「タスク」の研究

ヘクトタスクシート

シゴタノ!の「今週のまとめ/愛用ツールが壊れたり不具合で使えなくなったりした時は…」という記事を読んでいて、ちょっと思い出したので書いておきます。

1994年(大学3年)の秋に手に入れてしばらく愛用していた「マンダラート手帳」。3×3の9マスに言葉を埋めていくという独特のスタイルに魅了されていました。でも、複数のシートにまたがって発想を広げていくうえで、どうしても紙の制約を受けてしまいます。
(中略)
中央にプロジェクト名を書き込み、その周囲にタスクを書き込んでいきます。最大8つしか書けないのですが、逆にその制約が心地よく、そして意味があると感じています。8つ以上のタスクが出てくるということはプロジェクトのくくりが大きすぎるということですから、自然とプロジェクトを手頃なサイズに分割するようになります。

こういう仕組みって実は私もやっています。一週間のタスクを俯瞰しながら、タスク同士の関連性をみれて、あとで追加可能で、全体のボリュームが「見える」ツールがどうしても欲しかったので、ちょいと自作しました。自作といってもまったくのゼロベースではなく、「はちのすノート」が発想の元ネタです。
このへんからダウンロードできると思います。

ヘクトタスクシート

実際はというと、こんな感じ。

ヘクトタスクシート
ヘクトタスクシート

それぞれのタスクの塊の中心に「プロジェクト名」的なものを入れて、あとはその周りにタスクを書き込んでいく。で、同じプロジェクトのタスクマスの枠線を同じ色で囲んでおく。でもって、タスクを終えたらそのマスを塗りつぶすというわけです。

タスク攻略中
タスク攻略中

最初にイメージしたのはシミュレーションゲーム。だからヘクトのマスになっています。タスクの消化を「ゲームの攻略」のように捉えられたら面白いかな、という考えです。

ちなみに、このシートは週次レビューの際に書いておき、朝にチェックし実行すべきタスクを確認、そして夜には消化したタスクを消していくという手順で使う事になります。ちなみに、「色分け」ができるのもポイントで、自分の好みでやりたいタスクは青系、自分のやる気にかかわらずやらなければいけないタスクは赤系で囲んでおくとよいかもしれません。

メンタルモデル

先ほども書きましたが、なぜこのシートを作ったのかという点を確認しておきます。

・今週すべきことを俯瞰したい
・今週すべきことのボリューム(量)を確認したい
・タスクを自分の管理下に置いている感覚が欲しい
・全体の中で、いまどの程度タスクを消化できているかを把握したい
・プロジェクトごとのタスクを見たい
・プロジェクトへのタスクの追加を簡単にやりたい
・ちょっとしたゲーム感覚があったらいいな

こういった「欲求」を実現したのがこのヘクトタスクシートです。別に細かい時間見積もりがあるわけではありませんが、心理的下支えになる部分はあります。

逆に言えば、この心理的欲求を満たしてくれるツールならば、別にこのヘクト型にはこだわりません。重要なのは「俯瞰」とか「把握」とかそういったキーワードです。デジタル時計とアナログ時計の差というテーマでよく語られていますが、デジタルの場合だとその時の「時刻」を知る事は便利ですが、その時間から一定後の時間のボリュームを感覚的に掴むのは難しいという面があります。

アナログ時計の針が15分を指していたら、60分の15が過ぎ去っていて、あと60分の45が残っているという事が感覚的に(計算しなくても)わかります。この「感覚的にわかる」というのが結構重要なんじゃないかな、という気がしています。もちろん普通のアナログ時計の場合、一日の残り時間が何時間なのかは感覚的にはわかりません。しかし、巨大な円盤で0時から23時まで表示がある時計ならば、話は別です。結局何が違うかというと「俯瞰」できているかどうか、ということです。「一枚」に表示できているかどうか。そこがポイントではないかな、という気がします。

紙orデジタル?

紙ベースでやることのメリットは「数に限りがあること」です。この辺はyPadの時にも書きました。実際「やるべきこと」はほぼ無限に存在しますが、それを時間単位で区切ると「できること」は有限です。自分がどれほどやりたいと思っていても、物理的・現実的にできるタスクの数は限られているのです。だから「やるべきこと」を中心にタスク管理しようと思うと、時間的破綻をきたしてしまうわけです。

逆に言えば、リミットさえ設定できるならばこのシステムはデジタルベースでもできると思います。はじめはコード書いてウェブベースで実現しようかなとも考えましたが、通るハードルと今自分がやらなければいけない事を天秤に乗せてとりあえず「保留」ということにしました。

さいごに

なんというか、全体的に「追われている感じ」があまり好きではありません。もしかしたらそういうのが好きな方もおられるかもしれませんが、私の場合、それが虚構であったとしても自分がコントロールしている感覚が欲しいわけです。そういう感覚さえあれば、比較的落ち着いて、集中力を持って、やる気を持って、タスクに望むことができます。

似たような感覚をお持ちの方がおられるならば、似たような仕組みを作ってみても面白いかもしれません。ちなみに必要なマスの数などは個人差があると思いますので、私が使っている物をアップすることはしませんのであしからず。

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2件のコメント

  1. 面白いシートですね!ぐっとそそられます。
    そして「はちのすノート」へのコメントもありがとうございます。
    ゲームのような、楽しいマネージメントツール、というのは
    今後ますます展開する余地がありそうだなぁと、
    記事を拝見して思いました。
    ヘクトタスクシートは特に、仕事の達成感が面積として目で見えるのは、
    とても満足感があっていいですね。

  2. >石井力重さん
    コメントありがとうございます。

    たぶん今後はいかに仕事を楽しむかという事にフォーカスが当たってくるような気がしています。
    何にせよ、「自分の達成感」をいかに確保するのかというのは重要ですね、やっぱり。

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