Toodledo・TaskPort・Evernoteでタスクの流れを確立する

以前紹介したTaskportがクラウドタスク管理サービスの「Toodledo」に対応しました。

しばらく使ってみましたが、案外良い感じにタスクが流せます。

2月14日のTaskportのバージョンアップに伴って「Toodledo」のプロアカウントにも対応したようなので、今回は私なりのタスクの流し方を紹介しておきましょう。

3つのツールを使い、それぞれに役割を持たせてあります。

Toodledo

Toodledoの役割は「一週間分」のタスクを保存すること。いわゆるマスタータスクリストではありません。あくまで一週間分だけ。

ここに入ってくるのは

  • ルーチン
  • プロジェクト
  • シングル

に属するタスクです。

ルーチンは毎日やること(ブログ更新など)や、週に一回だけやること(週次レビューなど)が含まれています。

もう一つ含まれるのがプロジェクトです。期限があり、繰り返しがないもの。例えば書籍の執筆などがそれにあたります。一週間で第二章と第三章に手をつけようと計画していれば、そのタスクをToodledoに入力しておくわけです。この辺のタスクの粒度はわりと大雑把な感じに(いまのところ)なっています。

で、ルーチンでもプロジェクトでもないのがシングル。ようは単発のタスク。「牛乳買いに行く」とかそういうやつですね。2/25日に買いに行く、というのが決まっているのであればカレンダーに記入する方法でもOKですが、今週中に電撃文庫の新刊を買う、ぐらいのアバウトさならばシングルに扱いしておくこともできます。

この辺のタスクの分類について踏み込むとうっそうと茂る密林が待っていますので、今回は軽やかにスルーします。


タスク名を入力したらTaskPortとの連携のために、それぞれのタスクに対応するコンテキスト(Context)を割り振っておきます。
※以前の名残でコンテキストと同名のフォルダが存在していますが気になさらずに。


※コンテキストのリスト

また、見積もり時間__作業を終えるのに必要であろう時間__をLengthに入力しておきます。

これで下準備は完了。

Taskport

後は、一日の始めに「TaskPort」を立ち上げて、Toodledoから同期を選択します。

先ほど入力したタスク群がずらずらっと表示されるので、その日実行しようと思うタスクをタッチしていきます。これで一日分のタスクリストが完成です。

もし、朝一に入ってきたタスクがあれば、手動で入力しましょう。

この段階で、そのタスクリストが本当に「一日分」なのかが判明します。あと、予想通りに進めば何時ぐらいに終わるのかも表示されます。まあ、この辺はあくまで「目測」なので、それ通りに進むとは限りません。しかし、何一つ指針がないのと、簡単でも指針があるのとでは大違いです。

日中は、Taskportを参照しながら、タスクを処理していきます。

一日が終われば、タスクをEvernoteに送信です。結果一覧→送信を押せば設定したEvernoteのメールアドレスに一日分の記録が送信されます。

あとは、Toodledoの軽いメンテナンスも実施して一日終了です。
※プロジェクトのタスクの進捗を管理するとか。

Evernote

この流れを繰り返していくとEvernoteにタスクの履歴が蓄積されていきます。業務日誌みたいなものですね。


※こんな感じになる。

このノートを見ると、時間の目測と実際にかかった時間のズレがわかります。本当は表計算ソフトに突っ込んで平均取れるとよいのですが、まあ、その辺は今のところMy_タスク管理システム内には組み込まれていません。

一週間に一度これらの実績を見返して、誤差が大きいようなタスクに関しては、ToodledoのLenghtを修正します。これの繰り返しでバージョンアップさせていく、というイメージですね。

また、Evernoteには何か思いついたことをバンバン放り込むようにしています。ようはマスタータスクリストです。

これも、同じように一週間に一度チェックして、Toodledoに入れるべきことはないか、(あるいは抜くべきことはないか)を確認し、「一週間分」のタスクリストのメンテナンスを行います。

さいごに

非常にざっくりとした感じですが、大体こんな流れで、一週間→一日のタスクを管理することができます。

この連携は、個人的に「こうあって欲しい!」という形にはまだなっていません。部分部分では紙ツールの方が良いかな、と思う点もあります。

でも、理想的なタスク管理システム像がおぼろげながらにでもここから立ち上がってきそうな雰囲気はあります。

それぞれのツールについての込み入った話はまた別エントリーにて紹介することにしましょう。

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