「タスク」の研究

ポモドーロテクニックについて2

ポモドーロテクニックについて1」の続き。

参考文献は引き続き、以下の一冊。

アジャイルな時間管理術 ポモドーロテクニック入門
アジャイルな時間管理術 ポモドーロテクニック入門 Staffan Noeteberg 渋川よしき; 渋川あき

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ポモドーロテクニック(以下ポモテク)の3つの要素は、

・計画
・実行&計測
・振り返り

から成り立っていて、「計画」については、前回のエントリーでだいたい書きました。今回は実行以下です。

25分間の閉じられた実行時間

一日の計画を終えたら、早速実行になります。

一番印象的な「25分間タイマー」の出番です。今日のToDoリストから実行するアクティビティを選択肢、タイマースタート。25分間作業を進めていき、タイマーが鳴れば5分休憩。もし25分で終わらなければ、休憩後にさらに25分。で休憩。

この25分の作業と5分の休憩が一つのセットになっています。後は、これを続けていくだけです。何回かこのセットを繰り返したらもう少し長めの休憩も取ります。

この一連の流れが基本です。この部分は非常にシンプルです。

人は「制限時間」があると、作業に集中しやすいことは体感としても理解できます。このあたりの解説はテキストに上げた本を参照してください。

定量的な単位

ちなみにこの「25分の作業時間」や「5分の休憩時間」は必ずしもこの時間量でないといけない、というわけではありません。30分や45分でもOKです。

ただし、一度設定したらそれの時間量を使い続ける必要があります。プログラミングで言うと定数のような存在です。もちろん、これには理由がありますし、またこれがポモテクの特徴でもあります。

一回の作業時間を25分と定めたのならば、1ポモドーロ(という単位)は常に25分になります。ある作業には25分割り当てて、ある作業には30分割り当てて、という使い方はできません。

見積もり

実際に今日のToDoシートを書く場合は、このポモドーロという単位を使って「見積もり」を行う事になります。
※アクティビティ在庫シート上でも良い。

例えば、「この作業は1ポモでできるな」とか「この作業は4ポモぐらい必要だな」とか、そんな感じですね。

ちなみに、5分でできるような小さい作業の場合は、それらを複数個まとめて、ToDoシートに一行で書き込みます。5分で出来る作業を4つ集めて、それを「一つのToDo」と見なすわけです。

見積もったポモドーロ数は、リストの横にチェックボックスの個数として表現します。実行の段階で1ポモ消化する度に、このチェックボックスに一つずつチェックを入れていきます。アクティビティが消化できれば、ToDoシートのアクティビティ名に取り消し線を入れればそれで「完了」のマークです。

また、最初に3ポモドーロを設定したのに、それでアクティビティを完了できないことも考えられます。そういう時はチェックボックスの追加です。

改めてそのタイミングからあと何ポモドーロ必要なのかを考えてチェックボックスを新しく横に追加していきます。この際最初四角マークを使ったならば、次は丸などを使って最初のボックスとは見分けが付くようにします。追加したボックスで足りなければ、さらに見積もりを立てて追記。三角マークなどを使えばよいでしょう。

これとは逆に、チェックボックスがあまる場合も考えられます。その時は彼女に振られた親友のようにそっとして置いてあげましょう。

測定・数値化

上のような作業は、タスクを消化しつつ、ある種のデータを残す事になります。例えば、以下のようなデータです。

  • その日に消化したアクティビティ(取り消し線付き)
  • その日に消化できなかったアクティビティ(取り消し線無し)
  • その日の見積もりの誤差(上記二つの差)
  • 一つのアクティビティにかかったポモドーロ数(終了までかかったポモ数)
  • アクティビティに対する見積もりの誤差(チェックボックスの追記・未使用)
  • 一日あたりのポモドーロ数

ポモテクでは一日の終わりに、これらをチェックして数値化していきます。

実際目をこらしてみれば、これ以外のデータを読み取ることもできます。また意識的に書き加えることでさらにデータを残すことも可能です。このあたりの詳しい話は参考文献を参照してください。

これらのデータ群の役割は、自分の「仕事の進め方」に対する強力なフィードバックを与えてくれることです。

上のデータでいえば、「自分の見積もり力」と「実行可能な作業時間」の二つの情報が読み取れます。もちろん、これらのデータは「一日分」だけでは特に意味を成しません。一週間、一ヶ月と採取していくことで、「平均的」な数字が出てきます。
※これは、逆から考えると一日ごとに仕事の進め方が大きくばらつく場合には意味を成さないことになる。

とりあえずは、これらのデータを使って、「仕事の進め方」を改善していくわけです。

さいごに

二回目で終わるつもりでしたが、もう少し長くなるので、さらに続きます。

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