物書き生活と道具箱

クリアフォルダの活用のコツ

今回は、クリアフォルダの使い方について。

おそらくアナログノートの次ぐらいに工夫する余地があるツールがこの「クリアフォルダ」です。紙の書類を散らばらないように「簡単に」まとめられるのがポイントで、ビジネスパーソンはよくお世話になっているでしょう。

クリアフォルダの可能性

基本的によく使われるのはA4サイズでしょうか。大さっぱに分類すると、単式(普通のクリアフォルダ)と複式(中に仕切りがあるもの)という帳簿のような分け方ができます。

このクリアフォルダは、価格も安く、入手も簡単なので「改造」して使うには最適なツールです。失敗しても大して痛手にはなりません。私も切ったり、はったり、くっつけたり、していろいろな使い方を模索してきました。

もしかしたら、「えっ、たかがクリアフォルダだろ!?」と思われるかもしれません。しかしながら、こいつが結構奥深いのです。

例えば、書類を挟む以外にも次のような使い方ができます。

下の例だとA3のクリアフォルダを使っていますが、例えばA4サイズのクリアフォルダの横(立てたときに下に来る部分)をとじてある部分をカッターで切れば、開いてA3サイズ的につかるようになります。逆に縦の部分を切れば細長の長方形としても使えます。
※間の部分があるので、A3まったく同じサイズというわけにはいきませんが。

こんな感じでちょっと見方を変えたり、手を加えたりするだけで使い方の「可能性」がぐぐっんと拡がってくるのです。これはシンプルなツールに共通する特徴でもあります。今回はこういった特殊用途ではなく、「紙をまとめておく」ツールとしてのクリアフォルダの使い方を紹介します。

書類を置いておく場合の基本

クリアフォルダに書類などを挟んで管理する場合の、基本中の基本はなんでしょうか。

それは「決して、寝かせて置かないないこと」です。中にどんな書類を入れるのかは、もちろん自由ですが、そのクリアフォルダ自身を寝かせて、積み重ねていく管理はタブーです。このあたりは『「超」整理術』を引き合いに出すまでもないでしょう。

上に積めば積むほど、下にある書類へのアクセシビリティは落ち込んでいきます。もちろん、上から順番に探していけばいつかはたどり着くわけですが、それには時間がかかります。すると、

「この書類群は、あのプロジェクトのやつだからあのクリアフォルダに入れておかないと。えっっと、どこだっけ・・・、まあ新しいやつに入れておこうか。プロジェクトのセカンドファイルってことで」

こうして、情報管理が徐々に破綻していきます。ある程度の数をまとめて運用する場合は、必ず「立てて」置き、必要な時に素早くそのクリアフォルダにアクセスできる環境を作っておくのがポイントです。

この際、ネームシールや付箋などを使って、立ててある状態からでも何が入っているのかを確認できるようにしたり、進行中のプロジェクトは赤色を使う、といったルールで視覚的に確認できるようにしておく、という工夫もあります。

もちろん、「押し出しファイリング」はクリアフォルダでもきっちり運用できます。

3色のクリアフォルダ 〜クリアフォルダ運用の歩み1〜

今のところ、運用はしていませんが、以前使っていたやり方を紹介しておきます。

GTDを学び始めたときに、

アイデアを書き留めるツールを持とう(Biz.誠 ID)

という記事を読んで、「よし!、3色のクリアフォルダを持ち歩こう」と意気揚々と文具店に足を運んで買いそろえました。ちなみにこの記事では3色の使い分けは、

  • 赤:GTDのインボックス(アイデアのメモ帳)
  • 黄:白紙用紙入れ
  • 青:その時関わっているプロジェクトについての資料

になっています。しかし、実践してみると、私は日常的にインボックスになるメモ帳を持ち歩いているので、赤と黄色のフォルダはあまり使わない事が分かりました(使う前から分かりそうなもんですが)。結局青色のファイルを持ち歩くというのがメインの運用になり、そこにはレバレッジ・メモを入れてよく見返していました。

が、EvernoteとiPhoneの登場で徐々に役割を失い、この三色のクリアフォルダ方式は終了しました。

GTDとクリアフォルダ 〜クリアフォルダ運用の歩み2〜

もう一つ、クリアフォルダの使い方として「リスト管理」がありました。複式になっているクリアフォルダを使い、「今週中にやること」「今月中にやること」「それ以降」といった感じでタスクを記入した紙を分けて管理する、という方法。GTD的な発想ですね。

さらに、備忘録ファイルとして、19のクリアフォルダを運用していたこともあります。月曜日から日曜日までの7日に対応する7つのフォルダと、1月から12月までに対応するフォルダ。合計19個のフォルダを使って、43Folders的な運用をするというやり方をしていました。前職はかなり厳密に「一週間」というサイクルで仕事が回っていたのでこのやり方は結構うまくいってました。
※備忘録ファイルについては「Getting Things Done (a.k.a. GTD) part (3)」(Lifehacking.jp)

例えば、土曜日に週次レビューをするのであれば、そのチェックリストを印刷して土曜日用のフォルダに入れておく。土曜日が来たら、そのフォルダを取り出し、入れておいたリストを使いながら週次レビューを進める。レビューの最後に「チェックリストの印刷」があるので、リストを印刷し、空っぽにした土曜日のフォルダに入れておく。

あるいは、今が1月で、3月にやるべきイベントの資料があれば、3月のフォルダに入れておく。3月1日になったら、そのフォルダを取り出し、「今するべき事はなにか?」を問う。具体的なアクションが出てきたら、プロジェクトに移行し、今することが無いのならば、一週間後のフォルダに「先送り」して、再び検討する機会を待つ。

こういった運用法です。

これも、クラウドツールが出てきたことで(あるいは仕事を変えたことで)、運用は終了しました。

Evernote+3つのクリアフォルダ運用法

現状、私のデスクにあるクリアフォルダの数は3つです。全て透明で単式のごくシンプルなもの。

これは以前に比べると「激減」です。上に紹介した方法以外にも、企画・テーマごとに、アイデアの元ネタや関連する雑誌の切り抜きページを保管しておくクリアフォルダを作っており、数自体は相当あったのですが、それらも全てEvernoteに移行しました。

基本的にフリーランスで、自宅やらカフェやらで作業をしているので、紙の書類が誰かから回ってきたり、誰かに提出したりといった事がほとんど無いのです。仕事以外での役所関係の書類はクリアファイルにまとめてありますが、それは運用というよりは単なる保管です。

実際の3つのクリアフォルダの使い分けですが、

  • フォルダA:アクティブ用
  • フォルダB:ストック用
  • フォルダC:インボックス用

この3つです。

3つのクリアフォルダ
3つのクリアフォルダ

アクティブ用フォルダ

アイデア出しをしたり、タスクの書き出しをする際には紙を積極的に使っています。レポート用紙や、リーガルパッドなどが好みのツールです。アクティブ用のフォルダはこういった書き出しを「一時保存」しておくためのフォルダになります。

例えば、「アイデア出し」は文章を書く前に行うもので、しかも直近に文書を書くことがほとんどです。であれば、いちいち書いたものをスキャンしてEvernoteに取り込んでから確認するよりもその紙を見た方が、はるかに手軽で早いです。

こういう直近で使うものを入れておくのが「アクティブ用フォルダ」の役割です。もちろん参照し終わった紙は、スキャンしてEvernoteへのおきまりコースです。

ストック用

たまに真っ白い紙ではなくて、フレームが欲しいときもあります。例えばコーネル式とか4コマとか。こういうものを印刷して保管してあるのがストック用フォルダ。ある程度の数を入れておき、ある程度使ったら補充という運用法です。
※コーネル式については「講義ノートの取り方と復習のコツ」(Biz.誠 ID)

インボックス用

これは基本的に空っぽなフォルダ。リアル打ち合わせなどで頂いた書類を入れておくもの。基本的に空っぽであることが宿命づけられているので、ここに何か入っているときは「処理が終わっていませんよ」というサイン。スキャンするなり、タスクを起こすなりの行動をして、中の紙は処理します。

さいごに

今回は、クリアフォルダの運用法に重点をおき、その使い方について書いてみました。

クリアフォルダについては、

  • 「どんなクリアフォルダを使うのか」
  • 「クリアフォルダを何に使うのか(特殊用途)」
  • 「クリアフォルダを使ってどんな書類の運用法をするのか」

というのが、工夫の余地だと思います。何か面白い工夫をお持ちであれば、ぜひシェアしてみてください。

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