タスクマインドマップ試行錯誤(1)

最近、注力していることが3つほどあります。

  • タスクマインドマップ
  • Evernoteの入力環境整備
  • iPadいじり

まったく新しいことをやっているというよりも、既存のものの置き換え、あるいはバージョンアップといった感じです。どれもこれも「快適な作業環境」を作り出すための試行錯誤になっています。

未だ完成形は見えていませんし、途中で止める確率もありますが、一応そういう経過も書き残しておきたいと思います。

というわけで、今回はタスクマインドマップについて。

発端

マインドマップにタスクを並べてみよう、と思いついたのは「デイリーマインドマップ」を描いていたのがきっかけです。
※「デイリーマインドマップを始めてみた

一日の終わりにその日を振り返りながらマインドマップを描くというのがデイリーマインドマップ。その日のレビュー的な意味合いがあります。おそらくは想起によって体験を強める効果があるのだと思いますが、まあその辺はよいでしょう。

毎日5分程度、ざっくばらんにその日を思い出しながら書き出しています。最初はその日の「行動記録」的なものばかりでしたが、よくよく考えてみるとそれは「ほぼ日手帳」に記入するので、記録がかぶることになります。別段記録がかぶっても問題はないのですが、「なんかちょっと違うな」とは感じていました。

最近では、「作業」とか「タスク」に関しての想起をメインに書いています。うまくできたこと、できなかったこと、気になること、やってみたいこと、を思い出しながら描き出します。そうすると、その日こなしたタスクを見ながら描きたいなと思い始めます。ありがちな心理であり、「カイゼン」の一歩目でもあります。

タスクとレビューをマインドマップ上で管理できれば、システム的には一つのツールで完結できます。

俯瞰したい+レビューする

私が短期レベルでのタスクマネジメントに求めているものは、

  • 一週間の俯瞰
  • 一日の俯瞰

という、二つの俯瞰です。それに「一日のレビュー」という作業が加わります。

週に一度、「一週間単位のプランニング」を行い、それを基にして毎朝「一日単位のプランニング」を行う。日中は一日単位のプランニングを参照しながら、タスクを実行していき、その日の終わりに、それをレビューする。これが私の「システム」で、使うツールは今にいたるまでかなり変化しています。

一週間の俯瞰については、「一週間プランニングシート」をExcelで自作したり、「ほぼ日手帳カズン」の週間ダイアリーを使ったり、あるいは「ヘクトタスクシート」を使ったりとさまざまです。
※「ヘクトタスクシート

一日の俯瞰においても、「リーガルパッド」「A5リングノート」「GoogleTask」「TaskPaper」などなどアナログ・デジタルを問わずにツールを変転しています。
※こういうのを「デイリータスクリスト」と呼んでいます。

そういう試行錯誤の中で、今やっているのが「マインドマップ」によるタスクの俯瞰ということになります。これもあくまで「実験」の一つです。ただし軸となる「一週間の俯瞰」「一日の俯瞰」「一日のレビュー」という三要素だけは固定的な条件です。

一週間+一日

以前「スライド手帳」というのを紹介しました。そこから触発された「A5リングノートの使い方」も紹介しました。これも「一週間+一日」のビューを常に維持するためのシステムです。

これをマインドマップアレンジすると、どうなるでしょうか。

タスクマインドマップ
ごくごく普通の方眼レポート用紙に、簡易的なマインドマップ。よく見ると、真ん中にラインが入っています。これは上の紙を半分に折り曲げている状態です。

つまり、左部分が上の紙で右の部分が下の紙ということになります。

一週間に一度、紙の左半分を使いその週の戦略を立てます。で紙を折り込む。そして朝、紙の右側の部分を使い、一日の戦略を立てる。その日が終わりに、下の紙を切り離せば「明日の分」の空白が出てきます。これで常に「一週間+一日」のビューが確保できるというわけです。

予定+レビュー

この方法の特徴は、常に半分の空白部分が残るということです。

例えば、一日ページであれば、朝一に書いた「計画」は左部分だけで、右は残ります。
説明!
で、一日の終わりにこの残り右半分を使って「デイリーマインドマップ」を描くわけです。

つまり、日中は左部分が「週間」、右部分が「一日」ビューだったのが、その日の終わりには左が「レビュー」、右が「計画」ビューに切り替わるという感覚です。

週間ページは左右が逆転しますが、基本的には同じ運用です。

これらは描き終えたら、そのままスキャンしてEvernoteの「業務日誌」ノートブックに放り込みます。週次レビューの際は一日ページ、月次レビューの場合は週間ページを見返すとGoodです。

さいごに

この方法で、「一週間の俯瞰」「一日の俯瞰」「一日のレビュー」が一つのツールの中に収められます。ただし難点は、それぞれを描くスペースが半分になってしまうところ。A4サイズ以上でないと運用は厳しいでしょう。

現状は、これとはまた違った方法でマインドマップによるタスクの俯瞰を実施していますが、そこに至るまでの変化の道もまたおいおい書いてみたいと思います。

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