物書き生活と道具箱

GTDのリストを見直す リスト・レビュー

GTDにおける基本の仕分けの処理は、inobxの中身を

  • ゴミ箱
  • いつかやる/多分やる
  • 資料
  • プロジェクトリスト
  • プロジェクトの参考情報
  • 連絡待ち
  • カレンダー
  • 次にとるべき行動

に割り振っていく作業です。しかしながら、これはあくまで基本なので自分の使いやすいようにアレンジしていく必要があります。

ライフハッカー[日本版]に 「デヴィッド・アレン直伝、GTDのためのタスク仕分けリスト」ではさらに細分化されたリストが掲載されています。

  • 必要ないし、やりたくない=「ごみ箱」
  • その意義をもう少し考えるべき=「保留」
  • もう少し情報が必要=「参照」
  • これを使う=「ツール」
  • 見てみたい=「デコレーション」
  • もう少し進めば、選択肢のひとつになるかも=「次のアクション用リマインダー」
  • 短期的な成果を振り返るべき=「プロジェクトリスト」(週次レビュー要)
  • プロジェクトをやる上で必要なもの=「サポートアイテム」
  • 将来、やってみたいかも=「いつか/たぶん」
  • ある前提条件をクリアしたら、やってみたいかも=「予定」(レビュー日を事前に定めておく)
  • より大きな成果を出したい=「ビジョン・目標」(より長い期間をおいて成果をレビュー)
  • 自分が気になることで、ほかの人がやること=「待機」(最低でも週次でレビュー)
  • 繰り返しの作業のとき考えるべきこと=「要チェック」

基本のリストにないものがいくつか加えられています。

リストの要素を抽出する

では、これらのリスト近い要素を持ったものごとにまとめ直してみます。

不必要

「ごみ箱」

必要ないものを入れておく所。「絶対的なゴミ箱」と「もしかしたらゴミ箱」の二つの種類に分けることもできるかもしれません。

醗酵

「保留」
「参照」
「次のアクション用リマインダー」
「いつか/たぶん」
「予定」(レビュー日を事前に定めておく)

そのままでは使えない、直ぐに行動を移せないのがこのグループ。備忘録的意味合いもありますが、次の次のステップを覚えておくためのもの。

レビュー(状況確認)

「プロジェクトリスト」
「ビジョン・目標」
「待機」

週次レビューや月次レビューの際に参照し、状況を確認するためのリスト。地図と現在地点のようなもの。

参考情報

「サポートアイテム」
「要チェック」
「ツール」
「デコレーション」

行動する際に見返す情報や、単に見返すためのリスト。

リスト・レビュー

GTDにおけるリストは、上の四つの属性に分類できると思います。

・不必要
・醗酵
・状況確認
・参考情報

リストの名前や中身はその人それぞれで使いやすいものを構築していけばよいと思います。ゴミ箱を複数作ったり、参考情報の分類を細かくしていったりと、アレンジはさまざまあるでしょう。ただ、そのリストをどのように使うのか、どんな目的があってそのリストを作っているのかを明確にしておく必要はあります。

そうした上で、随時のレビュー時に、このリストは必要なのか、新しいリストは必要ではないか、リストの形式は変えられないか、というリストのレビューを行い、GTDの「最適化」を行うことが継続してGTDを行っていくためには必要なのではないかと思います。

関連エントリー:
整理の整理 〜システム・レビューの必要性〜(シゴタノ!)

参考文献:

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