「タスク」の研究

DailyTaskListについて

人の短期記憶はさまざまなやるべき事を完璧に記憶できるほど高性能ではないので、どうしても一日というタームで考えた場合に何らかの外部装置にてタスクを管理する必要があります。
ある人はそれがPCベースのアプリであるかもしれませんし、ある人は有能な秘書かもしれません。
置かれている環境、使える装置、趣味などで適切な管理方法は個人差があると思います。

とりえあず、今回は一枚のメモで一日のタスクを管理する方法について書いていきます。
これは私個人用にカスタマイズたものであり

  • 複数の場所で作業をする可能性が低い
  • だいたい机の前で作業している
  • 「手書き」が好き

という方に適しているのではないかと思っています。

○DTLとは何か?

私はその日一日にやるべき事を、一枚のメモに書き並べることで、管理しています。

その日一日のタスクを管理するのに一枚のメモを使う方法をここでは「DTL(DailyTaskList)と呼びます。
あえて名前を付ける必要は無いかもしれませんが、「ToDoリスト」とは違い「今日すること」のみに限定して書くという意味を込めてこう呼ぶことにします。

○DTLはこう使う

メモ

わたしが使っているメモ用紙は100円均一ショップで売っている以下のようなメモ帳を一枚切り取ったもの。元々ミシン目が入っているので綺麗に切り取れます。

メモ
メモ

そして左側に線を引く。これで準備完了。

メモ2,0
メモ2,0

左側がカテゴリー欄。右側がタスク欄です。

タスク記入

まず、朝一にタスクを洗い出します。仕事周りからプライベートに至るまで分け隔て無く。
タスクを探す場所としては
 ・スケジュールから落ちてくるタスク(人と会う、どこかに出かけるなど)
 ・タスク管理から落ちてくるタスク(Toodledoをタスク管理に使っています)
 ・昨日のアイデアメモから出てきたタスク(今日中にやる必要があること)
 ・昨日からの持ち越しのタスク(昨日のDTLを参照)

タスクを書き出しながら、A~Dまでのそのタスクの「カテゴリ」も合わせて記入します。「カテゴリ」とは優先順位に似たものですが、どちらかというと7つの習慣でもおなじみの第一領域~第四領域に近いもので、

 A:緊急ではないが重要なもの。将来への貯え、耕し
 B:仕事周りのタスク、やっておくべき事
 C:日課、それに準ずる物。ミクシィの更新などもこれに含まれる
 D:家事、プライベートなタスク

と私が独自に決めたものです。これはタスクの実行に関する優先順位を決めるものではありません。あくまで記入してあるタスクは全て「やる」ことが前提です。

タスクを全て出したら、最後のタスクの下に線を引いて、区切りをいれておきます。

タスク処理

 やり終えたタスクは赤線を入れます。一日の終わりに、「途中までやったが最後までたどり着かなかったもの」は赤線で囲み、「まったく手つかずのまま一日のどっかの段階で明日に放り投げたもの:は青線で囲みます。何らかの原因でこなす必要が無くなったタスクには青線を入れます。

タスクの追加

 タスク処理中に出てきたタスクで今日中にできるものは空白の部分に加えておき、現タスクの処理後に実行します。つまり「Doingリスト」としても使っていきます。
そのため朝一のタスク洗い出しの際は、家事や日課などのタスクについて一行にまとめられる物はまとめて書き、なるべく余白部分を多く作るように意識して書き込みます。

以上が日中のDTLの処理です

持ち運びについて

机の前からほとんど動かないと言っても全く動く可能性がゼロというわけではありません。移動時にはこのDTLも持ち運びます。ただし薄っぺらい紙ですので手帳にはさんで紛失などを防ぎます。

ほぼ日手帳2009
ほぼ日手帳2009
最後のページ
最後のページ
メモ装着!
メモ装着!

○DTLのメリットは

メリットはかなり個人的な感覚ですが、以下のようなものがあります。

赤線で消すことの達成感

 これは個人的な部類。線で消すという行為による充実感、こなしたタスクが消えずに残っているので、その日やり遂げた事を可視化でき、そこから達成感を得ることができます。タスク一つに付きメモ(付箋)一枚を割り当てる方法だと処理済みのメモ(付箋)は基本捨てていくものなのでこういった感覚が得にくいものです。

 そういうのは必要ない、ただ効率的にタスクを消化したいだけなんだ、という方には一切必要のないメリットですが、モチベーションを維持するというのも結構大切な事だと思います。

レビューする

一日が終わればDTLは「予定したタスクリスト」「消化したタスクスト」の二つが一望できるものになります。
どのようなタスクが消化できて、どのようなタスクをパスしたのかという傾向もそこから見えてきます。これは自分自身の行動に一定のフィードバックを与える効果があります。

また、私はGTDの週次レビューで一週間分のDTLを見直し、どの程度カテゴリAのタスクをこなしたもチェックします。Aがほとんど無ければ改善の必要ありのサイン、ある程度できていればペースを加速する余地を検討する、などといった使い方です。

 最近ではまず一日の始めにタスクを何も書かずカテゴリだけAと書いてからタスクを探すようにしています。ある種「ファースト・タスク」(マニャーナの法則)に似ているかもしれませんが、こうすればある程度自分の行動を強制することができます。それは「自分の行動を上手く導けない人」にとってメリットと言えるかも知れません。

追伸

さて、このDTLは純然たる「その日」のタスク管理です。ゆえにこれがあればスッキリ仕事が片付く、といった効率化ツールではありません。もちろん一日のタスクを一望できることは一定の効率化を助けていると思います。しかし、私自身それほど効率性を求めてこのスタイルのタスク管理をしているわけではありません。

どちらかといえば、「どうすればフィードバックを得られるか」を中心にシステムを考えるようにしています。このDTLも自分の一日のタスク処理を後で振り返りたいという要望から生まれたものです。

「適切なフィードバックを継続的に得られば適切なシステムはいつかできあがる」というのが最近の私のポリシーになっています。

参考サイト

フランクリン・プランナー

ゆっくりと動きながら高速でこなす、一流の研究者の Doing リスト(Lifehacking.jp)

参考書籍

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3件のコメント

  1. なるほど。DTLですか。
    僕の場合はこれがフランクリン・プランナーのTODOな訳ですね。
    またもや参考になりました!!

    タスクの洗い出し方、タスクの分類、タスクの優先度付け等々・・・
    お手すきの時に、更に突っ込んだタスク管理のやり方も書いて下さい♪

  2. >beckさん
    時間があれば、自分のタスク管理についてちょっと振り返ってまとめたいと思います。現状も試行錯誤のまっただ中なんですが(笑)

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