「タスク」の研究

タスク管理システムの概要を一枚にまとめてみたよ

ぱっと思いついて、手元にあるゲラの裏面に書きましたので、裏写りしていますが気にしないでください。

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もちろん、これは「モデル」ですので、抽象度が少し上がっている点にご留意ください。

in 作業時間

中心になるのは、DTL(デイリータスクリスト)です。その日実行すると決めたタスクを集めたリスト。

作業時間中は、そこから何か一つ選び出し、実行する。その際に、タイマーを起動させて、時間を計る。25分なら25分この作業をやるんだ、と決めるわけです。で、終われば、DTLにチェックマークをつけて、別のタスクを取り出す。これを繰り返して一日を進めていきます。

もし、作業時間中に(電話やらメールやらで)新しいタスクが発生した場合(外部割り込みと呼びましょう)は、そのまま直接DTLに加えることはせず、一時保管場(buffer)にメモするか、緊急性が低いものはinboxにほうり込みます。ウェイトをかけるわけです。

さらにもし、bufferに入っているものとDTLを見比べて、「うん、これは今日やろう」と決意するならば、DTLにそのタスクを追加(append)します。そのように「やる」と決めたもの以外が、安易にDTLに入り込まないようにしておくのがポイントになります。

そうして作業時間を終えたら、DTLを見返すなどして、その日の振り返りを行います。マインドマップを描いてもよいでしょうし、日誌みたいなものを書く手もあります。

これが作業時間中の大まかな流れ。

Planning

じゃあ、そのDTLはどうやって作成するのかですが、そこでActivity Stockerが活躍します。マスタータスクリストと呼んでもかまいません。ともかく、「タスクの在庫」が入ったリストです。

その在庫を眺め、「うむ、今日はこれをしよう」と思うものをDTLに移していきます。注意したいのは、「これができたらいいな」と思うものではなく、「これをする」という(ある程度)強いコミットメントを持てるものだけを移すことです。でないと、タスクリストは単なる覚え書きに堕します。

じゃあ、そのActivity Stockerはどうやって作るんだ、ということですが、一番最初は「頭の棚卸し」をすることになるでしょう。「やるべきこと」をどこかに書き出していき、それを整理して、Activity Stockerを作成します。その後、何か新しいタスクが発生したら、そこにどんどん追加していくわけです。

ただし、「全ての気になること」が「全てのやるべきこと」とは限りません。私が「45歳で直木賞を取る」(ジョーダンです)という「気になること」を抱えていたとしても、今の私に具体的に取れるアクションはありません。そういうのをActivity Stockerに加えても仕方がないのです。

逆に言えば、Activity Stockerには加えないようなものを管理するリストが必要です。ですので、そういうリストも作っておきましょう。「いつかやる」とか、そういう感じのリストですね。

でもって、そうしたリストの振り分け作業を行うために、inboxというものを設置しておきます。郵便受けのように、「気になること」が集約する場所を作るわけです。そこから、一つ一つ取り上げて、「これはActivity Stocker。これはsomeday list」という感じで、行き場を振り分けていくわけです。ここで、ミニコミットメントが発生している点は重要でしょうが、マニアックな話になるので避けておきます。

実行中に発生した外部割り込みも、一度inboxに置いてから、「これはActivity Stockerか or not?」という思考を加えて、どこかのリストに振り分けます。よく考えてみると、そんなにたいしたことの作業でも、発生した瞬間には気になる指数が跳ね上がるものです。それに流されていると、重要度の高い案件から手が遠ざかります。そういうのを避けるための工夫です。

一週間に一度ぐらいは、Activity Stockerやらその他のリストを見返して、「これでよいのかどうか」を確認します。それによって、コミットメントの同期を行うわけです。これもマニアックなので、詳細は割愛します。

さいごに

もう一度書きますが、これは抽象度を上げた「モデル」です。複数の「仕事術」からエッセンスを抽出し、作り上げたタスク管理システムのモデルです。

inboxは書類受けとは限りませんし、外部割り込みが電話によって発生するとも限りません。タスクの実行中にタイマーなんて使えない、という人もいるでしょう。別にそれはそれで構いません。ここでは、あくまでタスクの移動の経路が示されているだけです。

逆に問いたいのは、そういうタスクの経路があるのか、そしてそれは滞っていないのか、という疑問です。まったく滞っていないのなら、現状のまま続ければよいでしょう。そうでなければ、全体像を見返してみることです。どこかに、「故障箇所」があるのかもしれません。

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