続けることで、初めてGTDの真の効果が分かる

週次レビューこそGTDの難関であり、それであるが故にこれこそGTDにおいて最も重要なものであります。

週次レビューのメリットについては以前エントリ(週次レビューを続けることで得られる3つのメリット)しているので重ねては書きませんが、一つたとえを出しておけば「船」のたとえがあります。

船出の瞬間、船長は地図で現在地を確認し、コンパスで方角を確かめます。 一度港を出発した船が、最初に確認したからもういいやと思って現在地も、自分が進んできた航路も、これから進もうとする方角も確認しなければどうなるでしょうか。

一日の時間の過ごし方、一週間の時間の過ごし方。 我々は意識的に生きているように見えて、かなり「波」によってその針路は揺れ動いてしまいがちです。 それを一定のペースで確認していけるシステム、それがGTDです。 現在地と方角さえ確信が持てれば船長は身近に迫る危険や船内の様子に気を配ることができるでしょう。そしてそれこそがGTDがもたらしてくれるものであります。

GTDを効果的に運用するためには自分の「仕事」について把握しておく必要がある

ある程度試行錯誤していく中で気がついたのがこれです。 私は今までGTDを紙ベース、ウェブサービスベース、紙ベース、ウェブサービスベースとアナログとデジタルを交互にツールを変えて実施してきました。

その時々でGTDが持つ力というのは実感できていたのですが、どうしても「しっくり感」が得られなかったので、ある程度の期間を試した後有名なアプリやあるいは紙ベースのツールを試してきました。

そこでまず気がついたの 「ツールそのものは全く重要ではない」 ということ。デジタルだろうがアナログだろうが信頼できるシステムに覚えておかなければならないと感じている物を丸投げできる感覚は維持できました。

そして、それとともにしっくりこない原因が 「私自身が自分の仕事周りの情報に関して完全には把握できていない」 ということにも気がつきました。

私の周りに発生してくる「情報」の扱いに関して私自身が「どうすればよいのか」「どう使うのか」ということを把握し切れていなかった状態では、いくら高価なツールを導入したところでしっくり感を得られるはずもありません。

私が考えるべきはどのようなツールを使うかではなくいかにGTDのシステムを私の日常に落とし込むかでした。そして日常に落とし込むためにはどのような機能が必要かというシステム要件を考える必要があります。
そのシステム要件を定義する上で自分の「仕事」の把握はとても重要です。

これらを踏まえて、はじめて「デジタル」がよいか「アナログ」が良いかの判断ができるようになると思います。

まとめ

GTDはそれを導入すれば何でも解決してくれる万能システムではありません。
最終的にタスクを消化するのは自分自身ですし、また情報の行き場所を決定し、移動させるのも自分自身です。システムはそれをサポートしてくれるに過ぎません。

なんとなく仕事をしている人はコンテキストの設定もなんとなくにしかできません。 どのような経緯で情報が入ってきて、それをどう管理して、どう出していくかという道筋がはっきりと見えている人はその道筋にそってGTDのシステムをカスタマイズしていけば良いわけです。

そのカスタマイズはGTDにおいて例外的処置というよりは、一般的に必要なものだと思います。皆が机を並べてPCの前で作業しているわけではありません。
仕事も、趣味も、時間も、意欲も、目標も違うのが我々人間です。
カスタマイズによって自分に合わせた形を作り出していくのはどうしても必要な作業なのです。

ただしどこまで追及しても、 GTDはあなたの仕事を作り出しも、解決もしてくれません。あくまであなた自身の行動を支えるものです。ただしそのバックアップはかなり強力です。
その認識さえあれば、適切にGTDを運用していけるのではないかと思います。

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「残業ゼロの1日1箱仕事術」を読んだ

シゴタノ!でお名前を拝見している佐々木正悟氏の新刊を買って読んでみた。
電車の移動時間中だから大体1時間程度で読み切った。

これは実際に箱を用いる仕事術ではありません。
「一日の仕事を箱に、適切な量だけ入れて、それを減らしていく」というイメージを持つ仕事術のことです。

この説明を読むまでは、箱を用意してそこにどんどん仕事をいれる仕事術なのかと想像していましたがもちろん違いました。
箱というメタファーは「フタができる」ことと「いれられる量に限りがある」という二つの意味で重要なものです。

人は仕事というものに対してかなり衝動的な対応をしがちです。はなから無理な計画を立てたり、あるいは優先順位がまったく考えられず目の前に積み上げられた仕事をこなしていったりと。

そういった仕事の山をとりあえず秩序立てて片付けていく上で「箱」というものをイメージし、そこに自分の一日でこなせるだけの量の仕事を積めていき、あとはそれをこなしていく、というのが効率よい仕事方法だと著者は説明されています。

読んだことのある方ならすぐにぴーんと来るはずですが、これは「マニャーナの法則」にある「クローズド・リスト」という考え方をもとにしいている感じが強くします。
その「クローズド・リスト」というものを仕事術要にさらに磨き込んでできあがったものがこの「1日1箱仕事術」ということになるのかもしれません。
「マニャーナの法則」で語られていることは基本的に時間管理、仕事管理術ですが、この本においては、いかに仕事そのものを早く片付けるかというエッセンスもあります。

仕事がいつまで経っても片付かない。積もりすぎて仕事を見るのもイヤだ、というような状況に陥っている方は一度読んでみてはいかがでしょうか。

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