「タスク」の研究

私のタスク管理のやり方 レビュー編 #やるおわ

ログ編では、いくつかのログ情報を紹介しました。でもって、その情報は、レビューのときに役立ちます。

というわけで今回は、レビュー話を。

各種レビュー

私が定期的に行っているレビューは、以下の6種類。

・作業毎レビュー
・日次レビュー
・週次レビュー
・月次レビュー
・プロジェクトレビュー
・年次レビュー

めっちゃ多いように思えますが、それぞれはそう大した作業ではありません。

「作業毎レビュー」は、少し大きめの作業をした後に、今回は何をして次は何をすべきかを考えます。これは作業ログとかコミットログを入力するときに自然に発生します。たとえば、雑誌作りの作業を進めているときに、原稿の追加をしたら「原稿の追加をした」という一文を記入すること、表紙画像の作成をしたら、出来上がった画像と共に「画像を作ってみた」と書き込むこと。その入力自体が、軽い振り返りになっています(やってみるとわかります)。

で、そのときに次にやる課題が明らかになったら、それを書き込んでおく。そういう作業が「作業毎レビュー」です。ほんとうに、ほんとうに小さい振り返りですね。

でもって、日次レビューはその一日版です。簡単な日記を書きながら、今日はどうだったかを振り返ります。で、明日はこれができたらいいな、みたいなことを考えます。これも、ごくごく短いものです。なぜなら、個別の作業のレビューについてはもう済んでいるからで、日次レビューでは「朝早起きしたのに、わりかし体調が良かった」とか「昼食後すごく眠くなった」とか、業務以外の話が出てくるくらいです。簡易ですね。

週次レビュー

では、「週次レビュー」はどうなのかと言えば、当然一週間の振り返りなわけですが、これは少しだけ大きいです。だいたい前の週に「今週はこれをやる」みたいなことが3つほど上がっているので、それがこなせたかどうかを書き込みます。でもって、次の週の3つやることを決めます。

あとは、一週間分のツイートを見返して、タスクとしてピックアップし忘れているものがないか、アイデアとしてScrapboxに転記し忘れているものはないかを探します。来週のカレンダーをチェックして、それぞれの曜日に何をすべきかを割り振るのもこのタイミングです。

昔はもっとがっつりと「すべてのプロジェクト・気になることを振り返る」ということをやっていたのですが、もうそれは止めてしまいました。基本的に私は「気になることが増えるのに、実行は遅い」というなかなか悲惨な傾向(好奇心モンスター型と名付けましょうか)を持っているので、時間が経つにつれレビュー対象が増えていきます。で、そうなるとその行為そのものが嫌になるのです。

だったら、レビューしているときの自分が「気になる対象」だけを振り返ればOKかな、と思ってそういう形に切り替えました。そういうレビューであれば、ものすごく長く続いています。個人的には、網羅性よりも、その継続性の方が大切です。

ちなみに、コミットメントを持っている(≒実行の決意をした)プロジェクトについては、「backlog」というページを作り、そこで一覧できるようにしてあります。

一見プロジェクトリストのようですが、プロジェクトすべてが網羅されているわけではなく、またバンバン追加されることもないので、一種のクローズドリストと言えるでしょう。あくまで、「今週以降は、このあたりについて行動を起こそう」と決めたものだけです。そういう意味では、デイリータスクリストと近い性質があるかもしれません。ウィークリープロジェクトリスト、といった感じです。

もちろん、現実に私が触っているプロジェクトはこれ以外にもあるのですが(たとえばシゴタノ!やメルマガの更新など)、それらについては「気にならない」ので、ここには記載していません。

昔は網羅性が必須だと考えていて、こういうリストになんでもかんでも記載していたのですが、最近はまあいいか、と開き直るようになっています。

月次レビュー

「月次レビュー」は、その月の月末に行う振り返りです。

「気になっている」一ヶ月の指標などをチェックし(たとえばメルマガ登録者さんの数の増減など)、進めたかったプロジェクトがどのくらい進んでいるのかを確認し、一ヶ月分の自分のアイデアノートを振り返ります。

まあ、それだけです。

作業自体は細かいですが、ある程度時間を取って、そのときの自分が考えていること、やりたいこと、不安、ということに関してフリーライティングしているのですが、その時間が案外重要かなと考えています。

プロジェクトレビュー

大きめのプロジェクトが終わったら、そのタイミングでレビューをします。

・使用したファイルや紙情報の整理
・使用ツールのフォルダやタグの整理
・プロジェクト・作業ログの総括
・次に進めるプロジェクトの決定

大切なのは、3つめと4つめで、たとえば本の進め方で「今回はこの辺が問題だった。次はこういう方法でやってみよう」みたいなものがあれば、それに関してメモを起こしておきます。さらに、backlogからそのプロジェクトを消し、新しいプロジェクトを追加します。

go to next stage

という感じです。

年次レビュー

最後に一年の振り返り。

だいたい年初に3つくらいの目標(指針・野望・こうできたらいいな)を設定しているので、それがうまく達成できたかを評価します。できていたら、OKですし、できていなかったらどうすればそれができるようになるかを考えたり、そもそもそれってやる必要あるのかな、を考えたりします。

こういう作業をみなさんがどんな雰囲気でやっているのかはわかりませんが、私はネルフ本部での眉をしかめるような会議の雰囲気ではなく、休憩室でかわされる雑談のような雰囲気でこれを行っています(もちろん、ひとりでやってますよ)。

どういうことかと言えば、だいたい目標というのは達成できないものですが、だからといって真面目に悩むこともなければ、真剣に落ち込むこともありません。「まあ、そうだよね。じゃあ、これからどうしよっか?」という宇佐美栞みたいなノリで取り組むだけです。

そういう軽いノリであっても、前を見るということは結構大切だと個人的には思います。

さいごに

というわけで、長々と私のタスク管理システムについて紹介してきました。結構いろいろな方法論を摘み食いし、あげくのはてにカスタマイズしているのが(タスク管理好きの人には)おわかりになるかと思います。

とは言え、この状態に至るまでにはかなりの紆余曲折あって、壁にもバンバン頭をぶつけてきているのですが、今はスムーズに行えるようにはなっています。もちろん、ツールに関してはまだまだ「こういうのが欲しい」というのがありますが、基本的な進め方や心構えについてはまとまりつつありす。調和、という言葉が近しいでしょうか。

「やるおわ」でもさんざん書きましたが、この方法論が万人にとってのベストプラクティスであるなんてことは、まったくありません。というか、私にとっても、この方法を誰かから「授けてもらった」としたら、ここまでスムーズにはいかないでしょう。自分でいろいろ「調整」してきたから、馴染むようになった、ということです。

だからまあ、いろいろ試して、考えて、変えていけばいいと思います。でもって、そういうやり方は(苦悩もありつつも)案外楽しいものです。

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