Evernoteの中のプロジェクトノートをいかに並べるか

進行しているプロジェクトに関する情報は、Evernoteに集めています。

タスク・アイデア・簡単な作業ログ。そうしたものを書き込むノートがプロジェクトノートで、絵文字のチェックマークが頭についているノート群がそれです。
※青のバインダーの絵文字はネタ帳ノートです。

※プロジェクトノートの例

さて、Evernoteでは、ノートの整列順はいくつかの候補があります。

  • 題名
  • 作成日
  • 更新日
  • ソースURL
  • サイズ

さらにそれぞれ「新しい順」か「古い順」かも選べます。

では、プロジェクトノートは、どのような整列順がよいでしょうか。Let’s Thinking Time!

………
……

はい、そうですね。「更新日」の「新しい順」がよいですね。なぜか。ここで「押し出しファイリング」の考え方が援用できます。

押し出しファイリング

野口悠紀雄先生による「押し出しファイリング」の骨子となる着眼点は、「最近使ったプロジェクト資料ほど、使われる可能性が高い」という情報頻度の傾向です。その頻度による整理体系の自然な構築こそが、『「超」整理法』の白眉でした。

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で、その考え方はEvernoteによるプロジェクトノートの管理にも使えます。昨日着手したプロジェクトは、昨日の時点で終了していない限りは、今日触る可能性が高い。よって上の方に表示されていた方が見つけやすい。簡単な仕組みです。私の場合は、プロジェクトノートブックに入れているノートの数が少ないので、目視で苦労することはありませんが、数が多くなれば、単純に上の方に来ているだけでも劇的に見つけやすくなるでしょう。

さらにこの方式にしておくと、自分が長い間着手していないプロジェクトも──何の記録もつけていないのに、いやむしろ、何の記録もつけていないからこそ──一目瞭然となります。そうしたことがわかれば、再びコミットするにはどうすればいいのかを考えたり、あっさりコミット対象からパージしてしまったりと、いろいろな判断ができます。

着手傾向の頻度というのは、有用な情報になりうるわけです。

さいごに

もし並び順を題名順(あいうえお、アルファベット順)にしたとしたら、着手頻度の傾向は情報としては表には出てきません。いちいち最終書き込み日時を確認する必要があります。だからといって、題名順がまったく不要かというと、そういうわけでもないのです。有用な場合ももちろんあります。

たとえば、日ごとに発生する仕事が違い、しかし、ある程度のパターンを持って繰り返される場合がそうでしょう。たとえばクライアントが訪問してくる職種であれば、クライアントごとにファイルを作り、クライアント名でファイルを並べておけば、探すのは楽かもしれません。

また、完全予約制のような場合であれば、カレンダーによるプロジェクト情報の管理(つまり43フォルダ式)がうまく働くでしょう。

仕事の種類というのは、ざっと見ても、いくつかの違いがあり、それによってプロジェクト情報の扱い方の適切性というのは変わってきます。でもって、その適切性を判断できるのは、最終的には自分ということになりますので、いろいろな情報を参照して、試行錯誤してみるのがよさそうです。

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Rashita
物書きをやっております。実用書から小説までなんでもござれのハイブリッド物書きです。 ライフハックや仕事術、知的生産などに興味があります。

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