「タスク」の研究

ほぼ日カズンをこう使う!企画:第四回: ウィークリーカレンダー

ここまでの流れ
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ほぼ日カズンをこう使う!企画:第二回:年間インデックスページ
ほぼ日カズンをこう使う!企画:第三回:月間カレンダー

さて、カズンを選んだ理由の一つでもあるウィークリーカレンダー。一週間を見通せるのでこの形式をメインに日々のスケジューリングを行っている人も結構いるのではないかと思います。私の中ではほぼ日カズンは「置き手帳」と位置づけられているので、細かいスケジューリングに使うつもりはありません。

週次レビューとウィークリーカレンダーの使い方。そしてタスク管理と目標についても少し絡めて考えていきます。

weeklycal

週次レビューでの使用

基本的に行動計画は一週間をベースにし、毎週1回の週次レビューで行動の振り返りと次の週の目標設定などを行っています。また、一日単位でも朝の棚卸しと一日の終わりの振り返り作業があり、こちらは一日ページにて行うことになります。

今のところ、週次レビューでのタスクの洗い出し、週の目標の設定などはA5サイズのルーズリーフで行い、一日ごとのタスク(DTL)は一枚ごとのメモ用紙に書いていますが、これらを全てほぼ日カズンに移行したい、というのが現在の目標。

これ以外にも、週の目標と一日ごとのタスクがいかに連動させられるかも重要なポイントです。

つまり、目指すべき姿は

ほぼ日カズンで、目標の設定と「重要な」タスクの管理を全て行う。

です。

2つのタスクシステム

5つのワークスペースの考え方を当てはめると、「仕事の優先順位システム」がほぼ日カズンにあたり、「ブックオーガナイザー」がRememberTheMilk(以下RTM)にあたります。
※5つのワークスペースについては「できる人はデスクスペースを5つに分ける」(シゴタノ!)をご覧下さい。

今のところ、RTM以外の候補として「Doit.im」と「Evernote」があります。私の場合、タスクの並べ替えなどは必要としていませんし、またリマインダーが必要な物はグーグルカレンダーに入れているので、必ずRTMを使わなければいけない、という状況ではありません。

タスクの追加、ということで言えば「Evernote」もさまざまな手段でのメモの追加ができるので、その点での使い勝手はかなりよいと思います。この辺は今後の試行錯誤の課題です。

今後どういった発展をしていくかは分かりませんが、少なくとも「注目度が高い」タスクを管理するものと、それ以外のタスクを管理するため補佐システムの二つを平行して使っていこうと思います。
※注目度が高い=重要度、緊急度あるいはその両方が高い

このやり方だと、まったく同じタスクでもタイミングや状況が違えば入っているシステムが違ってくることは当然あります。例えば、締め切りまで一ヶ月ある原稿の初稿を書くという作業は補佐システムに入っている可能性が高いと思います。締め切りが迫ってくれば仕事の優先順位システムの方に移されるでしょう。

このような状況では、「早めにやっておけば楽だったのに」問題が発生してしまう可能性は十分にあります。

しかし、その辺りはタスク管理のシステムの問題ではなく、いかに適切にタスクリストをレビューできているかの問題になってきます。月次レビューや週次レビューで優先順位の設定さえ間違えなければ少なくとも原稿を落とすことはないでしょうし、余裕を持って対処できることも可能になってきます。

長すぎるリストの弊害

なぜ、このような方式を取るのかというと、、とてつもなく長い「次の行動リスト」を持ちたくないからです。ひたすら長い「次の行動リスト」を見ると私は選択不全に陥ります。これはある程度GTDを運用してきた上での意見です。
※もちろん個人差はあると思います。

私が手にしたいのはこの一週間にやっておくべき事のリストであり、そこから一日分のタスクを小分けにする作業です。この程度のリストであれば選択不全に陥らずに済みます。

実際の運用

ウィークリーカレンダーの左の方にスペースが空いているので、週次レビューの際に、注目度の高いタスクを書き出していきます(仕事の優先順位システム)。日ごとのチェックボックスにはGoogleカレンダーからの日付がらみのタスク・アポイントメントを書き出します。

あとは各一日の最初に、仕事の優先順位システムを眺めて、その日やる事を書き出していく、という形にします。(朝の棚卸し作業)

このとき縦に時間のメモリが打ってありますが、大雑把に無視します。時間ががらみのアポイントメントは書いておかないと「集中できる時間」の量が見えないので真っ先に書き込みますが、あとは空いているところに適当に書いていきます。

最も重要かつ難しいのは「適切な量のタスクを書き出すこと」です。当然多すぎてはいけません。しかし少なすぎると重要なタスクをこなせる量が減ります。どの程度のタスク量が適切なのかは時間を重ねていき、レビューを繰り返してフィードバックを得ていくしかないでしょう。

今のところ自分のペースを観察すると、仕事をこなすのは遅くはないが、仕事の先回りまではできない、ぐらいのペースで日々のタスクを消化している感じです。もうちょっとペースは上げられそうですが、一応本格的に手帳を移行してから徐々にペースアップしようかなと計画中です。

来年のタスク管理

多すぎるリストの弊害

いろいろ詰め込みすぎてリストを達成できない日が続くと、「リストの信用度」が低くなってしまいます。こうなってしまうのが一番まずい状況です。

自分の脳がそのリストを「こなすべき事リスト」として認識している間はそこに書いてある事は実行しよう、という気持ちが湧いてきやすくなります。しかし、あからさまに達成できない日々が続くと、徐々に認識が「こなさなくても良いかもリスト」に変わってきます。つまり、脳が持つ「このリストに対する信用度」が低くなる状態です。

こういう状況が生まれ始めると悪循環の始まりです。リストの信用度が落ち、タスクをこなさなくなり、再びリストの信用度が落ち・・・を繰り返していく内にリストそのものから距離を置くようになってしまいます。

欲張って沢山の事をこなそうとリストを山盛りにしても何一つよい事はありません。

自分の一日でできる仕事量を把握して、その分の量だけ棚卸しすること。それがベストです。

私の来年のタスク管理を一言で表現すると

「Just To Do」

ということになります。

まとめ

自分のこなせる量が把握できて、それをこなしていくうちに、徐々に自分のキャパシティーも上がっていくでしょう。それに合わせて棚卸しする仕事の量を増やしていけばよいと思います。
初めから「超人」を目指しても挫折するだけです。階段を少しずつ上っていく感じで成長を目指していきましょう。


参考文献:

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マニャーナの法則 明日できることを今日やるな 青木 高夫

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編集後記:
新しい習慣を付けるには週間単位で考えるのが良さそうですね。日課で縛るのがベストそうですが、それだとアクシデントで躓く可能性が高いようです。一週間でこの程度こなす、ぐらいの気持ちで始めてみると意外にハードルが低くなるかも知れません。

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