「タスク」の研究

手帳の使い方に関しての雑感

さて、そろそろ11月も終わりを告げ、12月がやってこようとしています。
すでに来年の手帳を手にしておられる方も多いことでしょう。
手帳の中には12月から使える物もあります。新しい手帳に向かう前に、手帳の使い方と向かい合ってみることで、新しい仕事の進め方が見つかるかも知れません。しかし、それは思ったほど簡単なことでは無いかもしれません。

手帳は何をするためのものか

「超」整理手帳を販売しておられる、ノグラボストアさん(@nogulabo)のつぶやきに手帳についての考察がありました。一連のつぶやきを並べて引用してみます。

「超」整理手帳ってみなさんなぜ使ってるんでしょう? よく、書き込みスペースが少ないとか、サイズが変だとかいわれるのですが、要は、生産的・創造的な仕事をやるためには、スケジューリングは長期一覧できることが不可欠だという野口教授の提案に同意できるかどうかってことなんですよね。

http://twitter.com/nogulabo/status/6078091458

実際、激務であればあるほど、「緊急ではないが非常に重要な仕事」を後回しにしてしまう傾向があります。しかし、スケジュールを長期一覧すれば、その仕事のデッドラインは意外と近いことがわかると。で、そのための時間をつくらなきゃということに思い至れるわけです。

http://twitter.com/nogulabo/status/6078152357

つまり、「超」整理手帳とは、「仕事の(重要度に応じた)優先順位の再確認」のための時間管理ツールだといえるんですよね。だから、手帳を見ながら、(緊急度ではなく)重要度の高い仕事を行うための時間(空白の時間)をつくることが、この手帳を使ううえでのキモになるわけです。

http://twitter.com/nogulabo/status/6078206532

そのためには、日々の雑務をできるだけ効率的に片づけることが重要になってくるわけです。もし、毎日、雑務やルーチンでいっぱいいっぱいだったら、「超」整理手帳を使うことは「仕事のスタイルを変える」ことにつながります。つまりは、「生き方を変える」といっても言い過ぎではないでしょう。

http://twitter.com/nogulabo/status/6078280947

どんな仕事をしていても、長期的な展望にたった計画をたてて、その実現に向けて少しずつ取り組んでいく仕事は含まれるはずです。でなければ、仕事に振り回されるだけですよね。仕事を主体的にコントロールし、創造的なスタイルを獲得したいという方にとっては、「超」整理手帳はベストではないかと。

http://twitter.com/nogulabo/status/6078346782

手帳を有効に使う、という視点において非常に有益な示唆が含まれています。

単にルーチンワークをこなしていくためだけに、手帳は存在しているわけではありません。
野口氏は”「時間」を見る”という表現を使われますが、それを行うことによって「緊急ではないが非常に重要な仕事」をする時間を確保することが生産的・創造的な仕事を実現、実行していく上で不可欠という指摘はまさにその通りだと思います。

超「整理手帳」を使ったことがないので、そのためのベストのツールがこの手帳なのかどうかについての判断はできませんが、この事を念頭に置いて作られた手帳ならばその可能性はあるだろうと思います。

手帳の役割はまず時間(スケジュール)を管理した上で、仕事の割り振りを行うことだと思います。これをスムーズに行うことができるのが手帳のメリットでしょう。
※もちろんスマートフォンやクラウドのサービスでも似たようなことは実現できると思います。

単に仕事の管理をしていても生産性は上がらない、ということは認識しておくべきです。効率性の向上はイコール生産性の向上ではありません。しかし効率性を挙げないと生産性が上がりにくいことも確かです。

どうしても片付けなければならない日々の雑務というのは少なからず存在します。

特に組織に属している人間ならばそういった仕事は次から次へと発生してくるかもしれません。だからこそ、効率化を図りながら時間をコントロールしていく必要性が高いともいえます。意識的にそういったコントロールをしないと長期的な仕事は行えず、日々積み上げられた仕事を片付けていくだけの毎日になってしまいます。

現状に不満で、生産的・創造的な仕事をこなしていきたいと願うならば仕事のスタイルを変更していかなければなりません。しかし、これがなかなか難しいのです。

仕事スタイルの変更の難易度

つぶやきの中でも指摘されていますが、「仕事のスタイルを変える」ことは「生き方を変える」ことにつながっていきます。むしろ生き方を変える覚悟が必要なくらい仕事のスタイルを変更するのは大仕事になる、という意識を持った方がよいかもしれません。

この難しさについては佐々木正悟氏のブログの中で指摘されています。「12月18日(金)に「第2回 実践!マインドハックセミナー」を、大手町で開催いたします」(佐々木正悟のライフハック心理学)から引用。

自我とは「自分のままであり続ける」のが最大の特徴です。否応なく変化を迫られたら、そんな変化など切り捨てようとするのです。新しい習慣が身につかない最大の原因とは、「自分が自分であるから」なのです。

自分が自分である限り、新しい習慣は身につけにくいもの。仕事のスタイルも習慣の一種と考えて間違いないでしょう。だから新しい仕事のスタイルもなかなか身につかない、ということになります。

ゆえに、新年になって新しい手帳を使い始めたからといって、それをすぐに使いこなせ、スマートに仕事を実現する自分が出来上がるわけではありません。むしろ自分の仕事にとってこういった事が必要なんだ、という切実な思いがあってこそ初めてツールとしての手帳を使いこなせるようになるものだと思います。

私は「イメージを先行させる」という表現をよく使いますが、手帳を実際に使う場合でも同じ事が必要だと思います。手帳が与えてくれる機能をざっと眺めて、それを実行することで自分がどのような状態になっているのか・どのような状態になっていたいか、を先にイメージすることで仕事のスタイルの変更に関する抵抗感を減らせるのではないでしょうか。

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