「Things 3」ではじめるデイリータスクリスト

前回「Things 3」の面白いところに触れたので、今回は使い方について。

Things 3
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

Things 3でデイリータスクリストを運用する方法を紹介します。

inboxから、始めない

まず、「今日」のリストを開きます。で、そこに今日やろうと思っていることを書き込んでいきます。細かいことは気にせず、思いついたことをつらつら書き連ねる感じでいきましょう。

できるだけ、「今日できたらいいな〜」と思っていることは書かずに、実際にできそうなことだけを書くのが望ましいのですが、そんなこと言ったって、何ができるかできないかなんてわからないじゃないか、という気分だと思うので、その辺もラフに進めましょう。

一通り終わったら、順番を並び替えておきましょう。とりあえず朝一に取りかかりそうなものを上の方に、いろいろあって後でしかできないものを下の方にしておきます。厳密である必要はありません。だいたいの目安で結構です。

で、あとはできるだけ上から順番にタスクを実行していきましょう。終わったものはチェックマークをつけます。

以上が基本です。

追加タスクの扱い

もし、作業を進めている間に、今日中にやらなければいけない別のタスクが発生したらそれも「今日」のリストに書き加えておきましょう。明らかに明日以降でよい場合は、「明日以降」のどこかに記入すればOKです。

日付などはまったく関係なく、ちょっと思いついてしまったこと(たとえば、引き出しを片付けよう、など)は、とりあず「受信」に入れてしまいましょう。ここは扱いに困るものたちが集う場所です。はぐれものたちのスモーキングスペース。

で、記入し終えたら、とりあえずはそのことは忘れてしまって、「今日」のリストに戻るとしましょう。

エリア

一番最初に作ったフラットに項目が並んでいるリストに、何の違和感も感じないならそのまま運用すればいいのですが、「ちょっとごちゃごちゃしているな」と感じるなら、エリアとプロジェクトの出番です。

たとえば、メインフレームとなる仕事と雑用は表示的に切り分けたいかもしれません。その場合は「雑用」というエリアを作ればOKです。私は、通常の文章を書く作業と、Blogの更新は心理的に分けておきたいので、Blogというエリアを設定してあります。他にもルーチン作業は分けておきたいので、「日課」というエリアも作りました。

※エリアの作成

※サイドバーにエリアが表示されている

上記の「今日」のリストから、サイドバーのエリアスペースにタスクをドラッグすれば、

このように「今日」のリストでも、その区分が表示されます。ちなみに、サイドバーでエリアの順番を入れ替えると、「今日」のリストの表示順も変わります。「今日」リスト内では、直接操作ができませんので、ちょっと覚えておきましょう。

さて、このエリアですが、どんなエリアを設定すればいいのかは私にはわかりません。唯一解はない問題です。ポイントは、フラットに並んだタスクを見て、あなた自身がそれをどのように分類したいのか、という部分です。それに沿うようにエリアを設定することが吉ですし、そうしないとたぶん機能しません。

プロジェクト

エリアとは別に、プロジェクトという機能もあります。あるタスクが所属する、より大きな「達成されるべき状態」を扱う機能です。

私のタスクの例で言えば、「月くら計画-第二章」「かーそる-原稿取り込み続き」の、それぞれ前の部分が「プロジェクト」であると言えます。逆に言うと、あるタスクをこのような書き方をしたい場合は、プロジェクトの出番です。

エリアと同様に、まずプロジェクトを作成して、そこにタスクをドラッグすることもできますし、タスクを直接プロジェクトに変換する機能もあります。

※プロジェクトを作成

※ドラッグで放り込む

どちらを使っても構いませんが、厳守したいのは「先にプロジェクトを作ろうとしない」ことです。先にやるのは「今日」のリストに、やることを書き加えること。その後に、「月くら計画-第二章」というような書き方をするタスクが出てくるならば、そのプロジェクト化について検討してみてください。

そのように書きたくなる、ということは、その人の中にタスクよりも大きな概念・観念が存在していることを意味します。それをツールに反映させることが大切です。

チェックリスト

もう一つ、こうやって並んでいるタスクでも、自然な流れとして、「これをやったら、次にこれ。でもって、その次にこれ。さらにこれ」という順番が成立するものがあります。私の場合、情報カードの整理をすると、情報カードに書き込む作業を続けたくなります。さらにそのままWorkFlowyの整理をしたくなります。たぶん特定の脳の領域が刺激されて、発想が活性化するからでしょう。

これらは個々の作業としては独立しているのですが、手続き記憶的に私の中で「一連の動作」となっている、あるいはそうあると心地よい、というようなタスク群として存在しています。で、そういうのをまとめるのはタスク内のチェックリストが便利です。

新しく「情報整理」というタスクを作り、その中に自分が自然とつなげてしまうタスクたちをまとめていきます。

これも重要なのは思い込みベースで進めない、ということです。実感的に、実際的に続けてやってしまう作業、というのをまとめるのが吉です。「そうあって欲しい」ではなく「そうなっている」を、ツールに反映することを心がけましょう。

だから、チェックリスト化は、デイリータスクリストの運用を数日続けた後に考えた方がいいかもしれません。何度かやっているけど、やっぱりこの順番になるよな、というのがしみじみ感じられた後の方が、ブレは少なくなりそうです。

タスク、その後に

で、一日の作業時間が終わったら、クールダウン的作業の出番です。といっても、そんなにたいしたものではありません。

今日できなかったタスクは、明日の「今日」にも自動的に引き継がれます。それらを眺めて、「いや、別にこれ明日やらなくてもいいな」というものに関しては、「明日以降」の特定の日付に移動させてしまいましょう。

「なるべくやっておいた方がいいけど、まあやらなくてもいいか」というものは、「いつでも」のリストに、「いやいやいや、こんなことする時間ないっしょ、無理っしょ」というものは「いつか」のリストに移動させます。

もし、移動させるべき場所がまったくわからないような怪物にであったら、「受信」に移動させてしまいましょう。ここはそういうものたちが集まる場所です。

ログから、繰り返し

あとは、「ログブック」の確認です。

その日終了したタスクで、「おっ、これはまたやるな」と思うようなものがあれば、それに繰り返し設定をしておきましょう。

※タスク選択後、下の「…」から繰り返しが選べる。

基本的には、「明日もやる」と「来週もやる」をベースに確認すればよいかと思います。まず、直近の動きを固めるところから取り組みましょう。

もちろん、繰り返しの設定には「来月」や「来年」もありますが、それを使うのは一連の作業に慣れてきてからの方がよいでしょう。というか、明日や来週の繰り返し設定を続けていると、まるで自然な欲求のように来月や来年についても設定したくなるはずです。そうなってから、設定し始めるくらいで十分です。

次の日も同様に

後は、次の日も「今日」のリストを開き、昨日から送られてきた作業と、その日の朝に「これを今日やろう」と思ったタスクを書き加えて、同じように実行していきます。作業時間が終わったら、残ったタスクの割り振りを考え、プロジェクトの次のタスクについて検討し、繰り返し設定した方がよいもの、チェックリスト化した方がよいものについて検討します。

そして、次の日が始まります。

ほとんど間違いなく、これを繰り返していくと、「今日」のリストにわんさか作業が溜まってくるでしょう。昨日から送られてきたもの、昨日の昨日から送られてきたもの、昨日の昨日の昨日から送られてきたもの……。過去の自分の宿題をぜんぶ背負い込んでいるような状態です。

しかし、一日に処理できる作業には限界があります。やろうとしてることと、実際にできることに乖離があるのです。

困りました。でも、それを認識するのが、タスク管理の始まりでもあります。

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Rashita
物書きをやっております。実用書から小説までなんでもござれのハイブリッド物書きです。 ライフハックや仕事術、知的生産などに興味があります。

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