「タスク」の研究

タスク管理について:第四回:デジタルツールについて

第三回では複数のリストについて考察したが、少なくとも一つ言えることは「マスタータスクリスト」は紙とペンでは少々辛い、ということだ。

やってやれなくは無いが、少々効率の悪さが目に付く。マスタータスクリストとして扱え、かつタグなどの機能によってタスクを「切り出せる」機能を持った有名なデジタルツールを二つ紹介する。

本格的な使い方は参考に示したサイトをご覧いただきたい。

Remember The Milk

http://www.rememberthemilk.com/?hl=ja

タスク管理の代名詞的な存在のRemember The Milk(以下RTM)。クラウドサービス。タスクの追加が非常に簡単な事と、他のツールとの連携もかなり強力なので、これをマスタータスクリストにして、リストの切り出しは別のツール(ガジェット)で、といったことも可能になる。

基本は無料。iPhoneなどでもタスクが閲覧でき、クラウドなのでPC環境を選ばないのは大変強力。
※これは後述するサービスでも同じである。タスク管理とクラウドの相性は非常によい。

以下のサイトを熟読すれば、RTMについては理解できると思う。
これなら毎日できるタスク管理 1から学ぶRemember The Milk

Toodledo

http://www.toodledo.com/index.php

こちらも、クラウドサービス。管理機能の面ではRTMよりも高機能。ややマニアックな感じもある。RTMがタスクをタグだけで管理するのに比べて、FoldersとContextsという二つの軸で管理するのがポイント。

Toodledoについての基本は
頭を整理すると、オンラインToDoリストに載ってtoodledo(online tech tip)
を参考にすると良いだろう。

また使い込みに関しては佐々木正悟さんのブログの記事が参考になると思う。
Toodledoをタスクシュート風に使う1

二つのサービスを比べて

私自身二つのサービスをある程度使ってみたが、「一日の時間の管理」に関しては自分以外の要素で動く可能性が非常に高いので、Toodledoの高機能な面はほとんど活かせなかった。今のところはRTMに落ち着いている。

これらは置かれている環境によって、それぞれ使い勝手が違ってくると思うので実際に試してもらって感触を試してもらうしかないと思う。

期待中のサービス

今試しているのは「Doit.im」(http://www.doit.im/gtd.jsp)。これはGTDを意識して作れたタスク管理ソフトであり、AdobeAIRによってOSを意識せずに使えるという魅力がある。インターフェースの作りも結構Coolで、本格的に使ってみたいと思っているのだが、「iPhoneアプリ」が無い、という致命的な状態なので本格的に使い込むには至っていない。

もう一つが、「Rootein」(http://www.rootein.com/)というサービス。名前の通りルーチンワークをこなすためのサービスなのだが、いくつか特徴的な機能がある。タスクごとにカレンダーが表示されそこにチェックマークを入れられるといった今まででは無かった機能があるのだが、私が一番注目したのがリマインダーとしてTwitterのDMが送られてくる点。

タスクリストを機能させるための最も重要なポイントは「それを見ること」である。
そして、一日に私は何度Twitterのクライアントアプリを立ち上げているかというと・・・。その辺りは推して知るべしだが、ともかく一日に何度も目にすることになる。しかもタスクを見ようと思っていないのに見ることになるというのは、なにげに強力である。

全てのタスクをこれで管理することはできないが、「忘れてはいけない物」に関して複数のリマインダーを設定している場合、検討に値する選択肢であると思う。

まとめ

いろいろなデジタルのツールがあるが、どれを使おうとも個人の自由である。
ただ仕事の環境によってはクラウドサービスか、iPhoneなどのスマートフォンとの連携が出来た方がよいだろう。

また、タスクを簡単に追加できることも重要だし、実は見た目(インターフェース)なども重要な要素である。

しかし、ツールに懲りすぎたり、使い込みすぎてタスクを消化する時間が無くなる、というのは本末転倒である。自分が違和感なく使える程度まで吸収できたら、ツールに凝るよりもタスクの消化に意識を向けた方が「生産的」な事は言うまでもない。

もちろん、そのツールにはまり込み、伝道師となって普及活動をしたい、というのならば話は別であるが。

編集後記:
次回はEvernote使いとしてEvernoteとタスク管理について書こうかと思っていたのだが(私のこの企画下書きの5つめの見出しはそうなっている)、次の大橋さんのセミナーのテーマとして扱われるということを知って、いささか躊躇中である。
※ちなみに、このセミナー→タスク管理を改める!2010年最初のセミナーは・・・

まあ、全然違う方法かも知れないし、仮に似た方法であってもそれなりに自分なりの考えをまとめておくことは意味がある、と自分に力強く言い聞かせてきっと書くことになるだろう、と思っている。予定は未定。

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