「タスク」の研究

それはタスクですか?

今回はタスク管理についてのお話。

次の二つの写真をご覧ください。Macのtaskpaperというアプリの画面です。

○写真1

○写真2

ほとんど一緒のように見えますが、一番下の部分だけ多少違いがあります。

写真1では「販促の動きについて」とその子である「iPadの画面データをFacebbookページで展覧会」がタスクになっています。写真2ではそれがノートになっていますね。ノートはプロジェクトに関する情報といった意味合いです。
※Taskpaperはこのように「プロジェクト」「タスク」「ノート」の3種類の要素が管理できます。

「こんなのどっちだっていいじゃん」

とおっしゃるかたがいるならば、私は全力でそれに反対の声を上げます。この二つは明確に違うのです。

ノートの役割

写真1は、「販促の動きについて」私がすぐに実行できる状態を意味しています。時間があって、このリストを見たときに、その行動がとれる状態のことです。

写真2は違います。「販促の動きについて」私がすぐには実行できる状態ではありません。再校ゲラチェックを全て終えるか、あるいは何かしら別のアクションが完了するまで実際的な行動はとれない状況を意味しています。このノートに書かれているのは、後で必要になるから書き留めておこうという「プロジェクトの参考資料」のようなものです。現実的な行動の選択肢ではありません。

私たちがタスクリストをみるときは、タスクが目に入ればよいのであって、「将来タスクになるもの」は別に必要ありません。将来タスクになるものは、将来タスクにできるように保存しておけばよいだけです。

タスクへの変換

別の方向から考えてみましょう。

電話がかかってきて「帰りに牛乳買ってきて」と妻から言われたとします。「牛乳を買う」タスクが出来上がりました。

では、買い物の途中で、「そういえば、メルマガのプロフィールそろそろ新しい文章に差し替えないと」と思いついたとします。「メルマガプロフィールを変更する」。これをタスクとして設定してよいでしょうか。

少し冷静になってみます。

先ほど私が思いついたのは「メルマガのプロフィールそろそろ新しい文章に差し替えたい」という希望(あるいは欲求)でしかありません。それをそのままタスクに変換してもよいのでしょうか。他にすべきことは山のようにあるかもしれません。一ヶ月先に大きなイベントがあるので、それに合わせたタイミングで変更した方が二度手間を避けられるかもしれません。あるいは他の人に頼むことだって考えられるでしょう。

単に「〜〜したい」と思いついたことを、何の「検閲」もなくタスクに変換してしまうのは、少々危うい可能性があります。

必要なのは「メルマガのプロフィールそろそろ新しい文章に差し替えたい」と思ったことを、後の時点から振り返り、本当にすべきなのか、そうでないのか、他の手段はないのかどうか、などを踏まえた上で、「よし、やろう」と決意し、実際に行動する(あるいはその準備を整える)ことではないでしょうか。これがGTDが示す「これは何か?」という問いの意味です。

もちろん、妻からのお買い物指令は上記のような判断の余地はなく、自分が買って帰るしかありません。でも、自分が「〜〜したい」と考えたことはそうではありません。それをやらない選択肢はいつでもあなた自身の手にゆだねられています。それを放棄するのは大変もったいないことです。

さいごに

高度情報化社会において、私たちの身の回りには大量の広告が降り注いできます。そしてそれは物欲を激しく刺激します。あまり簡単にそれに身をゆだねていると__石油王でもない限りは__破綻が近づいてきます。

同じことが、「行動」に関しても言えるでしょう。あちらこちらで、「これをやりましょう」「これが便利」「こうしないと損です」といった役に立つ情報が流され、私たちの行動欲を刺激します。それに安易に身をゆだねるのは・・・。

さて、

「それって(あなたの)タスクですか?」

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