物書き生活と道具箱

「ワンランクアップの手帳術2011年」を見たよ

先日の土曜日「めざせ!会社の星」という番組を見ました。「ワンランクアップの手帳術2011年」企画はチェックせずにはいられません。

スマートフォンが定番になりつつある中での、「紙の手帳」。なかなか良い企画ですね。ちなみに、ゲスト・コメンテイター(でいいのかな?)は館神龍彦さん。手帳オフでの「手帳音頭」もちらっと紹介されていました。「手帳音頭」は画面でみると正直やや「異様な」雰囲気でしたが、まあ、あの中に参加していると違った感想を覚えるのでしょう。

番組の主な内容としては

  • 手帳を使っての業務改善
  • 手帳&デジタル二刀流
  • ビギナー向け便利技
  • 社員手帳

の4つ。本記事では、その中からいくつか気になった点をチェック。

手帳を使っての業務改善

登場していたのは、市原玲菜さん。マンスリーで大まかな予定を確認。日常的に使うのは見開きのウィークリーページ。業務の効率化として「作業時間の記録」を手帳を使って行われている、との事でした。正直この部分は別にデジタルでもアナログでも関係ないと思います。ただ、業務改善に役立つ事は間違いありません。

実際の業務改善の部分よりも、

「一緒にいて楽しい人のような感じでかわいくする」

という部分の方がポイントかな、と思います。

手帳に限らずこういうツールは、「参照してなんぼ」「見返してなんぼ」の世界です。館神ワンポイントアドバイスも「一日の終わりに見直す」でした。見返して気づきを1行でも書いていく。それが蓄積していったときの効果は絶大です。これは作業記録でもライフログでも記録を蓄積していくものにはトータルに言えることです。

で、あれは後は「どうすれば見返せるようになるのか」という所。気に入った(使いやすい)ツールを使う、日常的に使っているものを使う、自分好みにカスタマイズする、強制的に見ざる得ないものを使う、・・・手帳術・手帳ハックにはさまざまなアプローチがありますが、こういったテクニックの裏側にあるのは「見返す」を補助・加速していく、という心理です。

見返せるならば、どんなテクニックもありですし、逆に見返せなければどれほど高価なツールを使っても意味はありません。

手帳を使い始める前に、一般的に意識されることは、

「情報を書き込む事」

でしょうが、それ以外にも「見返す事」も意識しておく事は重要です。さらに「習慣化するまでは、仕組みがなければたいていは見返さなくなる」という事も知っておいた方が良いと思います。こういう認識に立てば、後はツールやテクニックの選択に以降できます。

手帳&デジタル二刀流

登場したのは小柴信太郎さん。企画の中では、一番ハックらしいハックでした。簡単に言うと「3桁の通し番号で手帳とデジタル情報をリンク」。

プロジェクト一つ一つに3桁の通し番号を付ける。手帳にそのプロジェクトの情報を書き込む際は、その番号も一緒に記入。そしてPC上のカレンダー(Googleカレンダーだと思われる)に予定を転記。この際頭に通し番号も付けておく。

こうしておくと、デジタルツールからそのプロジェクトに関する行動の詳細がログとして保存され、検索可能になります。これが業務改善のためのデータとして使えるのは言うまでもないでしょう。詳細な情報が必要な時は日付と通し番号を手がかりに、手帳で参照できます。

これを広げてGmailのラベルにも使う事もできるでしょう。ようするに複数のツールを併用する場合は、何かしらキーとなる共通因子をペタっと貼り付けておくのがよい、という事です。このキーの存在がパイプラインとなって、擬似的な一元管理を実現できます。この考え方は重要ですね。

ビギナー向け便利技

まさしくビギナー向けの技です。

  •  手帳のルールを忘れる→ルールを”明文化”せよ:ルールを付箋に書いて貼っておく。
  •  手帳が真っ白のまま→ワクワク感をつくれ:カスタマイズで楽しむ。

非常にわかりやすいですね。私なんかは手帳は好きなように使う、がルールなので「手帳のルールを忘れる」という概念自体が存在しないので、ちょっと新鮮な感じがしました。あと、手帳が真っ白のまま、というのは要するに手帳が自分の「道具」になっていない、という事ですね。ツールとして所有していても、自分の「道具」になっていないものにありがちな道行きです。

この辺はメンタルモデルなんかも絡んできますので、以下の本なども参考に。

仕事をためこまない人になる5つの習慣
仕事をためこまない人になる5つの習慣 佐々木 正悟

青春出版社 2010-12-21
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社員手帳

いくつかの企業の社員手帳の紹介。例えば次のようなもの。

  •  三菱商事:ワインの豆知識や日本酒の品名
  •  吉本興業:なんでやねんを16カ国語で

特集されていたのは「ふたば企画」の社員手帳。特徴的だったのが、社員全員の誕生日が記載されている所。こういうのはなかなか面白いですね。これちょっと最近私が考えている事と近いです。まあFBがあればいいかな、という気がしないでもないですが。

あと、手帳の内容については社員全員で決めるという試みも面白いですね。社員手帳の「手帳会議」に参加するというのは、いかにも会社の一員として働いているんだ、という実感が湧きそうです。

おわりに

とくにまとめみたいなものも無いのですが、手帳をよく使われている方がおっしゃる「手帳はもう一人の自分」という言葉。この言葉はなかなか意味深い響きがあります。

おそらくEvernoteが第二脳とか補助脳とか言われているのと同じ文脈で、手帳はもう一人の自分と言えるのでしょう。このあたりについては、またおいおい書いてみたいと思います。

2件のコメント

  1. ・それ以外にも「見返す事」も意識しておく事は重要です・・。手帳で発信される方へ。整然手帳amazon販売は、1予定に見開き2ページの全1行を占有させます。しっかり書ける予定内容。同じ行にアポイント(時刻場所)を記入した1行内の広いスペースにメモを書きます。関連性を保ち整理性整然性が生じます。 お知らせ。手帳術の方へ。 今ある手帳の記入方式と週間予定表が99%違う整然手帳が登場しています。類似品は無い。手帳のあり方が大変化。時間目盛りが無い。予定内容はいっぱい書けるからラベルは減る。全1行が1予定の占有スペース。細かく書いた予定は縦一列に整列します。過去週の全予定はすぐ一覧できます。年に毎週毎週記入した1000以上の予定が逐次参照可能です・・。 予定管理には予定自体を詳しく記入できそれから発生する次の予定、作業、メモも同じ予定行内に書けます。 だから関連性を失わない。整理性が明確です・・。 公私の予定も区分欄で分け 同じに管理できます。 週末には、予定の進捗チェックも可能です 。   「整然手帳」はamazon取扱い。一度ご覧ください。 By 整然手帳の shonantecho.com

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